淺議SAP環境下的固定資產控制節點

阿里斯頓熱能產品（中國）有限公司 溫曉容

淺議SAP環境下的固定資產控制節點

阿里斯頓熱能產品（中國）有限公司 溫曉容

在SAP環境下，固定資產業務相關的財務結果也來自于其它模塊的數據集成。相比較以往的非ERP傳統模式環境，控制的環節又有了新的變化。

SAP環境 固定資產 控制

一、SAP環境

SAP ERP是企業級軟件。與以往廣泛使用的財務或其它管理軟件相比，使用SAP ERP系統的企業，可以充分結合其業務特點，將其管理的人財物各種資源，將生產、采購、倉儲、銷售等過程高效整合，最大限度發揮這些資源的作用，為企業管理決策提供強大支持。

二、固定資產在SAP環境下的基本操作流程

非ERP環境下，固定資產申購、取得、處置、調撥等變動，都是在業務活動發生后，相關部門傳遞原始單據至財務，會計人員在規定期限內審批或系統入賬。所以傳統模式下，大多數控制點在財務取得原始單據的時候。SAP ERP環境下，固定資產的權限設置企業間各不相同。共通之處是申請大多為使用或管理部門，釆購訂單一般通過釆購部門，而取得、處置、調撥等變動權限設置就各不相同了，這部份，往往是財務控制最需要加強的重要地帶。而SAP系統以其強大的數據集成功能，為固定資產投資、取得、維保等監控提供多種支持。

三、SAP環境下固定資產控制節點簡述

(一)投資申請階段

可以利用內部預算號模塊（Internal order）。一般企業固定資產投資是由集團總部直接負責審批預算的項目。每年在預算階段決定了的項目清單，投資預算總額，就會通過這個模塊輸入SAP系統。當以后投資正常開始之后，固定資產的釆購申請及訂單就會通過特殊的A類訂單，要求強制輸入預算號來確保所投資產在預算內容和金額范圍內。因而對于某項固定資產是否在預算范圍，SAP已經自動進行嚴密控制，在此環境下，更重要的控制環節是投資執行環節，如供應商競價真實性等等。這類信息系統無法提供，通常只是釆購部門提交釆購申請的隨附單據。而財務往往無專業能力鑒定其真實可靠性。因而為盡量維護投資企業利益，除了以后的購銷合同，前期的供應商報價單也需要求產品規格信息完整，簽字蓋章，提供原件報備核實。對于無法按企業規定提供最低供應商報價單數量而實行單一供應商釆購的，由釆購部門提供詳盡理由，并按規定上報批準。

(二)釆購下單階段

SAP的集成功能使得釆購訂單的相關參數，最終就會形成不同的財務結果。如普通類別的釆購訂單，收貨時會產生各類材料存貨分錄。而訂單類別對應固定資產釆購的，就必須是A類別釆購訂單。大部分企業的SAP權限設置，通常依據使用者角色或模塊設置，釆購部門通常具有所有類別訂單操作權限。一旦釆購訂單類別錯選至系統收貨未得到監控糾正，財務數據將出現重要差錯，而后續發票校驗及付款流程也將隨之錯誤。因而企業在釆購部門內部或是財務控制部門，每周或幾周對開放未收貨定單實行導出檢查，十分必要，且檢查的代價大大小于差錯發生之后的糾正性成本。

(三)固定資產取得及SAP收貨階段

固固定資產的實物收貨通常需要一定時間與過程，如安裝調試校準。因而不同于普通原材料的收貨，僅憑供應商送貨單，倉庫收貨驗收單等到貨單據，就能進行SAP收貨，產生相關會計分錄。固定資產能夠進行系統收貨的前提，不僅是實物到達，品種數量相符，還必須在釆購部門，相關使用部門，安裝調試部門等多方驗收，達到使用要求的前提下，由這些部門在固定資產接收單原件上簽字確認，才能達到下一步收貨動作的要求之一。

