檔案服務視角下高校檔案的信息化建設

劉彥麗

（武夷學院 檔案室，福建 武夷山 354300）

檔案服務視角下高校檔案的信息化建設

劉彥麗

（武夷學院 檔案室，福建 武夷山 354300）

摘要：檔案服務來自思想觀念、人員素質、科技發展、經費投入、資源管理等方面，針對檔案服務的主體和服務對象，從檔案工作者和利用者的不同角度分析、探究服務的現狀，借助數字時代這個平臺，加快檔案信息化建設，將檔案利用的重點轉移到檔案信息的傳播與共享，使多種載體的檔案在服務中發揮更廣泛的作用，體現自身價值。

關鍵詞：檔案服務；高校；檔案信息化；建設

高校檔案服務是因為組織或個人對檔案的需要，對檔案室（館）藏的檔案進行提供利用的工作，具有常規性與被動性的特點，在非主觀意識的驅使下，保持良好的工作狀態，完成常規的工作任務，保證檔案工作平穩常態。然而，檔案服務的服務模式，不能適應當今社會的科技發展，必須樹立主動服務的觀念，產生自覺服務行動，與時俱進，通過檔案服務的表象特征，基于科技發展平臺，加快檔案信息化建設的進程，將檔案利用的重點轉移到檔案信息的傳播與共享，使多種載體的檔案在服務中發揮更廣泛的作用，體現自身價值。

1　高校檔案服務存在的主要問題

1.1封閉傳統的管理方法制約了檔案服務的創新

1.1.1檔案工作的政治性束縛了信息資源的開發

建國初期黨和國家將檔案工作定性為政治性的工作，其任務是為黨和國家的各項工作服務。由于檔案本身的特點，高校檔案在服務方向、機要保密性、維護歷史見證等方面有一定的政治要求，使得檔案管理部門存在“為保管而保管”、“重保管輕利用”的思想，而檔案的利用是根據利用者的需要進行的。長期以來，檔案工作的政治性禁錮了檔案服務的創新，認為“你查我調”就是檔案利用的方式，根據需要提供利用是檔案工作者的職責，使檔案工作“安于現狀”，沒有社會效益與經濟效益的觀念；特別是在處理利用與保密的關系上，過于保守，在“利用危險，保密保險”思想驅使下，檔案提供利用是慎之又慎，局限于檔案實體的原始信息服務，缺乏積極主動的服務意識，忽視檔案與社會的結合點，在一定程度上阻礙了檔案用戶需求個性化與深層化的研究。對于整理好的檔案束之高閣，不能積極有效地開發檔案信息資源，造成檔案資源的浪費。

1.1.2重管理輕利用缺乏現代服務意識

從管理內容深度來看，高校檔案實體的收集、整理、保管是借助記錄檔案信息的紙張、膠片、磁帶、光盤等物質材料完成的，檔案實體管理的側重點是承載檔案信息的物質材料，是檔案本身，在管理方法上具有穩固性和單一性。目前，高校檔案管理對象仍是以紙質載體為主的實體檔案，中心工作是檔案的整理與保存，將承載信息的物質材料進行整理、歸檔，實施檔案管理工作的一切活動。傳統檔案服務內容多是提供檔案實體（載體）等物質原件為主，開展復制、閱覽和外借等服務項目，但缺乏對文件、檔案所承載的信息、知識的提供和集成的服務理念，沒有對檔案文獻信息中的知識單元、知識內容進行濃縮、提煉，引導用戶找到自己真正需要的信息的意識，沒有將最大限度滿足檔案用戶需求作為檔案工作的重要目標，檔案部門在深度發掘檔案信息、主動提供服務、創新服務方式等方面缺乏力度。

1.2利用者的檔案意識，削弱了提供利用的主動性

高校檔案利用者要具備兩個條件：有一定的檔案需求；具備一定的檔案利用能力，兩者是構成利用者的必備條件。檔案利用的效果和效益是由服務主體、服務對象、服務條件決定的，服務對象即檔案利用者的需求和自身利用能力構成其利用活動的內驅力。檔案需求的主觀愿望不可能達到檔案服務的目的，檔案需求推動人們行為活動的動機，是動機形成的內在條件，但行為動機不等于具備利用檔案的能力；具備了利用檔案的能力在需求條件下才能滿足需求，消除動機。高校檔案服務總要面臨檔案意識、檔案機構及利用者個人等方面的障礙，服務的形態模式顯得被動。

1.2.1檔案意識淡薄

千百年來，檔案在神秘面紗籠罩之下，人們對檔案的價值及其作用知之甚少，加之服務措施不力，影響了社會公眾的知情權，甚至會延伸到日后用戶對檔案的需求，失去很多的利用者。淡薄的檔案意識對檔案服務工作影響很大，檔案提供利用服務時，利用者的檔案需求在檔案利用中的地位和作用，成為檔案服務工作的主要研究對象。

