辦公室工作創(chuàng)新探索與實踐

高用翠(中國石油大港油田分公司, 天津 300280)

在石油單位內(nèi)部，企業(yè)辦公室集“服務(wù)、收集信息、參謀指導(dǎo)、運轉(zhuǎn)”等各項重要職能于一體，是企業(yè)的重要組成部分。在石油企業(yè)內(nèi)部，辦公室工作只有科學(xué)高效的執(zhí)行，才能夠服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)部門以及基層單位等。所以，辦公室工作的科學(xué)化程度至關(guān)重要。但是，在當前的石油企業(yè)辦公室管理中還存在著諸多的問題。本文將聯(lián)系實際情況對辦公室工作的創(chuàng)新與探索進行詳細的探究。

1 辦公室工作科學(xué)管理的重要性

聯(lián)系石油企業(yè)生產(chǎn)的特點，我們知道，一方面，石油企業(yè)并不同于其他的產(chǎn)業(yè)，原油分布的地理位置往往較為分散，不會聚集在同一個固定的區(qū)域。比如說有的分布在沙漠，有的埋藏在海底。在開采時就要考慮不同的地質(zhì)結(jié)構(gòu)，石油生產(chǎn)點多、線長、面廣、高風(fēng)險，所以企業(yè)管理本身就面臨著巨大的挑戰(zhàn)。除了面臨的自然條件艱苦，石油生產(chǎn)還面臨著許許多多的問題，比如說，土地征借受到居民反對，與居民調(diào)解溝通；安全環(huán)保工作；稅費機制等等，在解決這些問題時往往比克服艱苦的環(huán)境困難的多。另一方面，是辦公室本身職能至關(guān)重要，在一個企業(yè)內(nèi)部，它相當于是“決策參謀部”、“工作執(zhí)行軍事部”、“后勤服務(wù)部”等，它既需要參與政務(wù)、管理事務(wù)，還需要搞好服務(wù)。在組織領(lǐng)導(dǎo)下，辦公室要依據(jù)企業(yè)特點和行政工作的基本規(guī)律進行調(diào)研、收集信息、總結(jié)經(jīng)驗方法的工作，同時制定好工作計劃，并且，需要通過多方面的調(diào)動部門參與工作，調(diào)用人力物力，解決公司中遇到的問題。所以由于辦公室具備的重要職能導(dǎo)致辦公室能否科學(xué)管理直接影響了公司的整體水平。

2 當前辦公室管理中存在的問題

(1)制度缺乏嚴肅性 沒有規(guī)矩不成方圓，這是我們自古傳下來的真理，我們都懂得在一個企業(yè)內(nèi)部只有強有力的制度作為規(guī)范，每項工作才能夠踏踏實實的落到實處。雖然目前的石油企業(yè)辦公室內(nèi)部制度條文相當完善，但是執(zhí)行力度并不夠。由于辦公室之間的人際關(guān)系，當有人犯錯時，在追究責(zé)任的力度上較輕，使制度的約束性慢慢減弱，從而淡化了辦公室職員對于遵守制度的觀念。

(2)管理程序繁瑣 辦公室工作繁瑣且重要，所以，每項任務(wù)在執(zhí)行過程中都要追求簡約。但是，在實際操作中還是會遇到各種各樣的問題。比如說，辦公室要安排處理公文、安排會議、使用印信等工作，但是在實際操作時，往往會由于某些不確定因素或者突發(fā)事件導(dǎo)致某些工作間產(chǎn)生沖突，致使工作并不會有條不紊的按順序進行。

(3)人員素質(zhì)參差不齊 由于辦公室工作職能的重要性以及全面性，辦公室工作人員的素質(zhì)自然不能輕視。作為一個辦公室職員需要具備文秘、保密、接待、輿論處置等專業(yè)基礎(chǔ)以及廣泛的知識面和較高的執(zhí)行力，只有這樣才能夠在復(fù)雜而繁瑣的工作中做到游刃有余。但是，我們可以看到，目前辦公室人員素質(zhì)水平參差不齊，總體水平還有較大的差距，并且部分員工總是循規(guī)蹈矩，缺乏創(chuàng)新性，思維較閉塞。

3 解決方案

(1)嚴管厚愛相結(jié)合 要提高辦公室工作的工作效率和服務(wù)質(zhì)量就需要強化制度建設(shè)。每個崗位負責(zé)什么工作都需要做到有章可循。但是在管理過程中可以采用柔性管理，在重視辦公室人員情緒和情感的前提下，通過道德引導(dǎo)等使每個員工都在開心愉悅的氛圍中使個人能力得到充分的發(fā)揮。嚴格的制度約束并不是管理部門的好方法，嚴管厚愛相結(jié)合才是好的方式。

(2)加強培訓(xùn) 辦公室工作復(fù)雜多樣，所以對辦公室職員的能力要求較高。因此，需要通過培訓(xùn)的方式，提高整個辦公室人員的綜合素質(zhì)。在培訓(xùn)時不僅僅注重對辦公室人員專業(yè)技能的培養(yǎng)，還需要培養(yǎng)辦公室人員的思維能力，因為只有這樣才能在輔助決策時，胸懷全局，找對企業(yè)的立足點，從而推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

(3)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念創(chuàng)新性開展工作 隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公室自動化已經(jīng)使辦公室面臨新的挑戰(zhàn)。能否使工作做得好，使領(lǐng)導(dǎo)滿意、基層滿意、群眾滿意是辦公室工作開展好壞的評定標準。辦公室工作要具有前瞻性，能夠提前發(fā)現(xiàn)問題，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，從被動服務(wù)變成主動出擊。主動圍繞工作重心展開調(diào)研、收集信息、整理信息等工作，并且輔助領(lǐng)導(dǎo)做出決策后，在方案執(zhí)行的過程中，做好監(jiān)督管理工作，工作完成后及時反饋。

4 結(jié)語

在改革開放的今天，隨著改革的不斷深入，只有認清辦公室肩負的職能，創(chuàng)造性的開展、完善辦公室工作，才能夠提高辦公室工作質(zhì)量，從而促進辦公室工作朝著條理化、效率化、科學(xué)化的方向發(fā)展，促進企業(yè)的進步。

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