新時期檔案的數字化管理探討

姜麗芬（鶴崗市住房保障局，黑龍江 鶴崗 154100）

新時期檔案的數字化管理探討

姜麗芬
（鶴崗市住房保障局，黑龍江 鶴崗 154100）

本文通過總結筆者多年工作經驗，對信息時代數字化檔案管理的發展現狀以及完善措施進行分析，希望對相關從業者有所幫助。

檔案管理；數字化管理；管理創新

21世紀是信息化時代，以信息技術、通信技術為支撐手段的管理工作面臨著新的發展挑戰和機遇。在注重效率與信息交流的信息產業時代，檔案管理也呈現出新的發展特質，如何做到規范、科學的檔案數字化管理對于任何組織或企業的發展都有著重要意義。

1　什么是檔案數字化管理

檔案是一個組織重要的信息資源，對于一個組織的發展有著重要的使用價值和紀念價值，因此實現這些資料的安全、長久保管是各種組織形式一直重視的。我們所說的數字化檔案管理主要指兩個方面，其一是檔案目錄的數字化，這主要是針對大型數據資料的數據庫建立，從而實現大規模數據的保管以及高效率的調用。其二是指檔案具體內容的數字化，即通過掃描的形式將檔案原文進行錄入、存儲。

2　進行檔案數字管理的優勢

檔案數字化管理模式是時代發展的產物，是順應時代發展需要的產物，它的優勢也正是時代發展特性所在。首先，數字化管理模式的管理效率高于傳統檔案管理模式。通過數字化管理模式，依靠掃描、圖形處理等方式可以更高效、準確地完成數據錄入工作。其次，數字化管理模式可以節省大量的物理空間。對于許多重要的文字資料，以往只能依靠紙質卷宗進行長年累月的保管和記錄，隨著時間增加，這些卷宗、檔案所占用的空間已經十分可觀，這與精簡辦公的要求不符，同時紙質檔案的保管難度隨著時間的增長也逐漸增大，也不利于高效率的調用資源，因此數字化管理成為解決這一矛盾的首選。最后，隨著現在交通發達程度的提高，通訊能力的提高，人與人之間的物理上的距離已經越來越弱化，這就需要大量資料的互通和共享，顯然紙質檔案很難做到這一點，且年代久遠的檔案由于自身的珍貴性和易破損性導致信息資源的利用率不高，而數字化管理模式正是現代通信技術和傳統檔案管理的結合產物。

3　新時期下檔案數字化建設存在的主要問題

3.1硬件設備落后

這是我國企事業單位檔案管理工作更新換代存在的普遍問題。在硬件設備上投資的不足不僅僅是由于態度不夠重視所決定的，還有著一定的歷史因素。我國在經濟高速發展的過程中，不可避免的存在發展不均衡的問題，無論是企事業單位從自身考慮還是國家從整體考慮，都會優先將資金用在見效快、回報高的方面，對于更傾向于服務的檔案管理工作只能盡力照應，與其說是不夠重視，不如說是我國特殊國情下的發展問題。長久以往的資金不足導致檔案管理部門在機房建設、網絡設備、安全設施上影響了檔案管理向數字化轉型的進度。

3.2軟件質量不一

相對于硬件來說，軟件恐怕是更難得到提高的。硬件不管怎么說都是看得見摸得著的固定資產投資，但軟件則往往成為管理層忽視的內容，由于軟件的不配套常常導致硬件得不到充分的利用。特別是貪圖低成本，常常導致軟件之間不兼容、數據類型不通用等諸多問題，大大降低了檔案的管理效率。

4　檔案管理數字化的發展措施

4.1建立標準化制度和完善使用規范

態度決定一切，要想切實實現工作質量的提高，首先要改變從業者的精神面貌，除了軟性的宣傳教育外，還要有硬性手段，這就是規范的規章制度和工作守則。一方面是為了規范從業者，另一方面是為了實現工作在更大范圍內的通用性，提高工作效率。規章制度要盡可能詳盡，包括數字檔案資源的內容著錄、存儲、查詢、傳遞、管理和檢索等各個方面都應進行全方位涵蓋，包括文件保密制度、網絡安全管理制度等。從制度上逐漸形成檔案數字化管理意識，從而有效地保障數字化檔案建設安全、有序地開展。

4.2完善數字化檔案管理系統

盡管相對于傳統檔案管理，數字化管理工作內容已經大大精簡，但是仍然面臨著許多新的難題，比如說社會普遍關注的信息安全性問題。在實際管理過程中，除了信息安全，在管理軟件選擇、更新換代、服務器購買等也十分重要，應該安排專門人員進行處理。對于信息的保護，特別是重要檔案的防范，應該足夠重視。各企事業單位，特別是涉及到一定保密級別資料的單位，應投入大量資金和精力進行全方位無死角的防護、資料備份、軟件殺毒等工作，對重要資料進行加密處理，進行檔案調用時必須嚴格遵照規章制度進行審查，最大限度上減少檔案信息外泄的發生，切實保護信息安全。

4.3傳統與現代數字化管理相結合

采用數字化管理模式并不意味著完全拋棄傳統檔案管理與保存模式，對于具有重要紀念意義的資料，應該同時采用兩種方式進行管理，最大限度保持歷史資料的完整性、安全性和真實性。

5　結語

數字化檔案的管理、研究和建設將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務職能轉變。今后，隨著計算機網絡的進一步發展，信息高速公路的進一步拓寬，數字化檔案管理將會得到更好的發展。

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［3］ 董寶慶.推進國家信息資源與檔案信息資源開發利用［J］.中國檔案，2005，（06）：146-147.

On Digital Management of Archives in the new Period

JIANG Li-fen
（Hegang Housing Security Bureau，Hegang 154100，China）

This paper summarizes the author's years of work experience，the information age，the development status of digital archives management and improve measures for analysis，hopingtohelp the relevant practitioners.

Archives management；Digital management；Management innovation

G270.7

A

1674-8646（2015）08-0126-01

2015-05-19