論中小企業(yè)建立成本管理信息系統(tǒng)

常州貝斯塔德機械股份有限公司 朱國華

論中小企業(yè)建立成本管理信息系統(tǒng)

常州貝斯塔德機械股份有限公司 朱國華

目前中國中小企業(yè)成本管理方面遠落后于經(jīng)濟發(fā)展速度，面臨著各方挑戰(zhàn)，成本事務(wù)執(zhí)行上受人為影響突出，成本管理混亂、浪費嚴(yán)重，企業(yè)效益和價值比較低。產(chǎn)生這些原因是中小企業(yè)管理層和員工管理思想不開放，學(xué)習(xí)能力差，接觸新事物能力低，不會運用現(xiàn)代化的成本管理信息系統(tǒng)來提高經(jīng)營效率，各種資源的管控和整合，降低經(jīng)營成本和控制經(jīng)營風(fēng)險。作為現(xiàn)代企業(yè)，處于企業(yè)成本要素中各資源管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展時期，需要建立企業(yè)成本管理信息系統(tǒng)來幫助管理企業(yè)，提高經(jīng)營效率，提高企業(yè)價值。

成本管理 信息系統(tǒng) 企業(yè)價值

一、建立企業(yè)成本管理信息系統(tǒng)的必要性

成本管理是對市場、需求、定單、原材料采購、生產(chǎn)、庫存、供應(yīng)、分銷發(fā)貨等的管理，包括了從生產(chǎn)到發(fā)貨、從供應(yīng)商到顧客的每一個環(huán)節(jié)。可見成本管理涉及到企業(yè)的各項經(jīng)濟事務(wù)，成本管理的好壞是企業(yè)賴以生存的重要條件。由于企業(yè)成本管理方面大量的數(shù)據(jù)信息需要處理、執(zhí)行事務(wù)的相關(guān)審核，企業(yè)迫切需要一套成本管理信息系統(tǒng)，并且成本管理信息系統(tǒng)能夠融入生產(chǎn)控制、物流管理、財務(wù)管理中各個模塊，它們互相之間有相應(yīng)的接口，能夠很好的整合在一起來對企業(yè)進行管理。做到企業(yè)整個信息系統(tǒng)高效、成功的開展工作。增加預(yù)測的準(zhǔn)確性。減少庫存，提高發(fā)貨供貨能力。減少工作流程周期，提高生產(chǎn)率，降低供應(yīng)鏈成本。減少總體采購成本，縮短生產(chǎn)周期，加快市場響應(yīng)速度。

目前一些大型跨國、集團企業(yè)隨著因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始利用因特網(wǎng)將企業(yè)的上下游企業(yè)進行整合，以中心制造廠商為核心，將產(chǎn)業(yè)上游原材料和零配件供應(yīng)商、產(chǎn)業(yè)下游經(jīng)銷商、物流運輸商及產(chǎn)品服務(wù)商以及往來銀行結(jié)合為一體，構(gòu)成一個面向最終顧客的完整電子商務(wù)供應(yīng)鏈。目的是為了強大的成本管理信息系統(tǒng)，降低采購成本和物流成本，提高企業(yè)對市場和最終顧客需求的響應(yīng)速度，從而提高企業(yè)產(chǎn)品的市場競爭力。

二、企業(yè)利用成本管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀

中國企業(yè)數(shù)量眾多，但大多數(shù)企業(yè)管理能力差，執(zhí)行力不強，不積極運用現(xiàn)代化的科技成果，導(dǎo)致生產(chǎn)效率低下、判斷經(jīng)營決策失誤、企業(yè)發(fā)展緩慢，生產(chǎn)成本偏高，競爭力削弱。對企業(yè)生產(chǎn)中心、加工工時、生產(chǎn)能力等方面的成本信息化管理方面還比較落后，不能完整實現(xiàn)計算機進行生產(chǎn)排程、動態(tài)監(jiān)察到產(chǎn)、供、銷的全部生產(chǎn)過程，相應(yīng)的對各過程中的成本管理能力也非常薄弱。

