淺談提升全面預(yù)算工作的質(zhì)量管理

武漢中磁浩源科技有限公司 劉博

全面預(yù)算管理是利用預(yù)算對(duì)組織內(nèi)部各部門、各單位的各種財(cái)務(wù)及非財(cái)務(wù)資源進(jìn)行分配、考核、控制，以便有效地組織和協(xié)調(diào)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，完成既定的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。作為一種現(xiàn)代化管理手段，全面預(yù)算管理就其體系本身已相對(duì)完善，從預(yù)算組織架構(gòu)設(shè)立、預(yù)算編制、預(yù)算目標(biāo)確立、執(zhí)行、考核均有一套完整內(nèi)部體系。而實(shí)際工作中，很多執(zhí)行者將全面預(yù)算管理視為一系列報(bào)表填報(bào)應(yīng)付；管理者們則將預(yù)算作為爭(zhēng)奪資源、上下博弈的工具；更有甚者把預(yù)算當(dāng)作討好領(lǐng)導(dǎo)的升遷手段，罔顧企業(yè)實(shí)際和可持續(xù)發(fā)展。長(zhǎng)此以往，員工喪失對(duì)全面預(yù)算管理的信心，使之淪為擺設(shè)，讓跟多的人消極以待。看上去完備的體系留于形式，糾其原因往往是預(yù)算工作缺乏軟推動(dòng)力和有效機(jī)制保障。本文試圖探索利用內(nèi)部審計(jì)及風(fēng)險(xiǎn)控制理念和質(zhì)量管理體系工具，提升全面預(yù)算管理工作的質(zhì)量。

一、結(jié)合運(yùn)用的基礎(chǔ)

（一）結(jié)合應(yīng)用的理論要點(diǎn)

1、內(nèi)部審計(jì)及風(fēng)險(xiǎn)控制理念

COSO以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向的內(nèi)部審計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)控制理念，強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制由董事會(huì)、管理當(dāng)局以及其他員工為達(dá)到財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率和效果、相關(guān)法律法規(guī)的遵循等三個(gè)目標(biāo)而提供合理保證的過程，并提出了內(nèi)部控制五要素：控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)控，認(rèn)為他們能有效完善公司治理，提高管理運(yùn)營(yíng)管理的質(zhì)量水平。

2、質(zhì)量管理體系

ISO標(biāo)準(zhǔn)是歷經(jīng)80年不斷發(fā)展和完善，是一套為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)所必需的、系統(tǒng)的質(zhì)量管理模式。涵蓋了從確定顧客需求、設(shè)計(jì)研制、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、銷售、交付之前全過程的策劃、實(shí)施、監(jiān)控、糾正與改進(jìn)活動(dòng)，從另一個(gè)側(cè)面高度覆蓋全面預(yù)算管理涉及內(nèi)容，并以先進(jìn)、完善的文件化的方式，強(qiáng)化內(nèi)部質(zhì)量管理工作的要求。

（二）兩個(gè)體系的優(yōu)勢(shì)與全面預(yù)算管理結(jié)合應(yīng)用的合理性

上述兩大體系均已從企業(yè)全局角度提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)質(zhì)量，并在合理范圍內(nèi)控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，從理念上和全面預(yù)算管理有相通之處。從《內(nèi)部控制—整體框架》上來看，首先著手于控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)控這五大要素，為全面預(yù)算管理提供運(yùn)行機(jī)制的保障；而ISO體系的應(yīng)用促進(jìn)全面預(yù)算管理成為一種標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)部管理體系，提高管理運(yùn)行效率，并在技術(shù)層面上運(yùn)用ISO文件及資料控制和統(tǒng)計(jì)手段，增強(qiáng)預(yù)算管理的質(zhì)量水平。與此同時(shí)，以上這兩大體系都秉承持續(xù)改進(jìn)思想、在管理評(píng)審、記錄控制、過程方法和管理系統(tǒng)上都有完備的理論支撐，且都引入了外部監(jiān)督模式，結(jié)合應(yīng)用對(duì)于提升全面預(yù)算管理工作的質(zhì)量將有非常重要意義。

二、結(jié)合應(yīng)用的方法與策略

（一）預(yù)算管理的機(jī)制保障

COSO認(rèn)為，控制環(huán)境是管理活動(dòng)有效性的前提，預(yù)算管理的環(huán)境是達(dá)成和落地全面預(yù)算管理的先天保障。