1.2.2檔案機構的公眾形象欠佳

檔案機構的形象是指檔案館（室）行為及其活動的成果在社會上和人們的心目中留下的印象和獲得的評價，它是檔案機構的實際行為在公眾輿論和人們頭腦中的投影，是社會公眾的總體評價和認定，沒有良好形象的檔案機構不可能取得公眾的信任[1]。檔案利用者來源于公眾，檔案機構良好的公眾形象是檔案文化的綜合體現，是刺激社會利用需求的外在反映。社會利用需求是影響檔案意識的重要因素，檔案意識的思維之一是社會需求程度，包含硬性需求和彈性需求兩種，檔案機構的形象對利用者的彈性需求具有牽引作用。由于檔案機構的公眾形象是在具體的工作中樹立的，存在于工作的每時每刻，很難制定一個具體的范疇，因而，我們更多地是從社會形象、服務形象、管理形象等方面揭示檔案機構在工作中普遍存在的問題。

首先，為社會公眾提供檔案支持的社會形象。作為集中保管各門類檔案和開發檔案信息資源的檔案機構，應堅持積極作為，發揮檔案特有的優勢，加強相關檔案資料的收集梳理和鑒定利用，積極為公眾提供支持和幫助。

其次，優質高效的檔案服務是樹立良好形象的重要渠道，但要依靠檔案工作人員的共同打造。利用者利用檔案時，是基于一種需要、一種欲望，而且與接待查檔人員直接發生關系，因而，在實際工作中，人們總是把檔案提供利用作為衡量檔案館（室）業務開展情況的尺度，工作好壞的標志。

再次，塑造以知識管理為手段的管理形象。知識管理對檔案的信息管理進行了拓展和深化，目的是在檔案信息管理的基礎上通過知識挖掘和知識重組，實現知識共享和知識創新，提高組織的創新能力、反應能力以及技術技能提高應變能力。檔案部門在知識管理變革中進行精加工，使檔案情報化、知識化，形成組織體系多元化、人才體系綜合化、管理體系網絡化、服務體系社會化的創新體系[2]。

2　制約高校檔案信息化建設的主要因素

隨著信息社會的到來，高校檔案業務建設的重心向信息化、現代化方向轉移。從目前實際情況看，檔案的信息化建設還存在多種條件的制約。

2.1檔案管理面臨的經費問題影響著檔案信息化建設的質量

檔案信息化的重要環節是檔案信息的數字化過程，實現檔案信息的數字化、網絡化，管理服務的現代化，必須獲得相關軟、硬件設施的支持，而且不斷更新，需要投入大量的人力、物力、財力。檔案工作的經費來源是依靠行政撥款，也就是說，有限的經費投入難以滿足設備的不斷更新與換代，這種經費嚴重不足的狀況，難以滿足檔案信息化建設的需求[3]。

2.2檔案管理系統應用難以實現數字圖像與數字文本的統一管理

檔案信息數字化的內容包含檔案目錄信息數字化和檔案全文信息數字化兩個層面，每份歸檔文件的數字圖像或數字文本必須與其目錄數據建立聯系，才能有效的管理和利用。隨著現代科技水平的不斷提高，以計算機技術為主體的科學技術應用于檔案管理軟件的開發，利用計算機技術建立數據庫，集成檔案實體信息資源，將檔案承載的信息存儲、定位，建立檔案信息資源數據庫，向檔案用戶提供準確的服務。對于檔案全文信息的管理則存在兩種狀態：一是實體管理狀態，經過檔案實體的分類、歸檔，利用時通過智能檢索獲取查找信息，回歸到檔案實體的利用服務；二是采用電子掃描、計算機錄入等方式將檔案承載信息轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本，形成不同的記錄方式，提供保管、利用與檔案原件存貯信息真實一樣的數字化的檔案信息庫。

2.3檔案人才隊伍不能滿足檔案信息化建設的需要

長期以來，檔案隊伍建設是檔案界的熱議話題，現實工作中，檔案人員的“選”用通常是由人事部門進行操作的，主要體現在兩個方面：一是通過單位內部調整來完成檔案的人事匹配工作，這些人員的檔案專業知識缺乏，綜合素質不高，通常是先上崗后培訓；二是引進信息技術和信息化應用的專業人才，包括信息處理人員、數據庫生產與維護人員、網絡環境創建與維護在內的專業人才，建立適應信息化時代的檔案管理隊伍，然而，憑借檔案部門的社會認知度和影響力，不足以吸引這些高層次的人才充實檔案干部隊伍，形成實際操作人員占比重較大，懂管理、懂技術、懂業務的研究型、復合型人才匱乏的結構狀況。檔案隊伍的“育”人工作任重道遠，現有人員隊伍中，普遍存在知識面窄、知識老化等現象，即便是經過系統的檔案專業學歷教育和已經取得中、高級檔案專業技術職稱的人員，面對檔案管理工作中出現的新內容、新問題無以應對。檔案工作的性質、特點及發展，使得許多檔案專業的畢業生都不愿從事本專業的工作，或是從事一段時間后，放棄或轉行。上述種種原因，使檔案人才隊伍建設成為檔案信息化建設難以突破的瓶頸。

