高職高專院校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的初步思考

摘要:計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，使得會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化成為可能。高職高專院校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)，需要結(jié)合自身情況以及國(guó)家政策法規(guī)制定建設(shè)方案和管理制度，把提高會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、共享性和安全性作為建設(shè)目標(biāo)，為高職高專院校的發(fā)展提供基礎(chǔ)性資料。

高職高專院校的數(shù)量和招生規(guī)模同本科院校平分天下，培養(yǎng)了大量的高級(jí)技能型人才，為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)持續(xù)健康發(fā)展發(fā)揮了不可替代的作用。新常態(tài)下高職院校的作用和責(zé)任更加凸顯，作為記錄學(xué)校教育教學(xué)、科學(xué)研究、校園建設(shè)與發(fā)展等所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來(lái)賬目的財(cái)務(wù)檔案，對(duì)于分析資金投入產(chǎn)出效益、預(yù)測(cè)今后建設(shè)和改革方向提供了基礎(chǔ)性資料，為國(guó)家和地方政府分析高職高專院校的發(fā)展和建設(shè)情況提供準(zhǔn)確的信息。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，特別是財(cái)務(wù)活動(dòng)電算化，為財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化、信息化、電子化建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。高職高專院校財(cái)務(wù)檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，方便查閱與分析，才能充分發(fā)揮其資料價(jià)值。但是，目前高職高專院校的數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)、管理和使用仍存在不少問(wèn)題，制約高職高專院校財(cái)務(wù)分析效能，影響學(xué)校的管理和建設(shè)，不利于高職高專院校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

一、數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的重要意義

(一)方便查詢和分析

數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案采用計(jì)算機(jī)軟件管理檔案資料，建立了電子目錄以后，使用一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦或其他終端設(shè)備，取得授權(quán)許可，即可幾分鐘內(nèi)在任何地點(diǎn)查到所需要的資料，方便快捷。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案資料的查詢，需要趕到檔案存放地點(diǎn)，征得檔案管理員的同意，手工查詢目錄資料，根據(jù)目錄檢索再到檔案庫(kù)房翻閱相應(yīng)資料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，并且容易污損紙質(zhì)檔案。

根據(jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)綜合分析和比較資金使用效果，數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案通過(guò)調(diào)取原始資料，采用相應(yīng)軟件，數(shù)分鐘內(nèi)就可以得到所需要的報(bào)表。而根據(jù)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案資料，需要根據(jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料，人工分析數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和變化規(guī)律，需要占用大量的人力物力和財(cái)力，而且不能及時(shí)得到分析結(jié)果。

對(duì)于檔案資料，能夠及時(shí)查詢和分析，才是其存在價(jià)值的真正所在。

(二)提升財(cái)務(wù)管理效率和水平

采用數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)管理面臨大量的數(shù)字資料，需要建設(shè)相應(yīng)的硬件和軟件，包括計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)資源、會(huì)計(jì)專業(yè)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)均有所掌握的專門(mén)人才。管理者必須轉(zhuǎn)變觀念，科學(xué)管理，同時(shí)還需要及時(shí)更新知識(shí)，才能適應(yīng)新的工作環(huán)境，管理者能夠更加及時(shí)的掌握單位的財(cái)務(wù)運(yùn)行狀況，預(yù)測(cè)財(cái)務(wù)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，提高管理效率。

(三)節(jié)約資源

會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化，采用磁盤(pán)、光盤(pán)、服務(wù)器等方式存儲(chǔ)，原始憑證、記賬憑證、各種賬簿和報(bào)表等不再使用紙張書(shū)寫(xiě)或打印，降低打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等的使用率，降低了紙張使用，實(shí)現(xiàn)低碳環(huán)保工作模式。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化以后，提高了大量數(shù)據(jù)錄入和處理的效率，報(bào)表分析可以自動(dòng)生成，降低人力資源的占用，解放出來(lái)的人力資源可以投入到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析和預(yù)測(cè)等智慧型的工作中去，提高人力資源的勞動(dòng)質(zhì)量和效率。再者，采用數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案，不需要很大的房間就可以把一個(gè)單位的所有會(huì)計(jì)資料保存起來(lái)，節(jié)約空間和場(chǎng)地資源。

