淺談公路交通行業內部控制的要點和方法

甘肅省張掖公路管理局 陶潤平

行政事業單位內部控制是指單位為實現控制目標，通過制定制度、措施和一些相應的執行程序，對經濟活動的風險進行有效的防范和管控。行政事業單位建立和實施內部控制要由單位領導層和全體員工共同參與，才能達到內部控制目標，提高單位管理服務水平，促進單位健康、持續發展。其內部控制目標具體有以下五個方面：一是保證經濟活動合規合法；二是保證資產安全和有效使用；三是保證財務信息真實完整；四是防范舞弊和腐??；五是提高服務公眾的效率和效果。如何把以上內控目標落實和融匯到公路交通行業的日常管理和內部控制實施當中？本人想通過以下兩個方面的闡述，加以說明：

一、做好內部控制，應當重點關注以下方面：

（一）風險評估機制的建立和完善情況

包括是否建立了經濟活動風險的評價、評估和分析機制。

（二）內控組織機構和部門分工情況

包括內控部門或牽頭部門是否健全，履行職責是否積極有效，各部門協調、溝通、聯動機制是否暢通有效。

（三）內控制度的建立和完善情況

包括內部管理制度、議事決策機制、崗位責任制、內部監督等機制是否建立和完善。

（四）內控關鍵崗位人員管理情況

包括是否建立人員培訓、交流輪崗、業績評價、崗位資格和能力認定等制度。

（五）財務制度執行和財務報告編制情況

包括會計核算、賬務處理和分析是否按照會計制度規定，是否按法定要求編制和提供財務信息。

（六）預算管理情況

包括預算編制、批復、分解的指標是否合理，預算追加調整是否嚴格控制；是否按照批復的預算安排各項收支，預算執行是否嚴格有效、進度合理；是否有決算與績效評價控制措施。

（七）收支管理情況

包括收入業務是否實施歸口管理，是否嚴格執行“收支兩條線”管理規定，是否建立收入分析和對賬制度，是否建立健全票據管理制度；各支出事項的開支范圍和標準是否明確，支出事前申請、審批、審核、資金支付、會計核算、業務分析等環節控制是否到位。

（八）政府采購管理情況

包括政府采購預算編制和批復，采購計劃制定，采購業務組織、管理、執行和驗收等。

（九）資產管理情況

包括是否對資產實行歸口管理；資產管理制度和崗位設置是否健全，相關崗位是否責權明確、相互制約；是否定期對資產進行盤點清查，處置資產是否合規。

（十）建設項目管理情況

包括項目立項、概預算投資、招投標、項目實施、價款結算與支付、工程變更等環節是否有嚴格的審核審批控制機制；項目資金使用管理是否規范、安全；項目建設檔案是否齊全，移交及時。

（十一）合同管理情況

包括合同是否實現歸口管理；對合同事項的確定，合同的擬定、簽訂、履行、變更、糾紛是否有有效的監管機制。

（十二）績效考核制度和激勵機制的執行情況

包括日常工作的獎優罰劣制度和兌現方式，職工積極性和能動性的調動，重大貢獻的激勵機制等。

二、針對以上各方面的風險點，查找管理漏洞和薄弱環節，采取不同的控制方法加以校正和管控。

（一）遵循全面性原則

從建立和完善制度入手，使內部控制貫穿單位經濟活動的全過程，覆蓋經濟活動涉及的所有事項，實現全面管控。

（二）遵循重要性原則

采取授權審批制、不相容崗位分離制、關鍵工作輪崗制、內控考評制等措施，關注單位關鍵控制點和主要風險，采取有效的控制措施。

1、內部授權審批制

首先要明確需要審批的業務范圍和審批權限，制定審批程序和相關責任人，需要審批的業務必須有審批流程，不需要審批的業務正常辦理，比如，一個公路養護事業單位，他的業務可以小到一件辦公用品的購買，大到幾千萬養護維修工程的建設，這就要求我們對重大事項集體決策和會簽，重大事項可分解的各分項業務必須要有一套完善、可行、高效的內部授權審批制度。

