談?wù)勅绾渭訌?qiáng)QHSE管理體系和內(nèi)控體系的有效結(jié)合

李 娟（中國(guó)石油管道分公司,河北 廊坊 065000）

目前世界上存在著多種管理體系標(biāo)準(zhǔn)，如質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、HSE管理體系和內(nèi)控體系等。這些管理體系在企業(yè)規(guī)范化管理中起到積極作用。但由于多體系并行，各司其職，出現(xiàn)大量文件和資源重復(fù)使用，導(dǎo)致管理效率降低。

將并行管理體系有效結(jié)合是提高管理效率的需要。要將兩個(gè)管理體系融合貫通，建立簡(jiǎn)潔、實(shí)用、高效的一體化管理體系，必須充分了解其相同和不同之處。

1.QHSE管理體系和內(nèi)控體系的相同或相似之處

1.1 同是企業(yè)與國(guó)際市場(chǎng)接軌的需要

國(guó)際上，幾乎所有大型石油化工等高危行業(yè)都在推行質(zhì)量、環(huán)境、HSE管理體系，有的企業(yè)建立了以上管理體系整合后的一體化QHSE管理體系。有效運(yùn)行QHSE管理體系是企業(yè)安全生產(chǎn)管理水平不斷提高的保證，以增加在國(guó)際上的競(jìng)爭(zhēng)力。

建立內(nèi)控體系，且其運(yùn)行必須達(dá)到美國(guó)《薩班斯-奧克斯利法案》要求，是在美國(guó)上市的必備條件，也是降低公司運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)公司綜合競(jìng)爭(zhēng)力和投資者信心的必經(jīng)之路。

1.2 相同的管理模式和相似的基本框架

QHSE管理體系和內(nèi)控體系所依據(jù)的都是戴明管理模式。該模式由“計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、檢查（Check）和改進(jìn)（Act）”四個(gè)階段的循環(huán)組成，簡(jiǎn)稱PDCA循環(huán)模式。

1.3 體系文件結(jié)構(gòu)相似

QHSE管理體系文件結(jié)構(gòu)包括管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和記錄；內(nèi)控體系文件結(jié)構(gòu)包括管理文件、規(guī)章制度、控制證據(jù)等，與QHSE管理體系文件結(jié)構(gòu)相似。

1.4 建立體系的基本程序相似

QHSE管理體系和內(nèi)控體系的建立過(guò)程相似，主要包括領(lǐng)導(dǎo)決策與準(zhǔn)備、初始風(fēng)險(xiǎn)和影響評(píng)價(jià)、體系策劃與設(shè)計(jì)、體系文件編制、體系試運(yùn)行、審核（測(cè)試）及評(píng)審等階段。

2.QHSE管理體系和內(nèi)控體系的區(qū)別

2.1 建立體系的依據(jù)不同

QHSE管理體系是依據(jù)國(guó)家推薦標(biāo)準(zhǔn)《質(zhì)量管理體系要求》、《環(huán)境管理體系、規(guī)范及使用指南》、《職業(yè)健康安全管理體系規(guī)范》等要求，以《質(zhì)量管理體系要求》為主線，與企業(yè)實(shí)際相結(jié)合建立的。內(nèi)控體系是以2002年美國(guó)出臺(tái)的《薩班斯-奧克斯利法案》為依據(jù)，以COSO為內(nèi)控框架，結(jié)合企業(yè)管理實(shí)際建立的。

2.2 構(gòu)成要素不完全相同

QHSE管理體系構(gòu)成要素包括管理體系、管理職責(zé)、資源管理、過(guò)程管理以及監(jiān)視、測(cè)量、分析和改進(jìn)等5個(gè)一級(jí)要素及25個(gè)二級(jí)要素；內(nèi)控體系構(gòu)成要素包括控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、控制活動(dòng)、信息與溝通和監(jiān)督等5個(gè)要素。