二、高職高專院校數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案存在的問(wèn)題

高職高專院校以培養(yǎng)高級(jí)技能型人才為己任，而我國(guó)傳統(tǒng)觀念認(rèn)為接受高等教育的目的是為了走向管理崗位，所謂學(xué)而優(yōu)則仕。所以，高職高專院校一直沒(méi)有受到社會(huì)各界的充分重視，沒(méi)有受到本科院校特別是研究型本科院校同樣的重視，導(dǎo)致其占有的軟硬件資源較少，會(huì)計(jì)部門(mén)也不例外。高職高專院校會(huì)計(jì)部門(mén)開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)，會(huì)計(jì)檔案電子化，面臨著一些特殊的問(wèn)題。

(一)重視不足，資金和人才投入均較少

會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)工作的附屬工作，往往沒(méi)有受到單位領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，相應(yīng)科室在學(xué)校的管理結(jié)構(gòu)層次中，還算不上三級(jí)科室，其工作屬于學(xué)校工作層級(jí)中的最底層。會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期以來(lái)沒(méi)有得到學(xué)校的重視，現(xiàn)代化建設(shè)更無(wú)從談起。校領(lǐng)導(dǎo)大多不清楚會(huì)計(jì)檔案室的工作內(nèi)容、工作職責(zé)、工作要求等基本知識(shí)，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案工作的發(fā)展和建設(shè)沒(méi)有工作計(jì)劃。如此，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)工作難以取得資金投入，難以有專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)都掌握的專業(yè)人才來(lái)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)難以取得進(jìn)展。

(二)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃的前瞻性不強(qiáng)

有些高職高專院校開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)，沒(méi)有根據(jù)數(shù)字化發(fā)展預(yù)測(cè)今后二十年的發(fā)展趨勢(shì)，網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件建成后五年左右就過(guò)時(shí)了，存放這些硬件設(shè)施的房間防水、防火等的安全等級(jí)較低，可擴(kuò)展的空間有限，沒(méi)有預(yù)留網(wǎng)絡(luò)接口，硬件升級(jí)困難，導(dǎo)致后期發(fā)展難以適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案的要求。由此帶來(lái)了資源使用年限的降低，造成了浪費(fèi)。

(三)管理制度缺失，檔案資料不完整

有效的管理制度是機(jī)構(gòu)高效運(yùn)行的保障，數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案建設(shè)需要相應(yīng)的管理制度為之提供運(yùn)行和維護(hù)的制度保障。但是，有些高職高專院校建立的信息化會(huì)計(jì)檔案，由于沒(méi)有配套的管理制度，資料收集、整理、歸檔不及時(shí)，沒(méi)有對(duì)原始資料進(jìn)行分析總結(jié)和歸納，使用和維護(hù)不能保證會(huì)計(jì)檔案的完整，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案容易出現(xiàn)缺失和不完整，甚至損毀，造成難以挽回的損失。

(四)信息化會(huì)計(jì)檔案工作人員專業(yè)知識(shí)不完整

信息化會(huì)計(jì)檔案工作人員，不僅需要熟練掌握會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，還需要掌握會(huì)計(jì)電算化以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識(shí)。但是，受到經(jīng)費(fèi)以及傳統(tǒng)觀念的影響，會(huì)計(jì)檔案管理人員大多由新進(jìn)人員或者將要退休人員管理，這些人員的最新會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)有限，會(huì)計(jì)檔案信息化管理的能力不強(qiáng)，制約著會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)。

三、高職高專院校數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案建設(shè)意見(jiàn)

(一)提高會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)特別是分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)自覺(jué)學(xué)習(xí)和更新會(huì)計(jì)知識(shí)，包括《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等，正確完整的認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案的歸檔內(nèi)容和要求，提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，重視會(huì)計(jì)檔案工作，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)。觀念改變和提升是事業(yè)成功的前提和基礎(chǔ)。

(二)重視會(huì)計(jì)檔案的硬件和軟件建設(shè)

會(huì)計(jì)檔案信息化、電子化建設(shè)，需要計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器以及存放這些設(shè)備的房間，建設(shè)這些設(shè)備和設(shè)施需要結(jié)合本單位的現(xiàn)狀以及未來(lái)至少二十年的發(fā)展趨勢(shì)，預(yù)留足夠的發(fā)展空間，避免頻繁大修、更換設(shè)備甚至搬遷，節(jié)約資源和資金，同時(shí)滿足未來(lái)的發(fā)展需要。購(gòu)置的存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案的軟件，要滿足兼容性、可升級(jí)、安全性、分級(jí)提供服務(wù)、自處理等功能和要求，簽訂安全和保密協(xié)議，明確權(quán)責(zé)。