2、不相容的崗位相分離制度

這其實是單位內部控制的基本常識，就是把可能存在舞弊的崗位交給不同的人來管理。比如：單位經濟活動的決策、執行和評價監督應當相互分離；單位預算編制、審批、執行、評價崗位應當相互分離；印鑒分管，嚴禁一人保管收付款項所需的全部印章等?？吹揭陨舷嚓P規定，我們的單位領導都懂，但是，由于公路交通行業的工作人員大致分為兩類，一類是機關管理人員，一類是一線養護或工程人員，這么多的業務和崗位要分離但是人員編制有限，對這些內部控制的問題往往更多的依賴從業者的職業道德和工作技能來制約，其實，為了即符合單位的實際情況和“三定”規定，又能杜絕內部控制存在的漏洞，我們在實際工作中可以從經濟活動的特點出發，讓不同專業和崗位的管理人員分別兼任相關領域的其他職務，來規避不相容崗位分離與人員緊缺的矛盾，比如：可以讓工程技術人員參與竣工審計、讓財務主管人員參與預算的編制或審核、讓檔案保管人員兼任材料保管等。內控聽起來復雜、做起來困難，但是必須堅持做到位。

3、關鍵工作輪崗制度

就是根據風險控制的需要，有計劃的安排關鍵崗位工作人員定期或不定期的調換工作崗位的內控手段。比如財務人員、采購人員、工程項目負責人員輪崗等，各單位應該在年初或一個項目結束后，就做好人員輪崗的計劃，包括需要輪換的崗位、輪換的方式、輪換的時間、輪換人員名單及交接程序等，這樣就可以有效防止利用職務之便謀私、挪用、貪污等行為。

4、內部控制考核制度

就是對單位內部各部門的內部控制執行情況，按照明確、規范的內部控制考核標準、考核內容和實施細則，對該部門一段時期內的內控程序和效果進行客觀分析和評價，用剛性的制度來管理和引導動態的人和事，將內控制度的效果量化，以便獎懲和校正。

（三）遵循制衡性原則

就是說在單位部門管理、權責劃分、業務流程等方面形成相互制約、相互制衡。比如公路養護事業單位的一項大中修工程，從項目的立項、審批、開工、施工、交工驗收有很多分項工程和業務環節需要制約和控制，就拿材料來講，大宗材料要招標采購、招標委員會的成員要有工程技術部門、材料采購部門、材料試驗檢測部門、財務資產管理部門、項目管理主管人員一起參加，對供應商的經營狀況、財務狀況、信譽度、材料質量、材料價格、技術狀況等進行詳細的調查和詢證，最后按照擇優的原則選定供應商。當大家都歇了口氣的時候，這項工作才剛開始，材料入場要先進行試驗檢測，這項工作要有試驗部門負責；入場之后要有保管人員簽字驗收，驗收之后要有技術人員履行審批手續通知領用，同時財務人員要根據合同條款和財務入賬流程逐一核對做財務處理，然后有工程技術人員復核付款計劃，項目負責人簽批后交出納付款。這樣的流程看起來已經很繁瑣、很周密了，但是現實當中，還是有這樣那樣的舞弊行為讓公路工程建設成為腐敗的高危行業！由此看來各崗位、各環節的制衡不但是必要的，而且是非常關鍵的內控手段，在公路建設管理中舉足輕重！

（四）遵循適應性原則

單位內部控制要隨著內、外部環境的變化和單位經濟策略的調整，不斷修訂和完善。要增強公路交通行業內部控制的適應性和有效性，首先要明確歸口管理，按照權責對等的原則，對有關經濟活動實行統一管理。其次要加強預算控制，按預算安排各項支出，強化預算的剛性約束。第三要提高會計控制、單據控制和財產保護控制的水平。第四要積極開展信息內部公開，對一些應該讓職工知情的問題，處理結果、執行情況、相關責任人等要在醒目的位置設置公示欄及時公開，接受群眾監督，聽取職工群眾的意見和建議。

按照企業內部控制“五要素”的標準，第一是要健全控制內部環境，第二是要建立風險評估機制，第三是要落實具體的控制活動，第四是要有有效的信息與溝通機制，第五是要對控制效果進行評價與監督。這五個要素當中內部環境是建立內部控制的土壤，是一切控制流程、控制點得以實施的根本條件，有了好的土壤，種子才可以以良好的勢頭成長，最終結出碩果。我們公路交通行業也一樣可以把這些模式和程序引入進來，把我們的行業管理模式、人事用工機制、工作業務內容、控制目標和程序貫穿其中，通過制定規章制度，逐步形成部門、崗位之間的相互制約，有了部門人員的分工負責、通過部門之間、人員之間由于職責分工所形成的相互制約的交叉網和交叉點，通過系統分析經濟活動的風險，找出風險點、關鍵控制點、對其進行重點管控，以制度管理代替經驗管理、情感管理、印象管理，實現從傳統的經驗管理逐步過渡到科學管理和文化管理，才能有效保證內部控制目標和單位總體目標的實現。