企業流動職工檔案管理問題與對策探討

郝栗

（吉林省大安市企業職工檔案室，吉林大安131300）

企業流動職工檔案管理問題與對策探討

郝栗

（吉林省大安市企業職工檔案室，吉林大安131300）

企業職工檔案主要是記錄職工的政治面貌、個人籍貫和工作經歷等資料，與職工的職稱評定、養老保險、失業保險以及工資和晉級等有關。通過介紹企業流動的職工檔案管理現狀，對企業流動的職工檔案提出管理對策。

流動職工；檔案管理；對策

1 企業流動職工的檔案管理現狀

近幾年，各級勞動部門和檔案管理部門都相應的制定了一些檔案管理規定，在不同程度上開展企業流動職工的檔案管理活動，不斷促進職工的合理流動。可是，在某些單位、某些部門仍不同程度地存在著與國家檔案管理政策不相符的問題。

1.1 檔案材料不齊全

主要表現在職工檔案里個別材料丟失，個別材料沒有入檔，特別是一些比較重要的材料，如學歷證、職稱證、工資和養老金的個人賬戶等多方面材料缺失，沒有將檔案憑證依據的作用發揮出來，不能客觀地反映出個人檔案信息的全貌。

1.2 檔案轉移交接混亂

有一些單位沒有將流動職工的檔案及時交給當地勞動就業管理機構，而是將檔案交給流動職工個人保管，有一些檔案在郵寄傳遞時出現丟失現象，有些檔案在交接時間上拖延，甚至有些職工到新企業工作之后仍沒有辦理檔案移交手續。

1.3 檔案管理不規范

檔案里的材料由個人自由存放，有一些企業職工被單位除名、辭退、解除勞動合同之后，該員工的檔案沒有遵從相關規定進行移交，仍由職工本人自己保管，出現檔案丟失、涂改和不及時續檔現象。

1.4 檔案的內容被人為泄露

檔案的內容被泄露主要是個別的勞動人事人員、檔案管理人員沒有按照工作紀律，對檔案里的內容隨便泄露和議論，給檔案管理工作帶來不良影響。

1.5 檔案管理制度不能適應市場經濟發展的要求

有些企業的職工檔案由許多部門一起管理，各個部門的職責會出現重疊管理現象。人事部門管理干部檔案，多數的企業會管理合同制的工人檔案。但是，下崗、失業和自謀職業以及破產的企業職工的檔案會交給勞動保障局進行代理管理。該種管理的方式，與當前實行全員勞動合同制度相悖，會給企業對職工的基礎管理帶來很多麻煩，不利于保障企業職工的個人利益，不能夠促進勞動力的合理流動，妨礙規范勞動力市場。一些國有企業進行制度改革之后，對于企業檔案的管理重視程度在減少，企業職工檔案無人管理，有時出現丟失現象，企業職工在進行工作調動時，找不到檔案或是將檔案長時間放在某一個人手里，有些企業負責人為了達到控制職工的目的，私自扣押員工檔案，等等。出現這樣的問題會給檔案管理工作的嚴肅性帶來很壞影響，并且會侵害企業職工的個人利益。

2 加強企業流動職工檔案管理的對策

2.1 創新管理方式

企業檔案管理制度要與企業經濟發展和新型的勞動力發展需要相適應，從多級分散管理轉變為集中統一管理，有條件的大中型企業需要由勞動保障部門進行指導，將檔案管理工作獨立分開，小型企業和個體、私營以及外資企業職工的檔案主要是由勞動保障部門勞動事務代理中心進行管理。運用計算機網絡技術，將個人檔案、失業和養老保險建立好，這樣，可以保障企業員工個人檔案的安全管理，同時，還能夠方便企業對職工的管理，杜絕企業檔案管理過程中的不良現象，并且還能將勞動保障部門的服務功能充分發揮出來，提高其辦事效率。

2.2 加大執法監督力度

要糾正和克服現在檔案管理工作的有章不循、管理制度無章可循的現象。相關的主管部門，尤其是勞動保障部門，一定要依照法律法規，加強監督和指導的力度，做到有法必究、堅持原則和令行禁止。例如，在進行檔案收集和鑒別的時候要注意內容的真實性，文字是不是清楚，檔案的材料是否完整和齊全。在進行檔案整理時禁止發生私自涂改檔案的行為，進行技術加工時要保持檔案的原貌，不能任意縮小和擴大范圍。保管檔案時，與檔案管理無關的人員不能進入檔案管理室，禁止任何人保存他人檔案。將檔案借出時要妥善保存，禁止涂抹、拆卸、折疊和批注檔案材料。傳遞檔案時要將檔案嚴密包裝，在檔案封口處蓋上密封印鑒和公章，嚴禁本人公開郵寄和攜帶。無論何人都不能借用和查看本人和家屬檔案。

2.3 強化組織領導

市場經濟并不是自由經濟。各級別領導要提高對企業職工檔案管理必要性和重要性的認知，要建立健全企業職工檔案的科學管理制度，維護企業職工的合法權益，減少勞資糾紛并且努力消除上訪的隱患，保證勞動力的合理流動，是建立和諧社會的需要。所以，相關的檔案主管部門要為上級分憂，同時為職工群眾服務，明確員工的責任和分工，提高職工檔案的管理水平。

3 結語

職工檔案的管理機構、用人單位和相關管理人員要提高職工檔案的管理意識，并且嚴格執行企業職工檔案相關的法律規定和業務標準，做好職工檔案的材料核查與甄別工作，保證企業職工檔案材料的完整、齊全、有序和真實，不斷加強與提高企業職工的檔案管理工作，維護企業與職工的合法權益，構建和諧的社會服務環境。

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1674-8646（2015）11-0142-02

2015-09-14

郝栗（1976-），女，吉林大安人，學士，副研究館員，從事檔案管理工作。