(三)建立可操作的信息化會(huì)計(jì)檔案管理制度

考慮《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（征求意見(jiàn)稿），根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等，結(jié)合單位實(shí)際情況，制定切實(shí)可行

的詳細(xì)管理制度，是信息化會(huì)計(jì)檔案有效管理的制度保障。為此，可以從會(huì)計(jì)資料收集、整理、裝訂、歸檔、保管、鑒定銷(xiāo)毀以及查閱、維護(hù)、安全措施等環(huán)節(jié)制定管理制度，明確管理職責(zé)。屬于歸檔范圍的會(huì)計(jì)資料包括會(huì)計(jì)憑證（原始憑證，記賬憑證）、會(huì)計(jì)賬簿（總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，其他輔助性賬簿）、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告）以及其他會(huì)計(jì)資料（銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，納稅申報(bào)表，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料）等。

(四)培養(yǎng)或引進(jìn)專業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員，提升知識(shí)水平

會(huì)計(jì)檔案專業(yè)技術(shù)人員是檔案管理質(zhì)量和水平的決定性因素。根據(jù)單位的人員情況，把那些責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)能力好、愿意為會(huì)計(jì)檔案事業(yè)盡力盡責(zé)的人員派出去培訓(xùn)，充實(shí)和完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)技術(shù)能力?；蛘咭M(jìn)那些懂得計(jì)算機(jī)、信息管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)評(píng)估等專業(yè)知識(shí)的專業(yè)性技術(shù)人才，確保會(huì)計(jì)檔案工作優(yōu)質(zhì)高效開(kāi)展。

(五)提高數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的共享能力

會(huì)計(jì)檔案保管與維護(hù)價(jià)值主要體現(xiàn)在使用上，包括本單位用戶的使用以及相關(guān)單位用戶的使用。為此，需要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化信息的資源共享。目前，互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達(dá)，為會(huì)計(jì)檔案共享創(chuàng)造了客觀條件。當(dāng)然，資源共享需要遵循相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案資源利用的規(guī)定，符合法律規(guī)定?？梢愿鶕?jù)各單位的實(shí)際情況，對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化資源分級(jí)、分層次地共享，加入校園網(wǎng)系統(tǒng)，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限。把享受共享資源的用戶劃分為會(huì)計(jì)人員、會(huì)計(jì)檔案管理人員、上級(jí)管理人員、財(cái)務(wù)部門(mén)主管、校領(lǐng)導(dǎo)以及省市主管部門(mén)等不同的用戶，根據(jù)各自所擁有的訪問(wèn)權(quán)限，訪問(wèn)和使用相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案電子化資源。

(六)加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全性

21世紀(jì)的世界已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代、大數(shù)據(jù)時(shí)代、云計(jì)算時(shí)代，數(shù)據(jù)的錄入、傳輸、復(fù)制變得異常簡(jiǎn)單，這些技術(shù)的發(fā)展為會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化資源的獲取、存儲(chǔ)、傳遞和使用帶來(lái)了巨大的方便。但是，開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)據(jù)被修改、刪除和再編輯同樣變得容易起來(lái)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)有可能被惡意刪除或篡改，給會(huì)計(jì)檔案帶來(lái)安全隱患，危害到數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，而且，這種事故常常難以修復(fù)。為此，必須對(duì)數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案采取安全措施，例如雙備份或者多備份，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全密碼等。當(dāng)然，會(huì)計(jì)檔案的安全措施是相對(duì)的，沒(méi)有絕對(duì)的安全。安全性越高，所需要的投入也越大。可以采用多重安全措施，將會(huì)計(jì)檔案的安全性提高到該信息資料所需要的水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案信息化，可以提升檔案的使用效率、降低資源消耗，高職高專院校會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)，需要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性、完整性、安全性要求高，結(jié)合自身辦學(xué)經(jīng)費(fèi)有限、人力資源不足等實(shí)際情況，量力而行，并考慮空間和硬件的可擴(kuò)展性、兼容性要求，制定相應(yīng)的管理辦法，建設(shè)高質(zhì)量的會(huì)計(jì)檔案信息化管理模式，為高職高專院校的發(fā)展提供基礎(chǔ)性資料，分析高職院校的辦學(xué)效率，為學(xué)校以及政府的決策提供參考。