3　檔案服務視角下高校檔案信息化建設的思考

3.1以檔案服務促進高校檔案信息化建設

檔案服務在方法上具有“常規性”的特點，檔案管理部門存在“為保管而保管”的思想，傳統的“閉架借閱”“你查我調”的服務方式較為普遍。科學技術的進步，使檔案服務現狀面臨挑戰，利用者對檔案的需求不滿足于單一的載體形式，打破原來信息與載體合綜而一的理念，向著載體與信息的可分離性轉移，針對信息流動性特點，可以依附各種載體，利用者更多尋求的是檔案信息的傳遞與共享。由此，催生了檔案管理活動中應用現代信息技術，對檔案信息資源配置、管理和利用提供服務，實現以檔案實體保管為重點向社會提供服務為重點的轉變過程。相對而言，“創新性”的服務方式靈活多樣，現代化管理手段儲存的各種信息，更有利于利用和開發，為檔案工作注入了活力。檔案信息化建設是檔案管理現代化進程的核心，盡最大可能多投入基礎設施建設，強化檔案信息資源建設，制定檔案信息化的標準規范，提供檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設技術保障，開發應用系統，加強人才隊伍建設，這是檔案信息化的成功之本。面對日新月異的技術革命，我們應不斷探索新形勢下檔案信息化發展的規律，完善信息化體制機制，有效推進檔案信息化建設，提高檔案服務能力。

3.2以主動服務的理念推進高校檔案信息化建設

主動服務是指人與人之間在交往的過程中，所體現的個人為別人提供熱情、周到、主動的服務欲望。將這個理念融入檔案信息化建設中，可以實現檔案工作者角色的轉換，即：從檔案業務的操作者變為檔案審計員，履行監督、檢查和控制職責。檔案信息化建設是信息社會發展的必然，而主動服務對檔案信息化建設有推動作用。檔案工作者處于信息化建設的主導地位，有了主動服務的意愿，就會尋求有效的技術手段，實現服務方式的轉變。通過紙質檔案的數字化，電子文件的歸檔與接收，檔案中心工作由傳統的保管模式轉移到檔案信息管理模式，成為信息控制中心；檔案的媒介形式由單一的紙質向電子化、數字化方向發展；檔案管理軟件的開發，檔案網站建設，使檔案管理的數字化和傳輸平臺的數字化成為趨勢，檔案的利用由過去的“物流模式”轉化為“信息流動模式”，檔案應用凸顯及時化。在檔案信息化的過程中，檔案工作者的主動性受到兩種相反力量的促動和制約：一方面，為滿足社會需求，盡可能加快檔案信息化建設的步伐；另一方面，檔案信息化建設尤其是檔案數字化過程要遵循“利用優先，分步實施”的原則，不能盲目進行，因此說，主動服務的理念推進檔案信息化建設，檔案信息化進程的種種約束、矛盾，制約了主動服務的熱情。主動服務的理念參與了檔案信息化的運作，推進了檔案信息化建設。

3.3以社會需求為契機強化高校檔案信息化建設

檔案信息化建設是不可阻擋的歷史進程，社會對檔案需求開啟了檔案信息化建設的窗口，借助社會需求的動力，推動檔案信息化的質量上水平，運用技術化手段，存貯、管理、加工數字化，形成形式多樣、應用方便、快捷便利的高質量信息資源，實現供給能力的提高，以高質量的信息資源接受利用者的檢驗。檔案信息化建設所產生的效益和貢獻往往隱藏在建設成果的總效益之中，社會需求體現了信息化建設成果的價值，是檔案信息化建設價值的回歸。社會需求與信息化建設相互制約，協調發展。了解社會對檔案信息的需求，使檔案信息化建設有方向感；同時，行之有效的信息化建設，能夠滿足社會需求，兩者都是以社會利用需求為切入點，以體現檔案價值為基點。通過社會需求，研究和掌握社會對檔案信息需求的特點和規律，以此為參照目標，強化檔案信息化建設。

參考文獻：

[1]王建玲.檔案館的“公眾形象”與“社會影響”[J].檔案管理，2009(1):84.

[2]欒淑莉,劉金愛.談談網絡環境下的圖書館服務創新[J].現代情報,2003(1):102-103.

[3]姜以敏,于霞.加強人事檔案管理信息化建設[J].黑龍江檔案,2008(3):67.

（責任編輯：華偉平）

中圖分類號：G647.24

文獻標識碼：A

文章編號：1674-2109(2015)09-0106-04

收稿日期：2014-11-24

作者簡介：劉彥麗（1961-），女，漢族，研究館員，主要研究方向：高校檔案管理。

Status of Archival Services to Promote the Process of Informatization Construction of Archives in Colleges and Universities

LIU Yanli

（Archives Department，Wuyi University,Wuyishan,Fujian 354300）

Abstract:The archives service from the concept,the quality of personnel,technology,funding,resources management and other aspects,the main file service and the service object,service,to explore the status quo analysis from different angles in archives and users, with the help of this platform of the digital era,speeding up the construction of Archival information,will shift the focus to the spread of archives the file information and sharing,so that a variety of carrier archives play a broader role in service,reflecting their own value.

Key words:archives service;universities;archives;informationization;construction