辦公自動化在文秘檔案工作中的應用

張虞

（黑龍江省科學院，哈爾濱150001）

辦公自動化在文秘檔案工作中的應用

張虞

（黑龍江省科學院，哈爾濱150001）

隨著辦公自動化的興起和不斷發(fā)展，辦公自動化的應用在文檔工作中占據(jù)著越來越重要的位置，它不僅提高了辦公效率和水平，而且在準確性、系統(tǒng)性、完整性方面滿足了文秘人員的需求，解決了社會變化帶來的各種辦公問題。

辦公自動化；文秘檔案工作；應用

辦公自動化的應用與文秘人員的工作日趨緊密結合，因此了解和把握辦公自動化應用的意義，熟練操作各類辦公自動化軟硬件，充實和加強對辦公自動化的學習，將會對崗位工作大有裨益。

1　辦公自動化的意義

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。在辦公中采用的計算機技術、信息技術、通信技術等手段，均可歸于辦公自動化的領域。在行政機關中，辦公自動化又稱為電子政務，企業(yè)一般稱為OA。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者辦公數(shù)字化，可以優(yōu)化現(xiàn)有的辦公組織結構，調(diào)整管理機制，解放人力，實現(xiàn)人與計算機的合作辦公模式，并增加協(xié)同辦公能力，最后實現(xiàn)提高決策效果和提高工作質(zhì)量的目的。

辦公自動化是一種綜合性、實用性的技術，它出現(xiàn)在20世紀70年代中期的發(fā)達國家。它主要以信息處理技術為主，利用計算機對辦公數(shù)據(jù)進行迅速的處理和儲存，再通過網(wǎng)絡或者通信技術實現(xiàn)各類辦公資料的傳輸和發(fā)布，以達到快速處理數(shù)據(jù)和共享辦公資料的目的。

2　秘書辦公自動化應用

秘書工作是對知識體系、信息體系要求較高的領域，傳統(tǒng)秘書工作正在融入新的時代發(fā)展變化中，向以計算機技術為核心的信息技術靠攏，向辦公自動化應用靠攏，對秘書人員知識結構、能力水平和工作模式上都提出了新的要求，如以信息處理、電子化辦公設備的使用為基礎的現(xiàn)代辦公自動化操作。

第一，對于秘書人員來說，需要不斷學習和培養(yǎng)自己對計算機的文字、圖片、郵件、視頻會議、投影設備、音視頻設備等基本計算機軟件和會議設備的熟練掌握和使用能力，工作中需要進行處理的數(shù)據(jù)種類繁多，傳統(tǒng)的處理方式費時費力，并且不能保證準確率，掌握和運用辦公自動化系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理和整理，不僅能夠保證所進行工作的高效，更能保證準確性，以適應工作崗位的需要。

第二，在信息時代甚至是工業(yè)4.0時代的背景下，還要對信息獲取、網(wǎng)絡媒體、網(wǎng)絡資源、時勢動態(tài)等方面要保持敏感性，辦公自動化不可避免地要接觸網(wǎng)絡，但在借助網(wǎng)絡和信息的同時，要認識到它的雙面性，提高警惕性，對所處理信息和數(shù)據(jù)要注意辨別和保護。

第三，在具備基本業(yè)務素質(zhì)的基礎上，要不斷加強自身的創(chuàng)造力。信息和知識的更新速度越來越快，各類電子產(chǎn)品、軟硬件的更新速度更是十分驚人，培養(yǎng)獲取新知識和新技術的能力和主動意識，不斷擴充信息資源和創(chuàng)新思維，才不會被時代和社會所淘汰。

3　文書檔案辦公自動化應用

隨著辦公自動化的不斷發(fā)展，辦公自動化的應用逐漸深入到文書檔案領域，并不斷方便和促進檔案工作的發(fā)展。對提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，滿足檔案工作的要求起到了巨大的推動作用。

第一，提高檔案管理安全性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在許多無法避免的缺陷，對存儲空間、存儲條件的要求較高，而且移動搬運、整理和查閱都會對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生傷害，有些甚至是無法彌補的。而辦公自動化則在檔案管理的安全性上提供了更為合理和可靠的保障，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)存儲，作為對紙質(zhì)檔案的補充，對存儲空間和存儲條件的要求不高，安全性反之提高。

第二，方便文書檔案管理。傳統(tǒng)檔案工作以紙質(zhì)檔案為主，因此在管理和使用中較為不便，一些年代久遠的檔案資料管理起來更為困難，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案借閱中，需要對目錄進行人工查找，時間和準確度都不能保證。辦公自動化能夠在文件印制過程中實現(xiàn)電子存儲，為之后的加工、整理、檢索、查閱、銷毀等系列程序提供了方便，極大方便了檔案管理。

第三，促進文書人員結構的變化。傳統(tǒng)檔案管理工作程序多，需要手工操作，對文書的要求高，而文書人員一般較少，因此工作較為繁重。實現(xiàn)檔案辦公自動化后，對人員數(shù)量要求相對降低，但對文書人員辦公自動化的學習和應用技能的要求在不斷提高，從手工操作到辦公自動化的操作，要求檔案管理人員由數(shù)量型向質(zhì)量型轉變。

第四，促進檔案管理水平的提升。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的廣泛應用減少了文書對紙質(zhì)檔案的依賴程度，在檔案的存儲、查找、調(diào)閱、資料交流、數(shù)據(jù)分析、責任劃分、科學研究等方面提供了更廣闊的可能。文書面對的不再是陳舊的紙質(zhì)載體，在擺脫復雜低效的同時，會不斷改進工作中遇到的問題，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，這將對檔案管理水平的提升起到巨大的推動作用。

總之，辦公自動化在文秘檔案工作中已經(jīng)成為不可或缺的工具和手段，并以自身的特點和優(yōu)勢為文秘檔案工作提供有效的輔助，提供便捷和高效。隨著發(fā)展，相信辦公自動化與文秘檔案工作的不斷融合將會促進二者的共同進步。

［1］鄭德慶.辦公自動化技術［M］.廣州：暨南大學出版社，2003．

［2］曾和.辦公自動化綜合應用［M］.北京：北京郵電大學出版社，2004．

［3］何青.秘書學理論實踐與方法［M］.北京：中國文史出版社，2004．

［4］張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用［J］.黑龍江檔案，2011，（01）：186.

Application of Office Automation in Secretarial Archives Work

ZHANG Yu
(Heilongjiang Academy of Sciences,Harbin 150001,China)

With the rise and development of office automation,the application of office automation in document work occupies a more and more important position.It not only improves the office efficiency and level,and in accuracy,system and ways to meet the demand for Secretarial Personnel,tosolve the social changes brought by various office problems.

Office automation;Secretarial archives work;Application

C931.46

B

1674-8646（2015）09-0078-02

2015-05-24