首先，根據(jù)《內(nèi)部控制—整體框架》的要求，從預(yù)算管理運(yùn)行的環(huán)境抓起，一般設(shè)立決策機(jī)構(gòu)、組織機(jī)構(gòu)和內(nèi)審復(fù)核機(jī)構(gòu)。在決策機(jī)構(gòu)設(shè)置上，規(guī)模大一些或治理結(jié)構(gòu)完善一些的公司應(yīng)在董事會(huì)下設(shè)立預(yù)算決策機(jī)構(gòu)，比如預(yù)算管理委員會(huì)，而規(guī)模小一些的公司一般由一把手牽頭成立這樣的工作小組，分管理各系統(tǒng)的副總為組員，具體協(xié)調(diào)預(yù)算管理的總體實(shí)施工作。主要包括，以公司戰(zhàn)略為導(dǎo)向擬訂預(yù)算目標(biāo)和調(diào)整方案，實(shí)施考核，并就其結(jié)果向負(fù)責(zé)向股東報(bào)告；預(yù)算組織機(jī)構(gòu)，一般由財(cái)務(wù)部牽頭，各部門經(jīng)理參與，具體預(yù)算編制業(yè)務(wù)人員為骨干。執(zhí)行機(jī)構(gòu)主要職責(zé)是通過兩上兩上的方式收集、匯總、平衡、調(diào)整整個(gè)單位各個(gè)系統(tǒng)預(yù)算草案，對(duì)所有的關(guān)鍵細(xì)節(jié)、重要調(diào)整做出書面說明和反饋，報(bào)預(yù)算管理委員會(huì)審議，發(fā)放最終預(yù)算方案給各級(jí)單位備存執(zhí)行；內(nèi)審復(fù)核機(jī)構(gòu)由董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)下設(shè)，小的公司可由審計(jì)部門擔(dān)任，主要執(zhí)照公司預(yù)算管理制度復(fù)核預(yù)算各個(gè)環(huán)節(jié)是否合法合規(guī)，評(píng)估相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。

其次，要考慮預(yù)算有可執(zhí)行性和執(zhí)行性問題。一是預(yù)算的可執(zhí)行性，即預(yù)算的編制是否考慮到了現(xiàn)實(shí)情況，用現(xiàn)在流行的一句話說，就是是否能夠接地氣，這是預(yù)算的制定部門要考慮的問題；二是執(zhí)行性問題，能否嚴(yán)格執(zhí)行，并與考核相結(jié)合，做到客觀公正，這是預(yù)算的執(zhí)行部門要做的功課。如果第一點(diǎn)做到了，第二點(diǎn)做的不好，那是執(zhí)行部門的問題，如果第一點(diǎn)做的不好，執(zhí)行部門再怎么努力也不能達(dá)到目標(biāo)。在執(zhí)行性方面，要結(jié)合ISO思想，借用標(biāo)桿工具，向先進(jìn)的企業(yè)學(xué)習(xí)，制定一個(gè)規(guī)范的工作流程，防止拍腦袋、拍胸脯和拍屁股給企業(yè)帶來的損失。

借用內(nèi)部審計(jì)及風(fēng)險(xiǎn)控制理念和質(zhì)量管理體系工具的方法，通過環(huán)境、制度、流程等機(jī)制的改善，優(yōu)化和理性管理層決策，為預(yù)算管理打造好一個(gè)優(yōu)良的運(yùn)行平臺(tái)，是控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的保障，也是全面預(yù)算工作落地的基礎(chǔ)。

（二）預(yù)算管理工具本身的質(zhì)量保障

1、工作流程管理工具要設(shè)計(jì)好

預(yù)算管理作為一項(xiàng)管理工作，需要有規(guī)范來落地執(zhí)行。借助ISO工具中的標(biāo)準(zhǔn)化文件體系，使得預(yù)算工作更具可操作性。在編制全面預(yù)算管理制度文件時(shí)，參考質(zhì)量體系的文件結(jié)構(gòu)管理，將預(yù)算文檔也分為三個(gè)層次，即管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件。管理手冊(cè)，作為第一層次文件，作出綱領(lǐng)性的描述，確立經(jīng)營(yíng)方針及戰(zhàn)略目標(biāo)。由高層管理者、董事會(huì)、股東會(huì)研究通過，用于規(guī)范高層管理者的管理決策行為；程序文件，是管理手冊(cè)的支持性文件，包含管理手冊(cè)中采用的全部要素的要求和規(guī)定，并確立各個(gè)相互關(guān)聯(lián)且又相對(duì)獨(dú)立的每一個(gè)程序或步驟的邏輯關(guān)系，使得各項(xiàng)活動(dòng)處于受控狀態(tài)，這也符合COSO的控制與監(jiān)督原則；作業(yè)文件（作業(yè)指導(dǎo)書）則是手冊(cè)和程序文件的進(jìn)一步支持、細(xì)化，可以理解為針對(duì)崗位操作的描述，包括通用和常用文件、針對(duì)特有活動(dòng)、過程和程序所編制的文件，文件同時(shí)附有工作流程圖，可以直觀的了解預(yù)算管理工作的宏觀脈絡(luò)和各項(xiàng)工作步驟的實(shí)施細(xì)節(jié)，便于操作。預(yù)算管理工作流程設(shè)計(jì)好了，對(duì)預(yù)算管理工作質(zhì)量的提高將有極大的幫助。

