高校學籍檔案信息化管理研究

摘要：隨著科學技術的發展，學籍檔案管理也走上了信息化道路，檔案管理人員如何應對這一挑戰，更好地完成檔案的信息化管理是當前檔案管理的工作重點和難點。基于此，文章分析了目前高校學籍檔案信息化管理中存在的問題，并提出了相關對策，以供參考。

關鍵詞：高校學籍檔案；檔案管理；信息化管理；檔案信息安全；數字信息 文獻標識碼：A

中圖分類號：G424 文章編號：1009-2374（2015）10-0012-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.0859

學籍檔案管理是高校日常管理的重要組成部分。對于校方而言，學籍檔案不僅能促進學生管理工作，還能幫助教師更好地了解學生狀態，切實保證教學活動的正常進行和學術的公正性。對于學生而言，通過學籍檔案可以更加清晰地了解自己的信息，明確努力方向，促進個人進步。總之，學籍檔案具有非常重要的作用，做好學籍檔案管理對學校、老師和學生都有非常重要的意義。隨著科學技術的發展，學籍檔案管理也走上了信息化道路，管理人員如何應對這一挑戰，更好地完成檔案的信息化管理是當前檔案管理的工作重點和難點，本文對此進行了相關探討。

1 檔案信息化管理概述

1.1 學籍檔案信息化管理的概念

在新形勢下，加強學籍檔案的信息化建設，是高校適應時代和社會發展的必然趨勢，也是提高學籍檔案信息管理和服務水平的必由之路。檔案信息化是以計算機、網絡、信息技術為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學最新理論為指導，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。由此，所謂“學籍檔案信息化管理”，指的就是將計算機網絡技術應用于學籍檔案管理中，把紙質檔案信息通過計算機轉換成數字信息進行存儲和管理。

1.2 學籍檔案信息化管理的特點

學籍檔案信息化管理不同于以往的紙質檔案管理，具備如下四個新特點：

1.2.1 檔案內容虛擬性。在網絡環境中，學籍檔案信息化管理的對象主要是數字化的檔案信息資源，具備一定的虛擬性，不再是看得見、摸得到的紙質載體。其管理內容主要來自于兩個渠道：（1）將原有的紙質檔案盒聲像檔案的檔案信息通過數據壓縮、掃描技術等轉化而成的數字信息資源；（2）在網絡環境下的業務流程中生成的數字化信息。

1.2.2 管理手段技術化。與傳統的人工管理方式不同，學籍檔案信息化管理的手段技術含量高，各個環節自動化程度也較高。具體來說，是以信息技術為基礎，依靠計算機、網絡和通信技術，并融合了數據庫技術、檢索技術、多媒體信息處理技術等。

1.2.3 檔案資源集成性。傳統檔案以紙為載體，所載信息量是非常有限的，而且需占用較大的存儲空間。學籍檔案的信息化管理突破了空間限制，利用網絡技術對分布于不同節點上的信息資源進行整合和統一管理，存儲信息量十分豐富，實現了資源的集成存儲。

1.2.4 信息利用率高。傳統的檔案信息利用一般僅限于查閱、復印等，速度慢、效率低。在學籍檔案信息化管理系統中，在線服務使用戶在任何時間和地點都能通過網絡進行信息檢索，不僅方便用戶查找和調取檔案信息，也提高了數字檔案館的使用效率。

2 高校學籍檔案信息化管理中存在的問題

2.1 軟硬件投入難以滿足管理要求

由于經費限制、管理者理念等原因，許多高校在檔案信息化管理中的軟硬件投入上遇到了重重障礙，導致相關設備和軟件難以滿足管理要求。在當今的信息社會，檔案信息不僅是學生、學校的寶貴財富，更是社會的寶貴財富，不能認識到這一點，就不能從根本上轉變觀念。

2.2 服務方式和內容開發程度不夠

學籍檔案管理人員的專業素質往往不強，且因循守舊，對于檔案的信息化管理缺少學習和研究，導致檔案服務方式和內容開發程度嚴重不足，不能做好引導和檔案信息的檢索、輸出工作，難以深入到信息層面，阻礙了由檔案文獻到檔案信息的服務方式和服務內容的轉化。

