企業財務報銷信息化平臺搭建探析

北京電信規劃設計院有限公司 王玲

隨著計算機科學技術的飛速發展，信息化已廣泛應用于社會各行各業的各個領域。會計工作也慢慢脫離了手工記賬，會計電算化已普及至各企業內部，浪潮、金蝶、用友、SAP、Oracle已經是大家耳熟能詳的會計電算化應用程序。而隨著終端會計數據的電算化，前端財務報銷審批流程的信息化也正慢慢興起。本文即針對前端審批流程，對企業財務報銷信息化平臺的搭建進行粗淺的研究，希望能對后來者能有所幫助。

一、財務報銷信息化的概念

財務報銷信息化是指運用電子互聯網和計算機技術，將財務報銷和信息技術相結合，由傳統的手工簽字審批變為電子流程審批的一種全新的會計管理模式。財務報銷信息化集合了手工審批和信息化的優點，能夠更好地實現會計信息的整合，有效地提高工作效率，在保證會計信息的準確性、真實性、統一性和完整性的基礎上，能夠幫助管理層更好地進行經營管理決策，以推進企業健康、可持續地發展。

二、財務報銷信息化的意義

將財務報銷由手工簽字審批變革為電子流程審批，一般表現為電子審批流程節點的流轉，而原始票據不再流轉，這樣首先受益的是報銷人。手工簽字審批時報銷人需拿著發票或是審批單逐個找相關領導簽字，而由于大多領導都很忙，不是隨時都能找到，所以一項費用的報銷可能需要拖很長時間才能被領導審批完畢。而電子流程審批就極大地減少了報銷人的體力勞動，不用跑來跑去找領導了，而且電子流程審批只要有互聯網就可以，領導即使出差在外也可以審批，極大地縮短了審批時間，提高了費用審批的效率及財務信息的及時性。而且在審批的過程中報銷人可以隨時查看自己費用的審批情況，當時環節審批人是誰，有利于自己把握監控。報銷人也可以查看自己報銷的歷史記錄，要想知曉曾經的報銷情況不用再去財務查賬，自己就能在這個信息化平臺上解決。

對審批領導來說，電子流程審批也為費用的審批提供了很大的便利。領導不會再被隨時隨地的手工簽字而打擾，可以自由選擇審批的工作時間。可以利用各種閑散的時間，也可以進行集中審批。而且現在除了聯接互聯網的計算機可以進行電子流程審批，甚至有些操作平臺可以在手機上操作，方便領導隨時隨地審批流程。所有這些既節約了審批時間又提高了工作效率。

對財務部門來說電子流程審批更是意義重大。首先從預算監控方面來說，電子流程審批使預算監控開始的時點向前延伸了，這給預算控制提供了更大的空間。手工簽字審批時只有當領導都審批完畢了財務人員才知曉此項費用的發生，而電子流程審批時，只要報銷人發起了報銷流程財務人員就能第一時間知曉。而且電子流程審批能夠起到一個過程監控的作用，財務人員可以隨時查看費用的審批情況，這樣管控起來就會更游刃有余。其次財務分析方面來說，電子流程審批由于其具有統一定制的格式，一般平臺都會有導出EXCLE表功能，這樣就可以利于EXCLE表這一強大的數據統計分析工具進行財務分析了。而且可以將統計分析提前至入賬之前，這也擴大了管控的空間、提高了管控力度。再次從內部管理需要方面來看，財務報賬信息化平臺可以依企業內部管理的需要設置很多個性化的東西，例如在差旅費報銷單上加入出差期間、出差天數字段，在招待費報銷單上加入費用明細字段，在會議費報銷單上加入會議類型字段等等，這些個性化的設置都可以為企業內部管理控制提供很多有用的分析數據資料，將以前的手工臺賬轉化為系統自動提取。最后從內部控制方面來看，由于電子審批流程是按照企業內部財務制度的要求而固化下來統一定制的，有高度的統一性。而且固化的流程操作減少了人工出錯的可能性，也提高了準確性。

三、財務報銷信息化平臺搭建

財務報銷信息化平臺的搭建主要有以下幾個步驟：

(一)制度梳理

在信息化平臺搭建之前一定要梳理好企業的內部控制管理制度，此制度包括所有財務報銷相關的制度，因為財務報銷流程信息化平臺的搭建就是一個將審批流程固化的過程，只有理清了企業的管理脈絡才能更好地實施后繼的程序。

