試論高速公路服務(wù)區(qū)強化內(nèi)控管理的手段和作用

河北省高速公路管理局服務(wù)管理中心秦皇島分中心 張穎

強化企業(yè)內(nèi)部控制的措施，需要針對業(yè)務(wù)和管理流程中暴露出來的問題，高速公路服務(wù)區(qū)要重新梳理了內(nèi)部控制制度，把內(nèi)控制度嵌入到業(yè)務(wù)流程的具體業(yè)務(wù)活動中，融合到各項管理規(guī)章制度中。

一、高速公路服務(wù)區(qū)企業(yè)內(nèi)控管理中存在的主要問題

目前，高速公路服務(wù)區(qū)在內(nèi)控,強化公司印章的保管、使用審批及監(jiān)督檢查存在漏洞。合同章的保管、使用由部門掌控，公司下設(shè)多個貿(mào)易業(yè)務(wù)部門，貿(mào)易分公司作為中間管理層，對貿(mào)易部門的管理未形成有效制約機制。部門負責人又是業(yè)務(wù)員身份，不相容職務(wù)的重疊也給其舞弊提供了方便。

公司缺乏專業(yè)人才，在市場行情分析機制、市場大幅波動決策機制等方面缺乏完善的業(yè)務(wù)經(jīng)驗，信息掌握、風險分析和評估能力、決策能力不強，制約和退出機制不健全。

企業(yè)內(nèi)控管理應(yīng)按照“試點先行、分批推進”的原則，開展內(nèi)控建設(shè)，提煉形成專業(yè)內(nèi)控流程標準公司未對甲公司的實際控制人、組織機構(gòu)、資信情況、資產(chǎn)實力狀況進行全面充分的了解，導致?lián)p失后追償?shù)目赡苄暂^小。

二、高速公路服務(wù)區(qū)企業(yè)內(nèi)控管理的治理結(jié)構(gòu)

結(jié)合領(lǐng)導班子每位成員的從業(yè)經(jīng)驗和專業(yè)所長，管理層成員之間進行明確分工。管理層每位成員必須重視內(nèi)部控制并且對其所負責的業(yè)務(wù)領(lǐng)域具有較高的識別風險和把控風險的能力，專業(yè)的人干專業(yè)的事。重大問題決策、重要干部任免、重大項目投資、大額資金使用等“三重一大”事項實行集體決策。重大決策實行可追溯的個人責任制度，無論是個人決策還是集體決策，均實行誰審批誰負責，完善決策失誤糾正和責任追究機制。

內(nèi)部組織機構(gòu)調(diào)整，縮短管理層次。提高公司全員風險意識，形成企業(yè)風險文化。經(jīng)營管理層形成安全—效益—規(guī)模的經(jīng)營理念，強調(diào)在風險可轉(zhuǎn)移、可化解和可承受的前提下，進一步追求效益，然后爭取擴大規(guī)模，穩(wěn)健的經(jīng)營理念和決策環(huán)境成為公司風險文化的基石。加強業(yè)務(wù)培訓和經(jīng)驗傳授，具體業(yè)務(wù)流程中，從業(yè)務(wù)的談判、簽約到執(zhí)行的過程中，每個環(huán)節(jié)所涉及到的相關(guān)人員識別風險能力較強，態(tài)度上主動愿意接受公司內(nèi)控的制約，防范風險的執(zhí)行力較好。

人力資源方面，完善相關(guān)專業(yè)人才的引進和調(diào)查考察制度，引進人才時，公司更加注意人員引進環(huán)境的任職調(diào)查，更加注重德才兼?zhèn)洌幼⒅貑T工良好職業(yè)道德素質(zhì)和職業(yè)操守的培訓。

聘請常年法律顧問參與公司重大經(jīng)營決策，為企業(yè)營造安全的法律環(huán)境。上述措施解決了公司內(nèi)控主體的問題，保障以各層管理者為主，所有員工均構(gòu)成內(nèi)部控制主體；高層管理層履行例外、非程序性的控制活動，中、低層執(zhí)行常規(guī)性、程序性的內(nèi)控。