企業(yè)成本管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中使用還不普遍，造成上述原因主要來源于企業(yè)家們本身對企業(yè)成本管理信息系統(tǒng)不了解，沒有切身體會到它的優(yōu)勢，企業(yè)管理的迫切需要，缺少成本管理信息系統(tǒng)軟件上線的推動力；員工操作管理軟件整體素質(zhì)達不到；成本管理信息系統(tǒng)軟件成本問題，還要配置相應(yīng)的電腦、服務(wù)器等其他配套設(shè)備，是一筆不小的開支，成本從幾十萬元到幾百萬元，；成本管理信息系統(tǒng)在中小型企業(yè)中使用還不普遍，影響傳播的速度。

三、中小企業(yè)未使用成本管理信息系統(tǒng)出現(xiàn)的各種問題

傳統(tǒng)的成本管理以手工操作為主，不僅計算的工作量大，而且提供的反饋信息不及時，準(zhǔn)確性差；存貨、客戶、供應(yīng)商等基礎(chǔ)資料沒有詳細的檔案，信息完備性較差；新接訂單需要新采購多少材料，訂單成本預(yù)測是多少，毛利有多大空間，不能及時、正確的獲得第一手資料，快速評估訂單；生產(chǎn)計劃編制因為信息不對稱經(jīng)常會調(diào)整，導(dǎo)致生產(chǎn)排產(chǎn)紊亂；領(lǐng)料是否按清單執(zhí)行，清單中沒有的材料或超支的材料，采購和領(lǐng)料是否有審批，人為因素干擾大；對于最低庫存，最高庫存，采購價格，超支領(lǐng)用，報廢手續(xù)，質(zhì)量管理沒有預(yù)警功能；由于員工責(zé)任性差，又沒有相應(yīng)的管理手段，浪費和偷盜情況嚴(yán)重；需要備配大量的財務(wù)人員和倉庫人員核算；采購、生產(chǎn)、銷售采取人工控制，操作方式非常繁瑣和復(fù)雜且不容易物料的管控；不能依據(jù)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工作中心、工序、采購等信息進行產(chǎn)品的各種成本的計算，不便進行成本分析和規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)成本管理；對于ABC成本管理和分析，庫存存貨資金占用，存貨庫齡分析，計提存貨跌價準(zhǔn)備會存在大量的困難。由于手工成本管理的局限性，相關(guān)人員對企業(yè)的經(jīng)營管理和培育企業(yè)的競爭優(yōu)勢所起的作用不明顯，對企業(yè)價值的提升，存在太多的細小問題得不到解決。

由于成本管理信息系統(tǒng)沒有建立，形成財務(wù)、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造之間的信息孤島問題，各種業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)接口不能互聯(lián)，對成本進行全程參與和控制的作用大大減弱，讓企業(yè)的成本管理失控。

四、成本管理信息系統(tǒng)對企業(yè)的價值

成本管理信息系統(tǒng)將企業(yè)的整個成本產(chǎn)生過程有機的結(jié)合在一起，使得企業(yè)能夠有效的降低成本，同時各個原本分散的相關(guān)模塊自動連接，也使得生產(chǎn)成本流程能夠前后連貫的進行，而不會出現(xiàn)脫節(jié)，耽誤成本計算和管理。它是一個以計劃為導(dǎo)向的先進的管理方法。首先，企業(yè)確定它的一個總成本計劃，再經(jīng)過系統(tǒng)層層細分后，下達到各成本部門去執(zhí)行。即生產(chǎn)部門以此生產(chǎn)，采購部門按此采購等等。

(一)生產(chǎn)計劃

它是根據(jù)生產(chǎn)計劃、預(yù)測和客戶訂單的輸入來安排將來的各周期中提供的產(chǎn)品種類和數(shù)量，它將生產(chǎn)計劃轉(zhuǎn)為產(chǎn)品計劃，在平衡了物料和能力的需要后，精確到時間、數(shù)量的詳細的進度計劃。是企業(yè)在一段時期內(nèi)的總活動的安排，是一個穩(wěn)定的計劃，是以生產(chǎn)計劃、實際訂單和對歷史銷售分析得來的預(yù)測產(chǎn)生的。

