大數據背景下傳統企業辦公自動化建設的思考

龐 菲

（河南日報報業集團，河南 鄭州 450000）

1 大數據背景下辦公自動化建設的重要意義

傳統的辦公自動化系統大多只包括對文字處理、輕印刷處理以及文檔管理系統等，這些都無法實現信息的共享、交換、傳遞、分析、整理等，尤其是隨著大數據時代的到來，數據信息資源不斷的膨脹，僅從網上簡單地搜索瀏覽或者是從資料庫中直接獲取，已遠遠無法滿足企業的需要。企業要充分利用大數據技術，在辦公自動化系統中建立強大的數據中心，對各種信息進行采集、分析、整理，最終匯總成為對企業有價值的資訊，為企業領導的決策提供參考［1］。

2 辦公自動化建設存在的問題

2.1 辦公自動化建設的認識不足

一些企業的管理人員始終認為辦公自動化就是在日常辦公的過程中融入先進的技術與設備，而對于決策的效能作用、數據的挖掘分析并不重視。很多企業的領導對于傳統的辦公方式過于依賴，很難從認識上主動對辦公方式進行革新，從而導致辦公系統的利用率不高，很難發揮其應有的作用。

2.2 缺乏綜合素質高的工作人員

在辦公自動化的建設過程當中需要專業的技術人員以及管理人員對網絡、通信、軟件系統進行管理，但是目前很多企業的信息化管理人員缺少專業的管理知識與技能儲備，缺乏圍繞信息技術的管理創新，這就造成辦公效率無法得到有效提升，從而失去了建設辦公自動化系統的意義。

2.3 基礎設施建設不足

辦公自動化建設需要一定的硬件基礎設施，而大數據也需要非常高性能、高吞吐率、大容量的基礎設備，但由于這一類的設備價格相對較昂貴，導致企業大多不愿意把資金投入其中，而是選擇價格相對較便宜但是功能不完善的設備，有些設備甚至根本無法滿足系統的基本需要，難以建成完整的、高效的、高質的信息化系統。另外，在辦公自動化的建設中過多的追求硬件建設及技術方面的領先而忽視對數據資源庫的開發和升級，雖然投入資金很多，但信息服務平臺的功能并不完善，效能得不到提升，這也阻礙了企業辦公自動化的發展。

3 大數據背景下辦公自動化建設策略的思考

3.1 改變觀念，重視辦公自動化建設

首先，領導階層應該充分認識到辦公自動化建設的重要性、必要性與緊迫性，尤其是在大數據技術背景下，信息的準確性以及關鍵性的特點更加突出。領導階層要引起高度的重視，并以身作則帶頭使用辦公自動化系統，全面指揮企業數據中心的建設。企業全體員工要自覺地轉變觀念，積極主動地更新知識，從而不斷提升計算機操作水平以及對互聯網信息技術的應用水平；其次，通過建立完善的管理制度、考核機制等措施來進一步提升辦公人員的積極性和主動性，使其在工作中自覺地按照規章制度的要求規范自身的行為。第三，通過辦公自動化系統的使用，進一步規范辦公人員的工作流程，逐步形成新的管理標準，從而為企業辦公自動化的深入發展打下堅實的基礎［2］。

3.2 開展培訓提升辦公人員的素質

辦公自動化建設是一項系統的、復雜的而又十分龐大的工程，這就給企業的辦公人員提出了更高的要求，不僅需要了解先進的信息技術，還要熟練掌握辦公活動中必要的操作技能。但目前企業辦公人員的水平參次不齊，大部分人員還無法熟練地操作辦公自動化系統來處理日常的事務，這就需要積極組織辦公人員開展學習培訓，提高辦公人員的工作水平。

3.3 加強辦公自動化基礎設施建設

隨著大數據、云計算的快速發展和普及，企業辦公自動化建設也發生著根本性的改變。首先，企業需要引進先進的網絡設備，建立更加安全、高效、可靠的信息網絡；其次，要建立企業的大數據中心，利用功能強大的服務器來收集處理各項業務的基礎數據，同時不斷整合內部信息資源，借助大數據技術對互聯網內外的數據資源進行收集、整理、分析，達到信息檢索的自動化和信息分析的精確化，實現信息資源的交流與共享。第三，要實現對海量數據進行分布式挖掘，緊緊依靠單臺服務器是無法完成的，必須依托于云計算的分布式處理，建立分布式數據庫，甚至要借助云存儲和虛擬化技術等［3］。

3.4 建立數據中心，實現多終端多渠道辦公

隨著時代的發展，手持終端、平板電腦、智能手機已經成為辦公方式的主要載體，隨著智能手表、智能眼鏡的普及，這些將來也會成為辦公的可選方式之一，僅在手機上就可以通過客戶端、網頁、微信等多種方式進行辦公，這就要求在建設辦公自動化的同時要考慮多渠道數據的實時互通與共享；通過大數據分布式機制，可以在建設前期投入較少設備先滿足當前需求，后期隨著數據量級的發展再逐步進行擴容，進行靈活調配。

3.5 通過大數據建立信息分層體系

傳統型企業一般都具有規模大、層級多、信息傳輸通道長等特點，通過大數據可以對信息進行智能處理，自動按級別在企業各層級顯示符合條件的信息內容，這樣不僅保證了信息的安全性，而且使得信息更加統一，避免多次錄入，造成信息不一致的問題；企業在進行信息的上傳下達時，通過分層體系，可以直觀地監控到當前信息的流轉情況，對流轉環節中出現的問題及時處理，可以提高信息的辦理和傳達效率；通過信息智能化可以將大數據中的有效信息，按企業需求自動推送到各部門辦公系統中，方便各部門根據信息做出更具有價值的調整和決策。

3.6 加強辦公的安全管理

隨著移動互聯網的普及，用戶通過使用智能手機、平板電腦等移動終端設備連接企業的辦公自動化系統成為新常態。但目前移動互聯網正在發展過程中，安全性得不到完全保證，尤其是數據和信息本身所需要的安全特征，更是成為黑客攻擊的目標。這種安全性能的要求，一方面是要在面向移動端的數據傳輸過程中保證其安全，二是需要在移動終端和有線環境下實現遠程和同步時，對身份安全進行嚴格的審核。此外，數據中心的存儲和安全的需要，也使得在網絡移動環境和移動辦公的平臺中，確保杜絕病毒的侵襲，防止數據的丟失等。只有解決網絡的穩定性和安全性問題，才能使移動辦公平臺真正發揮其便捷、高效的作用。

4 結語

隨著信息技術的快速發展，將大數據、云計算運用到企業辦公自動化系統中成為必然，改變傳統的辦公方式，不但能夠進一步節約企業成本與資源，也能大大提升辦公效率。企業必須不斷轉變思想觀念，努力提升管理人員和員工業務水平，完善管理制度，加強基礎設施建設，才能推動辦公自動化系統的安全、高效、穩定地運行。

［1］維克托·邁爾-舍恩伯格，肯尼斯·庫克耶.大數據時代［M］.南京：浙江人民出版社.2013.

［2］盧政毅.論辦公自動化中的計算機信息技術［J］.現代商貿工業，2012（4）：44-47.

［3］吳建國，程學豫，劉建平.辦公自動化的發展思路及建設原則［J］.云南公安高等專科學校學報，2002（3）：16-19.