三、高速公路服務(wù)區(qū)企業(yè)內(nèi)控管理的主要做法

(一)設(shè)置目標

根據(jù)公司可容忍風險度，確定貿(mào)易部門流動資金占用上限為2000萬元人民幣，授信額度是資金定額按1：1配套，如出現(xiàn)特殊行情等情況另行申請，將風險鎖定在限額內(nèi)。

(二)風險識別

執(zhí)行合同之前以傳簽、會簽和專題會的形式對意向項目進行合同評審，對新業(yè)務(wù)、新模式、新客戶、新產(chǎn)品等以專題會形式進行風險評估。

(三)風險評估

評審過程中，貿(mào)易部要對業(yè)務(wù)內(nèi)容、貿(mào)易模式、客商資信情況、經(jīng)濟效益可行性等方面作綜合的闡釋和判斷，其中經(jīng)辦人員要對市場進行調(diào)研和了解，進行貿(mào)易品種分析和業(yè)務(wù)市場判斷等；法律室關(guān)注其合同條款的合法性、規(guī)范性和適用性，財務(wù)部則關(guān)注其商務(wù)條款及經(jīng)濟效益預測等，綜合相關(guān)部門評估意見后交由相應(yīng)級別的決策者決定執(zhí)行與否。

(四)風險應(yīng)對

采取措施轉(zhuǎn)移風險至第三方，采取措施規(guī)避和化解風險，再衡量項目還需承擔的風險量，結(jié)合公司可容忍風險度進行決策。

(五)控制活動

貿(mào)易業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，及時、動態(tài)的掌握業(yè)務(wù)情況，對評估的風險采取手段應(yīng)對，隨時根據(jù)不同情況做出反應(yīng)。高速公路服務(wù)區(qū)堅持穩(wěn)健原則，并在日常業(yè)務(wù)中進行總量控制，同時注意加速持貨周轉(zhuǎn)速度，縮短存貨期。

四、高速公路服務(wù)區(qū)企業(yè)財務(wù)方面的具體措施

(1)建立輔助臺帳，記錄開證授信額度，并與財務(wù)帳內(nèi)的資金占用總額累計，控制在4000萬元以內(nèi)，動態(tài)進行跟蹤并預警。

(2)對每一筆出貨單均要核實回款情況，嚴格執(zhí)行款項未收回之前不簽字不放貨的剛性原則。

(3)考核辦法中增加對潛虧存貨的減值準備提取，杜絕業(yè)務(wù)部門操縱部門業(yè)績和賭市場的“賭博”做法，保證存貨的良性、均衡周轉(zhuǎn)。

五、高速公路服務(wù)區(qū)企業(yè)內(nèi)控管理應(yīng)采取的措施

(1)完善印章和資質(zhì)證書管理制度，加強內(nèi)部檢查和監(jiān)督力度。

(2)嚴格執(zhí)行合同管理制度，完善合同審核會簽管理制度，確保公司所有合同的100%審核率；建立合同集中歸口管理制度；定期對合同管理情況進行監(jiān)督檢查的常態(tài)機制，加強合同考核管理及指導。

(3)加強公司內(nèi)部審計對項目執(zhí)行的檢查和監(jiān)督作用。

高速公路服務(wù)區(qū)所反映的只是不完善的內(nèi)部控制所引起的問題之一，我們應(yīng)認真思考如何應(yīng)對目前企業(yè)所存在的各項問題，切實依據(jù)企業(yè)自身發(fā)展情況，從內(nèi)部控制的各個要素入手，全面建立起適合自己企業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)，以達到防范風險，促進企業(yè)發(fā)展。

六、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)開展內(nèi)控管理，就需要避免出現(xiàn)控制有效性問題，要注意企業(yè)內(nèi)控的重要性及公司工作重點，著重從“提升內(nèi)控法律層級、多樣化的宣傳交流方式、研究出臺解釋辦法和行業(yè)操作指南、加強監(jiān)督檢查”等方面進行了闡述，使企業(yè)內(nèi)控管理落到實處。