(二)物料需求計劃

在主生產(chǎn)計劃決定生產(chǎn)多少最終產(chǎn)品后，再根據(jù)物料清單，把整個企業(yè)要生產(chǎn)的產(chǎn)品的數(shù)量轉(zhuǎn)變?yōu)樗枭a(chǎn)的零部件的數(shù)量，并對照現(xiàn)有的庫存量，可得到還需加工多少，采購多少的最終數(shù)量。這才是整個部門真正依照的計劃。

(三)能力需求計劃

它是在得出初步的物料需求計劃之后，將所有工作中心的總工作負荷，在與工作中心的能力平衡后產(chǎn)生的詳細工作計劃，用以確定生成的物料需求計劃是否是企業(yè)生產(chǎn)能力上可行的需求計劃。能力需求計劃是一種短期的、當(dāng)前實際應(yīng)用的計劃。

(四)車間控制

這是隨時間變化的動態(tài)作業(yè)計劃，是將作業(yè)分配到具體各個車間，再進行作業(yè)排序、作業(yè)管理、作業(yè)監(jiān)控。

(五)制造標(biāo)準(zhǔn)

在編制計劃中需要許多生產(chǎn)基本信息，這些基本信息就是制造標(biāo)準(zhǔn)，包括零件、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工序和工作中心，都用唯一的代碼在計算機中識別。具體包括：零件代碼，對物料資源的管理，對每種物料給予唯一的代碼識別;物料清單，定義產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的技術(shù)文件，用來編制各種計劃;工序，描述加工步驟及制造和裝配產(chǎn)品的操作順序。它包含加工工序順序，指明各道工序的加工設(shè)備及所需要的額定工時和工資等級等;工作中心，使用相同或相似工序的設(shè)備和勞動力組成的，從事生產(chǎn)進度安排、核算能力、計算成本的基本單位。

通過成本信息管理系統(tǒng)的實施，大大縮短周轉(zhuǎn)的時間；物流與資金流有效集成；加強物料采購和生產(chǎn)計劃，更加有效增強成本管理；為企業(yè)決策提供更加準(zhǔn)確、及時的成本報告；及時提供各種管理報告、分析數(shù)據(jù)；系統(tǒng)本身具有嚴(yán)格的內(nèi)部成本控制功能。

五、結(jié)論及建議

成本管理信息系統(tǒng)同步、敏捷、實時地做出成本響應(yīng);在掌握準(zhǔn)確、及時、完整成本信息的基礎(chǔ)上，為企業(yè)做出正確決策，能動地采取各種成本管理輔助措施。除了全面成本管理外，還在財務(wù)預(yù)測、生產(chǎn)能力、調(diào)整資源調(diào)度等方面發(fā)揮作用，配合企業(yè)實現(xiàn)全面信息化管理的大整合，成為企業(yè)進行供應(yīng)鏈管理及決策的平臺工具。

建立企業(yè)成本管理信息系統(tǒng)后，要確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、時效性、可靠性和前后、上下數(shù)據(jù)間的一致性，為科學(xué)決策與管理提供參考依據(jù)。隨著Internet技術(shù)的成熟，應(yīng)充分利用Internet，在成本信息管理系統(tǒng)增加與客戶或供應(yīng)商實現(xiàn)信息共享和直接的數(shù)據(jù)交換的能力，從而強化了企業(yè)間的聯(lián)系，形成共同發(fā)展的生存鏈，從而突出成本優(yōu)勢，提高競爭能力。最好的成本信息管理系統(tǒng)都是人在操作，所以必須充分重視這方面人才的培養(yǎng)，如分別對車間和部門負責(zé)人、財會人員、設(shè)計人員、生產(chǎn)計劃員、購銷人員、生產(chǎn)統(tǒng)計員、倉庫管理員等。

最近十年，由于信息產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，各行各業(yè)都在引入和不斷完善企業(yè)的信息化管理，來幫助企業(yè)生存，發(fā)展，以不斷積累企業(yè)的財富，這一點在實踐中也得到了驗證。

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[3]李冠.主編.現(xiàn)代企業(yè)信息化與管理[M].清華大學(xué)出版社.2014-3-1