淺談公務(wù)車車輛保險(xiǎn)集中統(tǒng)一投保管理

中國石油天然氣股份有限公司潤(rùn)滑油分公司 董波

公務(wù)用車已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展運(yùn)行必不可少的保障工具，并且公務(wù)車作為企業(yè)的資產(chǎn)，還會(huì)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)和支出，如果管理不善，會(huì)給企業(yè)造成不必要的損失和麻煩。

隨著改革開放帶來的經(jīng)濟(jì)發(fā)展沖破地域限制，很多企業(yè)拓展成跨地區(qū)甚至是全國性企業(yè)，而隨之企業(yè)的公務(wù)車也出現(xiàn)了跨地區(qū)管理難的諸多問題，因此如何做好車輛管理，保障企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全和順利運(yùn)行，成為企業(yè)管理不可忽視的一方面。而通過車輛保險(xiǎn)集中統(tǒng)一投保，既能加強(qiáng)企業(yè)對(duì)車輛的管理，又能發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)，降低保險(xiǎn)費(fèi)用，能夠很好的為企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)省費(fèi)用。

一、實(shí)施車輛保險(xiǎn)集中統(tǒng)一投保的必要性、總體思路及原則

(一)公務(wù)車跨地區(qū)管理的弊端

(1)公務(wù)車由各地區(qū)下屬單位分散管理，容易造成總部對(duì)車輛資產(chǎn)監(jiān)管不嚴(yán)，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)下屬單位隱匿資產(chǎn)，做賬外賬，造成企業(yè)資產(chǎn)流失，甚至給企業(yè)帶來法律風(fēng)險(xiǎn)。

(2)下屬單位為追求利潤(rùn)，不投保必要的財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)，一旦發(fā)生事故，將給企業(yè)帶來額外的財(cái)產(chǎn)損失。

(3)下屬單位車輛管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，將私人車輛的保險(xiǎn)由企業(yè)承擔(dān)，增加企業(yè)負(fù)擔(dān)。

(4)由于車輛保險(xiǎn)分散投保，投保車輛數(shù)量少，保險(xiǎn)費(fèi)率難以在保險(xiǎn)公司取得較大優(yōu)惠力度。

(5)由于沒有上級(jí)企業(yè)的監(jiān)管，車輛使用者對(duì)車輛的使用和保養(yǎng)容易掉以輕心，造成維修費(fèi)用增加。

由于企業(yè)的公務(wù)車在使用過程中存在著上述各種風(fēng)險(xiǎn)和弊端，為了加強(qiáng)對(duì)公務(wù)車的管理，規(guī)避和降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)抵御自然災(zāi)害和意外事故的能力，充分發(fā)揮保險(xiǎn)保障企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全的作用，對(duì)公務(wù)車集中統(tǒng)一投保車輛保險(xiǎn)是十分必要的。

(二)公務(wù)車管理的總體思路及原則

在企業(yè)總部建立車輛信息管理平臺(tái)，對(duì)所有車輛集中統(tǒng)一投保車輛保險(xiǎn)。企業(yè)的公務(wù)車采取統(tǒng)一化、制度化，規(guī)模化管理。遵循合理投保，操作規(guī)范的原則，采用集中采購、屬地管理的政策對(duì)公務(wù)車保險(xiǎn)進(jìn)行管理。

二、實(shí)施車輛保險(xiǎn)集中統(tǒng)一投保的前期準(zhǔn)備工作

(一)在保險(xiǎn)公司方面需要做的前期準(zhǔn)備工作

首先選擇幾家知名度，規(guī)模和信譽(yù)比較好的保險(xiǎn)公司進(jìn)行評(píng)估，經(jīng)過考察和對(duì)比，選擇一家綜合能力最強(qiáng)，能夠滿足企業(yè)投保需求的保險(xiǎn)公司，進(jìn)行車輛保險(xiǎn)集中投保。

