Excel動態數據處理在財會中的應用

方頌東

Excel動態數據處理在財會中的應用

方頌東

Point

隨著計算機技術的發展以及工作效率的提高，現代的財務人員不能像原來一樣，只掌握專業的財務知識，除此之外還要掌握一定的計算機知識，其中Excel憑借多種多樣的表達方式，日益成為財務人員的得力助手。本文詳細講述了Excel動態數據處理在財會中的應用問題，為了加強Excel在財務應用中的科學性，提高財務人員的工作效率，提出相應對策，以期更好的完成財務目標。

Excel電子表格不僅能夠滿足財務人員對企業經營管理的需求，也能夠滿足現如今多變的經濟環境。Excel電子表格功能強大，可以建立各種分析模型，也可以準確高效的從事財務管理工作。雖然Excel電子表格功能是強大的，但是目前使用的情況并不是極度樂觀，由于財務人員的日常工作大多比較繁忙，加之計算機軟件應用技術有限，使得Excel在財務工作中運用并不是十分規范，沒有發揮出Excel應有的強大功能。

一、Excel電子表格在財務問題上的處理現狀

隨著經濟活動的進行，對于不斷變化的數據，許多財務人員只會像切片一樣用Excel對靜態數據進行處理，但排序之后，不論是篩選、排序還是分類匯總，以及圖標的運用，都是用同樣的處理方法，因為不會用動態的連續數據，這樣不光工作效率低下，而且會大大加強工作強度，削弱了財務信息的有效性和實效性，降低了財務信息價值。

1、不能熟練掌握工作表的分類認識

Excel電子表格中的數據要依靠工作表來實現，它是數據的基本載體和處理平臺，而且不同功能的工作表在工作簿中是可以分區的，一般比較常用的手段主要進行四種劃分：一是原始數據表；二是數據分析表；三是數據源表；最后一種是結果報告表。只有進行劃分才能提高數據處理的準確性和實效性。

原始數據表不能滿足直接處理數據的要求，比如有的工作表中存在多層表頭，有的數據區域中間存在空格，還有的每列數據類型不統一，這樣就導致原始數據表不能直接進行數據處理，否則會造成信息錯誤，因此必須把原始數據表改成數據源表進行分析處理。另外，為了消除不確定因素造成的失誤，保證數據的真實有效性，需要對數據處理時，不要在原數據上進行修改，而是應該將數據拷貝到其它的數據分析表中，運用函數手段或者是分析工具進行處理，在得到正確的結果之后，在拷回原數據中，并且用合適的工作表將正確的信息呈現給信息使用者；最后是結果報告表，一般最后的結果報告表要對表頭進行美化，可以設置多層的表頭或者是根據需要合并單元格。

2、表格中定義的名稱應用不合理

Excel電子表格功能是很強大的，可以非常方便的進行名稱管理和設置，既可以設置靜態的名稱，也可以設置動態的名稱，比如說可以把固定的單元格區域定義為固定的靜態的名稱，也可以將大量數據的數據表定義為動態的名稱，設置為動態的名稱有自己獨特的優勢，比如說當數據源表中的數據變化時，動態的名稱可以自動來調節，更可以實現數據與業務發展變化的動態同步平衡，提高處理效率以及增強實效性。但是現如今，很多財務人員在處理數據時，只會用單元格引用，甚至相對引用和絕對引用都不會用，更不知道使用名稱。

3、在表格中實現數據處理目標的方法不科學

在表格中實現數據處理目標的方法是多種多樣的，甚至為了實現一種目標有多種方法進行選擇，用電子表格進行數據處理時，財務人員使用最多的是排序、升序、降序、篩選、分類匯總等，但是這些功能也只會最簡單的，比如說要求升序降序時，只會按照某一列進行，對于自定義排序就無能為力了；另外篩選，很多人對于篩選只會自動篩選，而不會按照規定的篩選條件進行篩選；另外還有匯總結果，很多人不會將數據粘貼到工作表中，只會機械的進行簡單的粘貼和復制，甚至只會對非匯總的數據進行簡單刪除，這樣導致的后果是很可能數據出現問題，導致結果不正確，當然還會在無形之中加重工作量。

二、針對Excel在財會中應用問題的對策

會計能夠為現代管理企業提供決策方面有價值的信息，而且是企業決策的基礎，提高財務人員的Excel數據處理能力，是實現基礎的重要措施，針對上述文章中提到的會計人員在Excel運用中出現的問題，提出一系列的應對措施，以期能夠對會計人員有所幫助。

（一）從動態數據處理入手

對于動態工作表的定義是運用到OFFSET函數，這種方法是以事先指定好的數據區域為參考條件，進行行和列的偏移，通過偏移數據指出行高和列寬，這樣做之后就可以得到新的工作表了。另外，對動態數據的處理，除了常規的函數和公式運用外，還要學會單變量求解、規劃求解、方案管理器以及模擬運算表等工具的使用，另外還要掌握自定義排序、高級篩選、數據透視表、分類匯總表以及模擬運算表的處理方法，只有掌握了這些技能才能將財務人員的Excel運用水平提高到更高的層次。

（二）設置動態的圖表

圖表可以更直觀的觀察數據，除了固定的數據生成靜態圖表以外，用自定義動態工作表后可以生成動態的圖表，這樣可以更好的分析數據，直觀、一目了然。在自定義動態工作表名稱的基礎上，生成數據透視表，然后在動態數據表數據發生變化時，點擊“數據”-“鏈接”-“全部刷新”命令，就可以快速生成新數據的數據透視表和數據透視圖。這樣可以將財務人員從繁雜的數據和靜態的圖表中拯救出來，更好的實現會計職能的轉變。

結語

總而言之，在信息化的時代，Excel技術已經成為了財務人員的電子算盤和左膀右臂，在財務人員日常工作中的重要性日漸凸顯，提高財務人員應用Excel的水平，是增強財務人員在信息環境下高效處理數據的重要舉措。

（作者單位：婁底市高級技工學校財會教研室）

作者簡介：方頌東（1972.9-），男，漢族，湖南婁底人，本科，講師，會計師；研究方向：從1992年起長期從事會計職業教育與培訓工作。