此另外這一階段還必須著眼于未來固定資產的歸檔、保管、管理、盤點需要，在固定資產到貨驗收合格階段，就制定圖片留存流程：要求使用接收部門將符合要求的資產標簽固定于資產主體，對固定資產全貌留照，對固定資產所加的資產標簽清晰留照，隨同接收單一起交由系統收貨人員進行系統收貨。而所有這些單據原件，也應成為固定資產供應商發票校驗與后續付款的必要單據。財務部門固定資產會計在取得這些資產接收單及資產圖片之后應立即填制新增固定資產信息表，進行歸檔保管，也為將來隨時或定期的固定資產盤點提供有力依據。另外也考慮到固定資產收貨要求的特殊性，而通常倉庫及其它部門人員對固定資產誤收貨（可能誤當作一般存貨）的重要后果認識不深，建議這項系統權限設置于財務部門固定資產會計為佳。

(四)發票校驗及付款階段

一般來講，固定資產供應商開票（通常增值稅發票）應在得到接收單位驗收合格報告之后。相當部分的SAP使用企業，會對系統收貨（GR）與發票校驗（IR）設置順序限制，即釆購訂單未執行系統收貨的物料，應付會計也無法進行發票校驗的操作。由此帶來的一個較常見問題就是固定資產釆購經常涉及的預付款問題。很多企業的所投資固定資產，往往是基于企業要求進行定制，因而供應商對付款條件常常要求一定比例的預付款。而由于前述釆購訂單發票校驗無法操作于系統收貨之前，固定資產的預付款也無法通過釆購訂單集成進行。也就是說，部分預付款之后，將來相關固定資產系統收貨了，又進行發票校驗時，系統生成的應付賬款依然是資產全額賬款，而不能跳出扣除該項預付款之后的凈應付款。因而該道環節上即使應用SAP系統的企業也往往顧慮重重，險象環生，經常成為差錯風險的高發之地。就此事項，SAP使用企業通常運用以下幾種方式避免差錯：

(1)過過去常見的是人為控制，在付款申請面單上由釆購人員清晰列示已發生預付款，應付會計或出納先將預付款手工部分沖銷發票校驗產生的應付賬款，再按正確的應付賬款余額進行付款。

(2)SSAP使用到現在，又開發出一種常見的控制方法是操作中提示：也就是SAP能設置成針對供應商代碼在發票校驗步驟給予提示，彈出該供應商已有某某金額的預付款余額，雖然所提示的預付賬款并不能直接鏈接到訂單級別，也就是并不一定是當前校驗訂單發生的預付款，但這項功能和方式已經給風險的防范和降低提供了一道屏障。

(3)第第三種方法，規范嚴謹方面有待商榷，但也有部分SAP使用企業已經運用。就是理論上固定資產通常為整數計數單位，而且應在驗收安裝完畢收貨，但部分企業在預付款發生前即按照預付比例要求固定資產供應商開具發票，數量顯示零點幾套，企業將這部分設備先行系統收貨之后即發票校驗并預付貨款。從預付款的風險來講，這種方式也的確是行之有效的，但一方面這是虛擬收貨，并且企業對這項資產，事先必須以在建工程建號，固定資產部分虛擬收貨后萬不能有折舊運算發生。

(五)其它特殊事項

1、固固定資產主數據的變更

由于SAP的系統集成特性，固定資產的系統主數據，如資產類別、折舊代碼、成本中心等等設置，都會對折舊費用計算，成本歸集產生直接影響。因而固定資產的主數據變更應實行嚴格的審批程序，并由SAP技術團隊測試之后再行正式實施。

2、非非存放本公司使用固定資產的管理

有相當多的企業，因新品開發的需要，投資了相應的模具夾具，卻不是存放在本企業使用，而是發運給零部件供應商長期保管使用。對這部分固定資產投資，重要控制點是在系統收貨之前必須由零部件供應商出具驗收單據，并與其簽訂條款詳盡的資產保管協議，表明存放事件，資產名稱，所有者企業固定資產代碼，損毀賠償細則，使用期限等等，雙方簽字蓋章后各執一份，所有者企業也必須將此存入資產檔案，作為付款流程的必要單據，并為將來的資產盤點清查留存依據。

四、結束語

固定資產是大部分制造企業非常重要的資產。如何利用SAP這個強大的工具，管好企業資產，降低企業風險，是值得不斷探討的話題。

[1]美國管理會計師協會（IMA）.財務規劃、績效與控制：英漢雙語[M].經濟科學出版社,2010（08）

[2]蔚欣欣,李冬，劉偉.注冊管理會計師基礎教程[J].機械工業出版社.2013（03）

10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.11.054