優(yōu)化高校前臺(tái)報(bào)賬的思考

長(zhǎng)安大學(xué) 師藝宸 卞慧娟

前臺(tái)報(bào)賬業(yè)務(wù)是高校財(cái)務(wù)管理中最基礎(chǔ)的工作，隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，融資渠道不斷多樣化，業(yè)務(wù)類(lèi)型越來(lái)越多，資金量的劇增，不斷暴露出了前臺(tái)報(bào)賬環(huán)節(jié)的缺陷。經(jīng)費(fèi)劇增與有限財(cái)務(wù)人員之間，報(bào)賬人員等待時(shí)間與財(cái)務(wù)人員飽和工作量之間，報(bào)賬人與財(cái)務(wù)人員信息不對(duì)稱(chēng)等，各種矛盾日益突出，高校必須采取措施緩解這些問(wèn)題。

一、高校前臺(tái)報(bào)賬存在的問(wèn)題及原因分析

(一)簽批環(huán)節(jié)手續(xù)繁多

高校審批已普遍實(shí)行“一支筆”審批制度，審批權(quán)人往往是專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的領(lǐng)軍人才，對(duì)財(cái)務(wù)制度知之甚少，在審批報(bào)銷(xiāo)單據(jù)時(shí)很難考慮到財(cái)務(wù)規(guī)定，有些領(lǐng)導(dǎo)甚至見(jiàn)單就簽或直接將印章委托他人管理，使得很多不符合財(cái)務(wù)制度的單據(jù)被會(huì)計(jì)人員退回，需要重新履行相應(yīng)審批手續(xù)，導(dǎo)致報(bào)賬人員怨氣較大，認(rèn)為是審核人員故意刁難，與前臺(tái)報(bào)賬審核人員矛盾突出。

(二)報(bào)賬人員范圍廣，財(cái)務(wù)知識(shí)難以普及

高校每位教師都會(huì)因?yàn)槌袚?dān)科研項(xiàng)目、教學(xué)改革任務(wù)等原因成為報(bào)賬人員，學(xué)生參與老師科研項(xiàng)目、報(bào)銷(xiāo)研究生相關(guān)費(fèi)用等原因也會(huì)到報(bào)賬前臺(tái)辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，廣大師生對(duì)財(cái)務(wù)規(guī)定、辦事流程不了解，在報(bào)賬過(guò)程中缺乏有效溝通，嚴(yán)重影響了報(bào)賬效率。對(duì)所有老師和學(xué)生進(jìn)行財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)知識(shí)普及，工作量也是巨大的。

(三)報(bào)賬業(yè)務(wù)時(shí)間分布較集中

高校廣大師生只能選擇非上課時(shí)間來(lái)辦理報(bào)賬相關(guān)事項(xiàng)，如上課前、下課前、學(xué)期初級(jí)學(xué)期末，這樣就造成短時(shí)間內(nèi)來(lái)前臺(tái)報(bào)賬的人員劇增，增加了報(bào)賬老師和學(xué)生的等待時(shí)間。有時(shí)因?yàn)楦鞑块T(mén)工作配合問(wèn)題，使得經(jīng)費(fèi)使用時(shí)間過(guò)于集中，如集中在年底一兩個(gè)月或?qū)W期末等，導(dǎo)致前臺(tái)審核人員工作壓力大、心情煩躁，激化不必要的矛盾。

(四)職業(yè)判斷存在差異，相同業(yè)務(wù)存在不同處理結(jié)果

前臺(tái)報(bào)賬審核人員采用多人同崗制度，許多會(huì)計(jì)政策在執(zhí)行過(guò)程中需要會(huì)計(jì)人員的職業(yè)判斷，因個(gè)人工作方式、工作經(jīng)驗(yàn)，生活閱歷以及與報(bào)賬人溝通等方面差異，對(duì)同一會(huì)計(jì)事項(xiàng)會(huì)產(chǎn)生不同的處理結(jié)果，造成報(bào)賬人員會(huì)選擇某一固定會(huì)計(jì)人員，造成會(huì)計(jì)人員工作量不均。

(五)會(huì)計(jì)人員工作環(huán)境有待改善

財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)前臺(tái)每天人頭攢動(dòng)，各種問(wèn)答聲、打印聲此起彼伏，面對(duì)這種嘈雜的環(huán)境，會(huì)計(jì)人員不但要審核各種簽字、單據(jù)、附件等是否齊全，制單后還需粘貼、打印憑證，同時(shí)還要回答前來(lái)咨詢(xún)老師的各種業(yè)務(wù)方面的問(wèn)題，財(cái)務(wù)人員在這種嘈雜的環(huán)境中大腦超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)制單的準(zhǔn)確性及工作效率都會(huì)有影響。

二、優(yōu)化高校報(bào)賬流程，提高工作效率

(一)多渠道普及非會(huì)計(jì)人員財(cái)務(wù)知識(shí)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)，規(guī)范會(huì)計(jì)辦事流程