2.3 關(guān)注的焦點(diǎn)和管理的重點(diǎn)不同

QHSE管理體系是以顧客、社會(huì)、員工和其他相關(guān)方為關(guān)注焦點(diǎn)，以服務(wù)、活動(dòng)和過(guò)程中的質(zhì)量、對(duì)社會(huì)環(huán)境的影響、職業(yè)健康安全為管理重點(diǎn)。

內(nèi)控體系是以投資者為關(guān)注焦點(diǎn)，以資金流動(dòng)過(guò)程控制為管理重點(diǎn)。

2.4 分屬不同的部門(mén)管理

QHSE管理體系一般成立QHSE體系辦公室進(jìn)行管理；內(nèi)控體系一般由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行管理。

3.加強(qiáng)QHSE管理體系和內(nèi)控體系的有效結(jié)合

建立一體化體系的方法即把并行體系之間的共同點(diǎn)，如風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、管理目標(biāo)制定、過(guò)程控制、監(jiān)督、不符合控制、審核等進(jìn)行整合；對(duì)一些特殊要素分類進(jìn)行控制。現(xiàn)就QHSE管理體系與內(nèi)控體系如何整合提出如下建議：

3.1 領(lǐng)導(dǎo)和承諾

兩個(gè)管理體系都是“一把手”工程。最高管理者應(yīng)在整合后的管理體系中承擔(dān)管理職責(zé)，為企業(yè)建立優(yōu)質(zhì)高效的管理體系向顧客、社會(huì)、員工及投資者提出強(qiáng)有力的承諾，并通過(guò)相關(guān)管控活動(dòng)證實(shí)其承諾。

3.2 方針和目標(biāo)

方針是企業(yè)的管理宗旨和方向；目標(biāo)是方針的具體體現(xiàn)。目標(biāo)的制定要在方針的框架內(nèi)展開(kāi)，用于支持方針的實(shí)現(xiàn)。并行體系整合后，最高管理者應(yīng)在相關(guān)職能和各層次上同時(shí)建立QHSE目標(biāo)和內(nèi)控目標(biāo)。

3.3 組織機(jī)構(gòu)和管理職責(zé)

管理體系的實(shí)施都依賴于各相關(guān)職能部門(mén)和人員參與。兩個(gè)管理體系整合后，企業(yè)應(yīng)將生產(chǎn)過(guò)程相關(guān)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)同時(shí)納入整合后的體系中，設(shè)置一個(gè)完整的組織機(jī)構(gòu)。

在確定各管理部門(mén)職責(zé)和權(quán)限時(shí)，建議在QHSE管理體系中各部門(mén)職責(zé)和權(quán)限的基礎(chǔ)上，增加內(nèi)控體系各關(guān)鍵控制點(diǎn)的審批職責(zé)和權(quán)限。

3.4 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和管理

兩個(gè)體系在建立時(shí)，均需進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并在后續(xù)管理中對(duì)評(píng)價(jià)出的風(fēng)險(xiǎn)采取措施使其削減或控制在人們可承受的范圍內(nèi)。但兩個(gè)體系進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí)的側(cè)重點(diǎn)不同，QHSE管理體系是針對(duì)企業(yè)活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)中存在或潛在的可能對(duì)環(huán)境、員工和企業(yè)造成損失的風(fēng)險(xiǎn)，鼓勵(lì)全員參與，并按照合理程序、適用的方法將其充分、有效、準(zhǔn)確地識(shí)別出來(lái)；內(nèi)控體系則主要針對(duì)資金風(fēng)險(xiǎn)，識(shí)別過(guò)程自上而下，由企業(yè)組織專業(yè)人員進(jìn)行大量調(diào)研，從經(jīng)營(yíng)決策風(fēng)險(xiǎn)、違反法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)報(bào)告失真風(fēng)險(xiǎn)、資產(chǎn)安全受到威脅、營(yíng)私舞弊風(fēng)險(xiǎn)等五類風(fēng)險(xiǎn)入手進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，形成風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)。將兩個(gè)體系整合時(shí)，建議分別選用不同的程序和適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分別形成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，為后續(xù)管控提供科學(xué)依據(jù)。