為確保車輛保險(xiǎn)集中統(tǒng)一保險(xiǎn)能夠順利實(shí)施，選擇的保險(xiǎn)公司應(yīng)具備以下條件：

(1)保險(xiǎn)公司信譽(yù)良好，有賠付能力。

(2)保險(xiǎn)公司規(guī)模大，覆蓋面廣，在各地區(qū)都有分支機(jī)構(gòu)，能夠滿足企業(yè)不同地域的各下屬單位都能在當(dāng)?shù)赜斜ｋU(xiǎn)公司提供服務(wù)。

(3)保險(xiǎn)公司的費(fèi)率低，投保成本低，服務(wù)質(zhì)量好。

(4)保險(xiǎn)公司設(shè)置專門的項(xiàng)目組，建立完善的組織機(jī)構(gòu)，配備責(zé)任心強(qiáng)，認(rèn)真細(xì)致的專業(yè)人員進(jìn)行管理。保險(xiǎn)公司項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)設(shè)立在投保企業(yè)總部所在城市，負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)保險(xiǎn)事宜。

(5)保險(xiǎn)公司建立逐級(jí)上報(bào)，總部匯總核對(duì)的管理模式。保險(xiǎn)公司總部及各分支機(jī)構(gòu)與投保企業(yè)總部和下屬單位分別建立總對(duì)總、分對(duì)分核對(duì)機(jī)制。即保險(xiǎn)公司下屬分公司與企業(yè)當(dāng)?shù)叵聦賳挝粚?duì)投保信息進(jìn)行核對(duì)，然后保險(xiǎn)公司分支機(jī)構(gòu)和企業(yè)下屬單位再分別將信息上報(bào)給自己的總部機(jī)構(gòu)，保險(xiǎn)公司總部與企業(yè)總部再進(jìn)行信息核對(duì)。這樣四邊形的核對(duì)方式有利于確保投保信息的準(zhǔn)確性。

(6)保險(xiǎn)公司要建立差錯(cuò)制度，一旦出現(xiàn)差錯(cuò)，做到及時(shí)補(bǔ)救，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

(二)在企業(yè)方面需要做的前期準(zhǔn)備工作

1、在企業(yè)總部設(shè)立保險(xiǎn)管理辦公室，職責(zé)是：

(1)擬訂保險(xiǎn)管理有關(guān)制度，并組織實(shí)施；

(2)組織各單位車輛管理部門對(duì)車輛進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)承受能力提出投保建議和預(yù)案；

(3)制定保險(xiǎn)計(jì)劃和投保方案；

(4)審核、監(jiān)督保險(xiǎn)方案實(shí)施情況，及時(shí)解決投保過程中出現(xiàn)的問題；

(5)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各下屬單位與保險(xiǎn)公司之間的業(yè)務(wù)溝通和往來；

(6)處理與保險(xiǎn)有關(guān)的其他事宜。

2、在各下屬單位相應(yīng)部門設(shè)立車輛保險(xiǎn)管理崗位

各下屬單位對(duì)照總部保險(xiǎn)管理辦公室職責(zé)，制定本單位保險(xiǎn)管理崗位職責(zé)。

3、建立車輛信息平臺(tái)或車輛管理臺(tái)賬

各下屬單位車輛保險(xiǎn)管理崗相關(guān)人員應(yīng)與財(cái)務(wù)人員核對(duì)車輛資產(chǎn)信息，錄入信息平臺(tái)上報(bào)總部，企業(yè)總部保險(xiǎn)管理崗位人員負(fù)責(zé)匯總和核對(duì)信息，并且再與保險(xiǎn)公司總部的匯總信息進(jìn)行核對(duì)。做到車輛實(shí)際管理部門、財(cái)務(wù)部門和保險(xiǎn)公司三方的數(shù)據(jù)一致。