2.3 檔案信息的安全存在隱患

由于技術的限制，目前檔案信息的安全問題仍然令人擔憂：（1）網絡本身的開放性存在隱患，容易受到各種攻擊；（2）電子檔案載體的安全性也存在損毀的風險，一旦保護工作不到位，容易造成信息的丟失甚至毀滅。

3 相關對策

3.1 轉變觀念，加快軟硬件建設

要全面實現高校學籍檔案的信息化管理，就必須加快軟、硬件建設，配置與管理目標和管理內容相適應的軟硬件設備，主要包括計算機、交換機、路由器、存儲器、服務器等。此外，還應配備或者聘請專業研發人員根據本校實際情況，開發適合本校使用的專門的檔案利用軟件以及數據庫管理系統、便捷的操作系統和高可靠性的信息安全系統。

誠然，軟硬件的投入需要不菲的經費。這就需要相關領導和工作人員積極轉變檔案管理觀念，不能再簡單地將檔案資料輸入電腦等同于檔案信息化管理，應認識到其重要意義，主動學習和接受新技術、新流程。這里要重點指出的是，相關領導應對檔案管理信息化建設做一個長遠的規劃，對檔案管理做戰略性思考，在推進本校檔案信息化管理方面做好總體規劃，將理論與實踐切實結合起來。如此才能產生加快檔案管理信息化建設的長遠動力，進而加大投入力度，切實保證軟硬件滿足信息化管理的目標要求。

3.2 加強培訓，建立復合型人才隊伍

復合型人才隊伍在檔案信息化管理中是必不可少的，人才的欠缺是阻礙檔案管理發展的根本原因。我國目前的檔案管理人員非科班出身的人員占到了一大部分，即使是科班出身也往往在日復一日的工作中丟掉了專業知識和技能，這對于檔案信息化管理十分不利，因此必須加強培訓和人才引進，建立一支復合型的檔案管理人才隊伍。檔案的信息化管理不僅需要計算機硬件、軟件人才，更需要信息加工、整合、分析與研究人員，數據庫生產與維護人員，而且對管理人員自身的知識結構提出了很高要求，單一的人才隊伍已經難以滿足檔案信息化管理的要求。高校檔案管理部門在進行檔案信息化管理的同時，應建立起一支專業技術、信息綜合能力都過硬的人才隊伍，能夠嫻熟地進行信息的轉換、存儲、輸出和利用，切實提高檔案服務效率和信息開發深度。

3.3 內外結合，保障檔案信息安全

以上已經提及，由于人為因素和技術因素，檔案信息面臨較大的安全隱患。要保障檔案信息的安全性，必須內外結合，從內因和外因著手。內因方面，主要是指管理人員和檔案使用人員在操作時要遵循規范，增強檔案安全意識和保密意識，不能在檔案網站上隨意發布信息，對已發布的信息進行嚴格審查和管理，杜絕泄密事件發生；此外，電子檔案信息的存儲載體，如光盤、硬盤、磁帶等必須選用質量好、性能優的產品，并按照存儲介質的維護要求進行細心維護，控制好濕度和溫度等，防止人為因素造成的介質損壞。外因方面，面對復雜的網絡環境和各種破壞程序應提起高度注意，利用訪問控制、加密簽署、防火墻、漏洞掃描技術、入侵檢測等多種手段進行信息安全防范和保護。

4 結語

高校學籍檔案管理的信息化是在社會進步條件下適應時代發展的產物，信息社會要求高校的檔案管理應更加科學化和數字化，只有這樣才能切實發揮檔案信息的最大利用價值。高校檔案管理朝著信息化的方向發展，無論是對于校方還是學生都有非常重要的意義，將提供很大幫助。作為一名高校檔案管理員不僅需要提升專業素質，還要熟練掌握計算機信息管理操作系統，提高信息處理、分析和整合能力，如此才能適應學籍檔案信息化管理的要求。

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作者簡介：田甜（1982-），女，漯河醫學高等專科學校助理館員。

（責任編輯：周 瓊）