2、預(yù)算表單模版的優(yōu)化

預(yù)算表單模版實(shí)際上是取數(shù)工具，這是預(yù)算工作落地的又一個(gè)關(guān)鍵。除了表單設(shè)計(jì)要合理，簡(jiǎn)單，便于理解和信息化外，要把握好兩個(gè)重點(diǎn)。一是便于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的抽取、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的互相翻譯；另外重中之重則需要將預(yù)算細(xì)化到經(jīng)營(yíng)的一線，體現(xiàn)管理的深度，即從最基層開始判斷經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，為決策層確定經(jīng)營(yíng)目標(biāo)打下基礎(chǔ)。以銷售收入預(yù)算為例，需要細(xì)化到每一個(gè)客戶，每一個(gè)月份，具體細(xì)化的方法可以是依據(jù)客戶的歷史趨勢(shì)和未來需求變化來判斷，方法很多，切記不經(jīng)思考、分析、評(píng)估就填報(bào)，更不能以市場(chǎng)變化萬千來逃脫對(duì)客戶的研判的責(zé)任，要傳遞由蒙著打變?yōu)槊橹虻念A(yù)算理念和踏實(shí)做事的做事風(fēng)格。預(yù)算表單模版一般屬于第三層作業(yè)文件的主體或附件，設(shè)計(jì)過程中除了記錄結(jié)果，還必須記錄過程，使得進(jìn)一步反映問題產(chǎn)生的原因，及時(shí)發(fā)現(xiàn)邏輯錯(cuò)誤，便于審計(jì)追蹤，及時(shí)調(diào)整，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

三、結(jié)合運(yùn)用的風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策與工作技巧

（一）結(jié)合應(yīng)用的風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策

在內(nèi)部審計(jì)及風(fēng)險(xiǎn)控制理念、質(zhì)量管理體系工具與預(yù)算管理的結(jié)合運(yùn)用最初，會(huì)使得初始工作變得復(fù)雜，工作流程也會(huì)相對(duì)繁瑣，這是結(jié)合運(yùn)用的主要風(fēng)險(xiǎn)。復(fù)雜問題簡(jiǎn)單化都是需要基礎(chǔ)的，在實(shí)踐過程中，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，逐步推進(jìn)工作，比如很多小企業(yè)最開始只能從經(jīng)營(yíng)計(jì)劃開始，更談不上預(yù)算和全面預(yù)算，但我們需要提前知道工作目標(biāo)在那里，在那些方面需要提前布局、打下基礎(chǔ)。

（二）結(jié)合運(yùn)用帶來的工作技巧

內(nèi)部審計(jì)及風(fēng)險(xiǎn)控制理念、質(zhì)量管理體系工具與全面預(yù)算管理的結(jié)合運(yùn)用，給我們很多啟發(fā)。在這里分享我個(gè)人的三點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)：1、預(yù)算指明的是方向，是管理工具而不是結(jié)果；2、《內(nèi)部控制—整體框架》強(qiáng)調(diào)信息和溝通，在推進(jìn)預(yù)算管理工作中尤為重要；3、預(yù)算管理過程中關(guān)于激勵(lì)和平衡，我的觀點(diǎn)是在發(fā)展中求平衡，而不是在平衡中求發(fā)展，以激勵(lì)為主，以平衡為輔，慎用懲罰，正向引導(dǎo)。

總的來說，全面預(yù)算管理與內(nèi)部審計(jì)及風(fēng)險(xiǎn)控制理念、質(zhì)量管理體系的工具結(jié)合應(yīng)用，在一定程度上會(huì)提高全面預(yù)算管理工作的質(zhì)量，改善預(yù)算留于形式的痼疾。管理的核心是人，從環(huán)境和體制上激發(fā)人，用制度和系統(tǒng)來控制風(fēng)險(xiǎn)，用方法和技巧來細(xì)化工作，全面提高預(yù)算管理工作的質(zhì)量，進(jìn)而企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)。

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