淺析基層計劃生育檔案現代化管理模式

付蕊

(中國人民解放軍91967 部隊 河北 邢臺 054102)

一、前言

近年來，由于社會的迅猛發展，使得基層計劃生育逐步采用現代化管理模式。但是，我國基層計劃生育檔案管理依舊落后。在龐大檔案數據面前，以往管理方式，計劃生育檔案管理專業人員短缺等相關問題對計劃生育檔案管理效率與質量產生直接性影響。基于社會、科技發展新形勢，現代化管理基層計劃生育檔案可謂勢在必行［1］。提升檔案管理認識，健全與完善檔案管理體制，強化建設專業性的計劃生育檔案管理隊伍，將專業化、現代化管理模式引進計劃生育檔案管理中，由此才能確保計劃生育檔案管理規范化與現代化得以實現，計劃生育檔案管理中所存在的問題才能得到有效、合理解決。

二、基層計劃生育檔案管理中的問題

(一)缺乏對計劃生育檔案管理工作的正確認識

一些基層工作者在具體工作中未意識到計劃生育檔案管理工作的重要性，主觀表示計劃生育檔案管理沒有實際價值，計劃生育工作和檔案管理沒有直接性練習，職工只需按照生育規劃生育就可以，不需要管理檔案。此外，加之基層計劃生育管理工作者松懈的管理理念，因此，檔案不能及時歸檔、資料收集不全等情況頗為常見。

(二)基層計劃生育檔案資料缺乏真實性

因為采取一票否決的計劃生育政策，使得計生檔案中，少數單位會隱瞞聘用臨時工情況，而且對于下崗人員節育與停薪留職等情況也缺乏有效管理，往往會存在報喜不報憂、漏檔漏管現象。還有些單位甚至會出現假證明、假資料以及假文件情況，對檔案資料真實性造成嚴重損壞。

(三)偏低的檔案管理人員綜合素質

很多單位都是由病、老或弱的女同志管理計劃生育檔案，文化素質比較低，缺乏檔案管理專業知識，具有較差的實際操作能力，具體工作中很少主動，多為被動，這就很難提升計劃生育檔案管理水平。

(四)不固定的計劃生育工作人員

很多計劃生育干部都屬于兼職，人員流動性比較大，人事調動頻繁，導致檔案清理不徹底，而且交接也缺乏完全性。導致計劃生育檔案資料存在嚴重散失情況，對檔案統一、完整性造成嚴重影響。

三、基層計劃生育檔案現代化管理措施

(一)不斷提升基層計劃生育檔案管理工作水平

首先，若想提升基層計劃生育檔案管理水平，就應該采用規范化、標準化管理程序，也就說，計生檔案整理、收集、著錄、鑒定以及保管等管理工作均要依照科學措施與統一程序進行。

其次，計劃生育檔案現代化管理模式予以全面掌握，提升檔案管理人員綜合素質。基層計劃生育檔案管理中，電子計算機技術的有效、合理運用，能夠幫助檔案管理工作系統性完成檔案修改、起草、登記、檢索、刪減、打印以及匯集統計等相關工作，有效銜接檔案管理和自動化辦公，該檔案管理技術與現代化科技手段，都必須由計劃生育檔案管理人員全面、合理掌握與正確運用。

再次，必須重組案卷，確保案卷實現管理規范化。微機處理檔案管理工作后，需要將根據"卷"歸檔，轉變成根據"件"歸檔。因為隨機管檔后，就能夠集中以往檔案，尤其就使立卷管理水平得到有效提升，以此實現計劃生育檔案及時歸檔的最終目的。

第四，應該統一分類號，確保檔案檢索查全率。符合人類族性檢索之需是計算機檢索一大優勢所在，為保證檔案檢索本身所具有的完整性，具體分類時，必須遵照《中國檔案分類法》集中分類，然后因時制宜將檔案管理具體細則制定出來［2］。

最后，規范檔案題名，提升檔案檢索查準率。計劃生育檔案分類號可以說是實現檢索查全率的重要保證，只有準確題名，才可以確保檔案查準率。然而，只是確保檔案查全率依舊遠遠不夠，還要不斷提升檔案查準率，所以，計劃生育著錄過程中，必須對題名予以統一規范。

(二)不斷強化現代化管理基層計劃生育檔案工作的進程

1.不斷提升檔案管理人員信息知識素養

所謂檔案管理人員信息知識，其實就是了解信息基本常識，全面掌握檔案工作信息員、檔案信息檢索方法以及檢索工具等。在管理人員信息素養中，信息知識是其關鍵組成環節，需要掌握的檔案管理信息知識主要有:①信息文化知識。也就是科學文化基本常識，能夠正確、全面理解與有效運用信息概念，了解信息技術變化與發展;②信息網絡與計算機技術常識。也就是計劃生育檔案管理工作者本身所具有的計算機知識，此為對檔案管理者的基本要求。

2.簡化檔案管理工作程序

檔案著錄時，可把案卷著錄為三大層次，也就是說:對具有較低查考價值或者反映問題較為單一的檔案實施案卷級著錄;對反映問題龐雜或者較為重要的文件實施文件級著錄;對一卷中的不同文件中包含內容相同的檔案實施文件組合級著錄。

3.對檔案原基礎予以充分利用

如果案卷目錄全引具備，且具有較好基礎，在具體著錄過程中，可在全引目錄中直接分類標引，但是對于形式較為特殊的檔案，像:案件、病歷檔案等，則應該通過計算機程序用案卷目錄對人名、時間及地址等實施直接錄入，再通過計算機將分類號統一標識出來［3］。

四、結語

根據基層計劃生育檔案管理中的問題，對具有現代化的計劃生育檔案管理對策進行分析與探討，對計生檔案管理工作極具重大價值，有利于計劃生育檔案管理工作準確性、完整性以及權威性的提升，同時也在很大程度上提升了計劃生育檔案的使用率，為快速、健康發展計生檔案管理工作奠定良好基礎。而且隨著不斷完善的人力資源與制度體系，檔案管理實踐經驗的不斷積累，我國計生檔案必將向現代化管理方向邁進。

［1］ 劉玉琦.基層計劃生育檔案現代化管理模式的探索［J］.中國計劃生育學雜志，2010(11):697 -698.

［2］ 張喆霖，張慧霞，張建華.堅持用科學發展觀指導檔案現代化管理工作［J］.經營管理者，2013(28):187 -188.

［3］ 張華.試論檔案現代化管理與計算機的應用［J］.東方企業文化，2011(24):164 -165.