(二)需求分析

結合企業自身的實際情況和財務管理模式，不僅要對費用性質進行歸納、匯總、分析，而且要對各項費用的審批流程進行整理，明確自己的需求，是以審批流的不同為主線還是以費用類別的不同為主線。以一個服務業企業為例，審批流可能有以下幾種：生產部門直接審批的費用；生產部門審批歸口部門統一管理的費用；重大事項需要公司領導審批的費用。費用類別可能會有差旅費、會議費、招待費、辦公費、水電費、郵政通訊費、房租物業費、職工薪酬、車輛使用費等等。一個企業管理的越細致審批流的種類會越多，而企業業務越復雜費用類別也會越多，但通常一個企業的審批流的類別會遠少于費用類別，這樣如果選擇了以審批流為主線就會導致前面的設置簡單而后繼的分解復雜；而如果選擇了以費用類別為主線會導致前面的設置繁雜而后繼分解簡單。個人建議以費用類別為主線，因為由細到粗容易，而由粗到細就困難了。而且以費用類別為主線無論是員工填報時還是領導審批時都會一目了然，更直觀，也更方便日后對財務數據的統計分析。

(三)平臺搭建

針對已選定的費用類別主線，根據企業內部控制管理制度，將各項費用的審批流程固化下來，包括設置成本中心、配置審批角色、審批權限，設計審批流程節點，對于企業重點關注需要事前申請的事項，還有事后報銷時對事前申請的關聯匹配。此階段的設計一方面要滿足內部控制管理制度的要求，另一方面也要從報銷人員的角度出發，搭建一個人性化，易學習、易掌握、方便、便捷的操作平臺，以便報銷人員迅速掌握各項費用的報銷方法，這樣會有效減少了財務人員在日常報銷過程中解釋和培訓工作。

(四)上線測試

根據企業提出的設計要求，開發人員在完成相關設計后必須要進行上線前的測試。此過程非常重要，測試時要全面考慮手工審批時會遇上的各種問題，建議財務人員和報銷人員同時參與進來，這樣考慮問題會更全面、更充分。這個檢查的過程需要對每一條流程、每一種情況都測試到，發現問題后在上線前就解決好，這樣才能保證上線后該審批流程能夠真正滿足日常財務報銷的需求，流轉起來也暢通無阻。

(五)員工培訓

對于一個全新事物的介入，在正式使用前都要有一個員工培訓的過程。因為財務報銷信息化平臺跟每位員工都息息相關，所以企業各級員工都要重視平臺的應用，員工培訓需要全員參與進來。培訓工作可以由財務人員完成也可以由平臺顧問完成，需要詳細講解各項費用如何填寫、如何發起、如何查看，系統內設置的每個字段的意義，每一個菜單的用途等一系列問題。也可以對每項費用的報銷制作詳細的流程圖說明，在企業內部公開發布，方便企業每位員工學習使用。

(六)優化更新

上線后，隨著員工的使用和熟悉會發現一些問題，也可能會提出一些新的需求，這就要對信息化平臺進行后續的優化。而且即使是企業信息化平臺搭建后仍需重視制度建設，財務制度是信息化平臺搭建的根基，信息化平臺是財務制度更直觀的體現。隨著企業的發展變化可能之前固化下來的審批流程已經不能滿足現在管理的需要，這就需要對財務制度和報賬平臺不斷地進行更新，與時俱進。

綜上所述，雖然在報銷平臺的搭建過程中主要是財務人員和平臺設計人員之間在溝通交流，但這中間的每個步驟都需要公司領導的支持與協助，需要領導的高度重視，只有領導重視了信息化平臺能才在企業內部順利推行并更好地服務于企業。

四、財務報銷信息化的問題及建議

當然，凡事有利必有弊。財務報銷信息化在極大地提高了工作效率的同時，也存在其弊端。主要有以下兩個方面：

(一)提供信息的相對不完整性

每個人的需求不同，側重點也不同，所以可能定制的電子報賬單并不能完全提供每個審批人想要的信息，一部分信息的缺失可能會導致審批的不完整性。因此在開發報賬單時應廣泛征求各級領導的意見建議，盡量將信息設置完整，以保證審批質量。

(二)增大了審批風險

因為電子流程審批過程中原始憑證不再流轉，審批領導不再能看到原始發票的實物。原始憑證與審批流程脫節，可能使領導的審批判斷不再那么直觀，這樣就增大了領導的審批風險。這種情況下，可以在領導審批前加一個初核環節對報賬單的填寫內容及原始發票進行審核，有效降低后續領導的審批風險。

時代的發展要求財務人員要不斷地學習新知識、掌握新方法，也要求企業要不斷地更新變革，采用新的管理模式、使用新的管理工具。財務報銷信息化平臺雖然有其自身的缺陷，但其仍以不可阻擋之勢植根于各個企業。相信財務信息化在提供高效、便捷服務的同時一定能促進企業更快更好地發展。