三、車輛保險(xiǎn)集中統(tǒng)一投保的實(shí)施步驟

(一)各下屬單位上報(bào)保險(xiǎn)計(jì)劃，保險(xiǎn)計(jì)劃應(yīng)包括以下內(nèi)容

(1)保險(xiǎn)計(jì)劃編制說明。

(2)車輛保險(xiǎn)標(biāo)的種類和基本信息，包括：車牌號(hào)、被保險(xiǎn)人、行駛證車主、廠牌型號(hào)、發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)、車架號(hào)、車輛種類、初次登記日期、新車購置價(jià)、核定載客（人）等信息。

(3)投保的具體險(xiǎn)種，包括：交強(qiáng)險(xiǎn)、車輛損失險(xiǎn)，第三者責(zé)任險(xiǎn)、全車盜搶險(xiǎn)、車上人員責(zé)任險(xiǎn)、玻璃單獨(dú)破碎險(xiǎn)、車身劃痕險(xiǎn)、自燃損失險(xiǎn)、不計(jì)免賠特約險(xiǎn)等。

(4)商業(yè)保險(xiǎn)和交強(qiáng)險(xiǎn)的保險(xiǎn)期限。

(5)代繳的車船使用稅等。

(二)策劃保險(xiǎn)方案

保險(xiǎn)管理辦公室根據(jù)下級(jí)單位上報(bào)的保險(xiǎn)計(jì)劃，考慮歷年商業(yè)保險(xiǎn)基數(shù)，在合理轉(zhuǎn)嫁風(fēng)險(xiǎn)的前提下，根據(jù)資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估情況確定需投保的項(xiàng)目、保險(xiǎn)標(biāo)的價(jià)值、預(yù)計(jì)保費(fèi)支出、設(shè)計(jì)確定車輛保險(xiǎn)方案。

(三)簽訂保險(xiǎn)合同、協(xié)議

由企業(yè)總部保險(xiǎn)管理辦公室牽頭，與保險(xiǎn)公司簽訂保險(xiǎn)合同、協(xié)議，并將合同、協(xié)議等資料在保險(xiǎn)管理辦公室備案管理。

(四)保險(xiǎn)費(fèi)用的支付

(1)在開始投保時(shí)，保險(xiǎn)公司各分支機(jī)構(gòu)與企業(yè)當(dāng)?shù)叵聦賳挝缓藢?duì)車輛信息，準(zhǔn)確計(jì)算出保險(xiǎn)費(fèi)用，在經(jīng)過企業(yè)下屬單位審核無誤后，上報(bào)給保險(xiǎn)公司總部。同時(shí)，企業(yè)下屬單位也將保險(xiǎn)公司的數(shù)據(jù)上報(bào)給企業(yè)總部。

(2)保險(xiǎn)公司總部匯總各分支機(jī)構(gòu)的保險(xiǎn)數(shù)據(jù)，在審核無誤后，報(bào)送給企業(yè)總部進(jìn)行核對(duì)，企業(yè)總部匯總審核各下屬單位上報(bào)數(shù)據(jù)，再與保險(xiǎn)公司總部數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)投保信息和保險(xiǎn)費(fèi)用準(zhǔn)確后，由企業(yè)總部將保險(xiǎn)費(fèi)用統(tǒng)一支付給保險(xiǎn)公司總部。

(3)保險(xiǎn)公司總部在收到保險(xiǎn)費(fèi)后，立即將保險(xiǎn)費(fèi)劃轉(zhuǎn)到各分支機(jī)構(gòu)，分支機(jī)構(gòu)收到保險(xiǎn)費(fèi)后，第一時(shí)間出具保險(xiǎn)單和發(fā)票，并采取郵寄或者專人送達(dá)的方式，傳遞給企業(yè)各個(gè)投保單位。