學(xué)校可通過(guò)校園網(wǎng)、印制宣傳冊(cè)、多媒體電視播放等方式，普遍宣傳報(bào)賬流程、報(bào)銷(xiāo)規(guī)定，利用網(wǎng)絡(luò)媒介及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)各種財(cái)務(wù)制度、文件，建立報(bào)賬咨詢(xún)系統(tǒng)，及時(shí)解答報(bào)賬人的問(wèn)題，減少因報(bào)賬人手續(xù)不全等引起退單。對(duì)于經(jīng)常報(bào)賬、相對(duì)固定的報(bào)賬人員可組織培訓(xùn)，學(xué)習(xí)報(bào)銷(xiāo)相關(guān)制度，還可通過(guò)財(cái)務(wù)互動(dòng)方式現(xiàn)場(chǎng)解答。對(duì)于科研項(xiàng)目較多的老師可以聘請(qǐng)科研秘書(shū)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，減少了不懂財(cái)務(wù)的經(jīng)辦人員往返財(cái)務(wù)處的次數(shù)。對(duì)于前臺(tái)審核人員應(yīng)定期組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)政策法規(guī)、財(cái)務(wù)制度，領(lǐng)會(huì)文件精神，做到對(duì)報(bào)賬人員提出的問(wèn)題解答一致，同一事項(xiàng)處理結(jié)果一致。建立財(cái)務(wù)預(yù)審制度，由分管經(jīng)費(fèi)的老師提前將票據(jù)進(jìn)行初審，并統(tǒng)一來(lái)財(cái)務(wù)處辦理，不僅有助于保證資金的使用，也加快了報(bào)賬效率。

(二)采用多種報(bào)賬形式，提高報(bào)賬效率

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬方式是提升前臺(tái)報(bào)賬效率的發(fā)展方向，也是財(cái)務(wù)信息平臺(tái)的重要組成部分。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬不受時(shí)間地點(diǎn)的限制，為老師和學(xué)生操作提供了極大方便。有些項(xiàng)目存在經(jīng)費(fèi)使用人無(wú)法被授權(quán)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒(méi)有時(shí)間為經(jīng)費(fèi)使用人預(yù)約，傳統(tǒng)的抽號(hào)排隊(duì)報(bào)銷(xiāo)方式就顯示出了一定的靈活性。有些業(yè)務(wù)單據(jù)數(shù)較少，如借款、勞務(wù)費(fèi)發(fā)放等只有一張票據(jù)，設(shè)置的專(zhuān)門(mén)辦理窗口可加快辦理速度，減少老師排隊(duì)時(shí)間。結(jié)合各種報(bào)賬模式的特點(diǎn)，通過(guò)設(shè)置預(yù)約柜臺(tái)、綠色通道柜臺(tái)、抽號(hào)柜臺(tái)等，采用多種報(bào)賬模式并存的方式，優(yōu)化報(bào)銷(xiāo)流程，減少報(bào)賬人員排隊(duì)的時(shí)間，提高報(bào)賬效率。

(三)實(shí)行票據(jù)真假查詢(xún)責(zé)任制

隨著高校自主辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，資金來(lái)源渠道越來(lái)越多，資金使用范圍不斷擴(kuò)大，各種形式的票據(jù)涌向?qū)W校財(cái)務(wù)前臺(tái)，會(huì)計(jì)人員的審核工作更加復(fù)雜。同時(shí)高校財(cái)務(wù)面臨著稅務(wù)、審計(jì)、物價(jià)、教育部等各部門(mén)的檢查，因此在審核環(huán)節(jié)應(yīng)盡量避免假票審核風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)在高校財(cái)務(wù)制度中明確寫(xiě)出持票人在來(lái)報(bào)賬前臺(tái)報(bào)銷(xiāo)前，須自行查詢(xún)票據(jù)真?zhèn)危?cái)務(wù)人員不再查詢(xún)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)假票，嚴(yán)肅處理或移送相關(guān)部門(mén)。

(四)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作態(tài)度

財(cái)務(wù)處作為學(xué)校的窗口部門(mén)、服務(wù)部門(mén)，良好的服務(wù)態(tài)度能有效提高辦事效率。前臺(tái)會(huì)計(jì)人員的一個(gè)微笑，一句你好，也許就會(huì)消除報(bào)賬人員長(zhǎng)時(shí)間等待帶來(lái)的煩躁。財(cái)務(wù)處以服務(wù)理念為指導(dǎo)，提高報(bào)賬人、會(huì)計(jì)審核人員的滿(mǎn)意度，就會(huì)使報(bào)賬變成一份愉快的工作。會(huì)計(jì)人員也應(yīng)不斷收集各種工作中出現(xiàn)的新情況，聽(tīng)取報(bào)賬人員的建議和意見(jiàn)，及時(shí)修訂各種管理辦法，使得報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)更加合理。

總之，隨著高校報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)復(fù)雜程度不斷加大，財(cái)務(wù)信息化水平不斷提升，健全各種財(cái)務(wù)規(guī)章制度，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及財(cái)務(wù)知識(shí)，規(guī)范財(cái)務(wù)行為，優(yōu)化報(bào)賬流程，轉(zhuǎn)變觀念增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，都將有利于解決高校報(bào)賬難的局面。

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