3.5 體系文件結(jié)構(gòu)的整合

兩個(gè)體系的文件結(jié)構(gòu)整合時(shí)，建議在《QHSE管理手冊(cè)》基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)策劃的活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)中存在資金流動(dòng)的環(huán)節(jié)，在《手冊(cè)》中增加對(duì)其進(jìn)行管控的描述；在QHSE程序文件的基礎(chǔ)上，策劃編寫(xiě)并發(fā)布關(guān)于財(cái)務(wù)、資金流動(dòng)過(guò)程管理和內(nèi)控體系測(cè)試管理的程序文件，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體操作在程序文件中引出；業(yè)務(wù)流程圖、控制程序、風(fēng)險(xiǎn)控制文檔作為內(nèi)控體系專用文件，歸屬到整合后的管理類作業(yè)文件中；規(guī)章制度與QHSE管理體系共享，避免文件資源的重復(fù)建立；控制證據(jù)則與QHSE管理體系的過(guò)程記錄一并歸屬到記錄范疇。

整合后的體系文件結(jié)構(gòu)基本與QHSE管理體系文件結(jié)構(gòu)相同，但在每個(gè)層次的文件中將原來(lái)缺項(xiàng)的內(nèi)控體系的控制要求添加進(jìn)去，形成一套完整的管理體系文件。

3.6 監(jiān)督與改進(jìn)

QHSE管理體系的監(jiān)督是通過(guò)具有相應(yīng)資質(zhì)的人員定期進(jìn)行內(nèi)審、外審和評(píng)審，對(duì)體系運(yùn)行的有效性、充分性和適宜性做出客觀評(píng)價(jià)，從而使體系實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。

內(nèi)控體系是通過(guò)專業(yè)人員定期對(duì)體系運(yùn)行測(cè)試，發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行過(guò)程中的不足和業(yè)務(wù)控制過(guò)程中的例外事項(xiàng)并提出整改意見(jiàn)，保護(hù)企業(yè)和投資者的利益不受損害。

結(jié)合兩個(gè)管理體系的監(jiān)督方法及實(shí)施過(guò)程和要求，建議整合后：

3.6.1 按照QHSE管理體系要求，在年初制訂年度體系審核（測(cè)試）計(jì)劃，計(jì)劃中關(guān)于審核（測(cè)試）的時(shí)間、人員、依據(jù)等內(nèi)容應(yīng)分別滿足各自標(biāo)準(zhǔn)的要求；

3.6.2 QHSE管理體系審核計(jì)劃和內(nèi)控體系測(cè)試計(jì)劃的審批權(quán)限應(yīng)分別在相應(yīng)程序文件中予以規(guī)定；

3.6.3 按照職責(zé)分配，QHSE管理體系審核計(jì)劃和內(nèi)控體系測(cè)試計(jì)劃分別由主管部門(mén)負(fù)責(zé)組織制訂并實(shí)施。

綜上，整合兩個(gè)體系，首先應(yīng)注意在內(nèi)控過(guò)程中要充分、有效運(yùn)用QHSE管理體系遵循的八項(xiàng)管理原則（關(guān)注焦點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與、過(guò)程方法、管理的系統(tǒng)方法、持續(xù)改進(jìn)、基于事實(shí)的決策方法、與相關(guān)方互利的關(guān)系）和管理方法（“PDCA”循環(huán)模式）；還應(yīng)注意將企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)管理、資金流動(dòng)控制等內(nèi)容與QHSE管理體系的管理內(nèi)容有機(jī)整合；最重要是策劃整合體系時(shí)要經(jīng)過(guò)大量、充分地調(diào)研，使整合后的一體化管理體系符合企業(yè)的管理實(shí)際，最終使企業(yè)對(duì)人、財(cái)、物的管理符合各自管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，達(dá)到建立簡(jiǎn)潔、實(shí)用、高效一體化管理體系的目標(biāo)。