(4)企業(yè)總部從下屬單位上收保險(xiǎn)費(fèi)用，保險(xiǎn)費(fèi)用由各下屬單位自行承擔(dān)。

(5)保險(xiǎn)單和發(fā)票由企業(yè)投保的下屬單位留存和保管，以備車輛發(fā)生事故時(shí)，投保的各下屬單位在當(dāng)?shù)乇ｋU(xiǎn)公司分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行保險(xiǎn)理賠。

(6)保險(xiǎn)費(fèi)支付時(shí)間可以分為月付、季付或者年付，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況與保險(xiǎn)公司協(xié)商辦理。

(五)保險(xiǎn)理賠

企業(yè)各下屬單位在車輛出險(xiǎn)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知當(dāng)?shù)乇ｋU(xiǎn)公司分支機(jī)構(gòu)，按照保險(xiǎn)理賠程序進(jìn)行索賠。保險(xiǎn)事故的報(bào)案和索賠都由出險(xiǎn)單位直接跟保險(xiǎn)公司分支機(jī)構(gòu)聯(lián)系辦理。如果遇到重大事故，各下屬單位必須上報(bào)企業(yè)總部保險(xiǎn)管理辦公室，由保險(xiǎn)管理辦公室協(xié)助解決。

(六)保險(xiǎn)檔案與信息管理

企業(yè)總部及各下屬單位車輛保險(xiǎn)檔案與信息需由專人負(fù)責(zé)管理。保險(xiǎn)檔案管理的具體辦法，應(yīng)參照檔案管理的相關(guān)規(guī)定。

車輛保險(xiǎn)檔案包括：

(1)車輛保險(xiǎn)計(jì)劃和方案。

(2)保險(xiǎn)投保標(biāo)的詳細(xì)信息。

(3)保險(xiǎn)合同、保險(xiǎn)單（證）、發(fā)票等。

(4)保險(xiǎn)事故損失及索賠的相關(guān)資料。

(七)保險(xiǎn)工作檢查與監(jiān)督

(1)企業(yè)總部保險(xiǎn)管理辦公室定期組織相關(guān)部門對(duì)車輛保險(xiǎn)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。

(2)對(duì)于違反企業(yè)規(guī)定，有下列情形之一，且情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)給予責(zé)任單位和責(zé)任人以處罰或處分：不按規(guī)定辦理車輛保險(xiǎn)；不按規(guī)定支付保險(xiǎn)費(fèi)用；車輛管理不善，事故頻發(fā)，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失；將個(gè)人車輛保險(xiǎn)費(fèi)用由企業(yè)承擔(dān)等。

(八)建立保險(xiǎn)公司服務(wù)質(zhì)量反饋制度

定期對(duì)保險(xiǎn)公司的服務(wù)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，橫向比較保險(xiǎn)公司服務(wù)質(zhì)量，費(fèi)率標(biāo)準(zhǔn)等，督促保險(xiǎn)公司提升服務(wù)水平和優(yōu)惠力度，有利于企業(yè)對(duì)投保的保險(xiǎn)公司進(jìn)行考核，及時(shí)作出調(diào)整，獲得最優(yōu)惠費(fèi)率，最優(yōu)質(zhì)服務(wù)。對(duì)保險(xiǎn)公司的評(píng)價(jià)可以通過制定評(píng)價(jià)表，由下屬單位進(jìn)行打分或匯報(bào)，通過下屬單位對(duì)保險(xiǎn)公司服務(wù)情況的反饋，考核保險(xiǎn)公司的服務(wù)質(zhì)量。

四、結(jié)束語

跨地區(qū)和全國性企業(yè)在發(fā)展過程中，面臨不同地域的政策差異更復(fù)雜，充分利用總部資源，實(shí)現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)從而降低成本，更應(yīng)該是企業(yè)關(guān)注的重點(diǎn)。通過采取車輛保險(xiǎn)集中統(tǒng)一投保，能夠使跨地區(qū)和全國性企業(yè)加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)的管理，規(guī)避不同地域的政策限制，實(shí)現(xiàn)降本增效的企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。