關于物業企業內部控制有效實施的探析

中征物業服務（上海）有限公司 許巖

關于物業企業內部控制有效實施的探析

中征物業服務（上海）有限公司 許巖

內部控制作為物業企業建設現代化管理體系的重要手段，其控制效果直接代表了物業企業未來的發展空間。為了完成現代化企業的建設，物業企業必須深入了解內部控制的作用，根據物業企業在內部控制過程中發現的問題，找出針對性解決方案，為物業企業實現長遠發展提供助力。

物業企業內部控制 預算管理

內部控制主要由董事會、監事會、員工、經理共同開展，通過合理的內部控制手段，可以使現代企業的發展更加平穩。通過準確的會計信息，可以保證物業企業正常的運營活動，不僅為企業提供良好的財產保障，也可以加快企業發展方針的執行速度，為企業提高核心競爭力做出貢獻。

一、物業企業內部控制問題

物業企業作為專業化服務企業，在1981年開始發展，已經經歷了30多年的發展與進步。雖然相關政策法規不斷完善，但是卻缺少一套完善的內部控制方案，其中也出現了一部分問題，影響了物業企業的發展與進步。

(一)缺少對內部控制的認識

許多物業企業管理者并不了解內部控制的作用，認為企業的業務較為單一、設計金額較少、經營范圍有限，完全沒有必要投入大量資源建立內部控制體系。而且一些管理人員認為，內部控制就是通過各項規章制度，明確每位員工的崗位責任制而已，并不需要花費大量時間與精力建立系統的業務流程控制方案與評價考核方案。由于管理者并沒有了解內部控制的重要性，所以也沒有組織員工進行業務技能、思想教育方面的培訓，員工無法全面了解內部控制的重要性，使員工無法滿足崗位發展要求，導致內部控制工作無法順利進行。

(二)內部控制體系不健全

內部控制應包含五大項目，分別為風險評估、信息交流、內部環境、監督管理、控制活動，但是許多企業并沒有嚴格遵守五大基本要素開展相關活動，經營管理的水平較低，對日常經營的約束不斷下降。導致物業企業無法完成內部控制工作的表現為：物業企業組織結構不合理，重復與交叉的管理職能導致企業權責過度集中，而且部分企業為了降低管理成本，經常出現一人肩負多職的現象，沒有清晰明確的職權劃分，也沒有完全分割相容崗位，而且對關鍵崗位也沒有采取有效的監管措施，無法實現不同崗位的牽制；目前，許多崗位的職責權限審批流程十分混亂，正常的企業內部控制方案中，審批工作需要由審核人員與審批人員共同完成，但是一些物業企業并沒有一套完善的規范制度，在執行具體工作時，經常出現先開展工作，之后補批審批手續的現象，在出現問題后，隨意推卸責任，降低工作效率；物業企業之中，并沒有一套完善的財產管理與清查制度，缺少資產的有效控制，就會增加挪用、侵占問題的發生幾率，給企業帶來較大風險，危害企業的正常發展。

(三)缺少全面預算管理制度

全面預算管理是企業資產管理的重要工作環節，預算編制的效果直接決定了內部控制的最終效果。目前，物業企業普遍以小規模企業為主，企業內部并沒有一套詳細的預算組織結構方案，也有一部分企業建立的預算管理制度，但是管理工作并不規范，在進行預算編制過程中，經常出現問題。由于物業企業缺少有效的預算評價分析措施，在預算執行階段就無法提高資金使用效率，而企業的預算結果準確性也會不斷下降。

二、加強內部控制方案

(一)加強企業人員的認識

為了建設現代化物業企業，不能將所有工作目標放在物業管理工作之中，而是需要不斷擴大經營面。在市場競爭不斷加劇的時期，物業企業面臨了更加嚴峻的問題，為了提高企業的核心競爭力，必須不斷加強物業企業管理效率，優化企業的品牌信譽，降低企業的運營風險，而這些工作都是需要通過內部控制體系完成建設。

企業通過規章制度來完成崗位職責的確認，也是指引企業發展方向的重要措施，是幫助全體員工履行工作職責的重要方法。企業制定的規章制度，必須符合企業經營流程，通過有效的業務流程控制，可以提高企業發展效率，避免運營環節失去控制。通過有效的考核制度，可以快速發現業務流程中存在的問題與不足，并且可以第一時間進行修改，為所有員工提供可以依靠的工作依據。通過提高企業人員的認識，可以避免企業出現法律、財務上的問題，由所有員工組成的控制環節，可以有效提高內部控制的使用效果。

通過內控制度約束員工行為，加快員工了解企業標準業務流程的速度，并且使員工可以根據相關規定開展工作，提高企業的工作效率，降低錯誤發生幾率。在日常活動中根據內部控制要求開展工作，對全體員工進行思想教育培訓，提高每位員工的業務技能水平。通過全方位的提高，構建出完善的企業內部控制環境，使員工擁有更加優秀的工作環境。

(二)建立全面的內部控制體系

物業企業需要根據國家相關法規，制定出合理的公司組織結構，通過完善的管理結構，可以提高企業的持續發展能力。合理設置企業內部職能，明確機構職責與權限，避免出現職能交叉、缺失、過度集中等問題，營造出各司其職、相互協調與制約的工作結構。企業需要根據組織結構進行設計，全面梳理現有的管理結構與內部設置方案，確保企業內部職能機構符合現代企業發展需求。物業企業經理層通過設立多個職能部門，負責公司采購、人力、管理等方面的工作，下屬部門則通過管理處的方法對物業工作進行管理，每個管理處都可以劃分為獨立的職能機構，由管理主任負責日常工作。物業企業需要制定職責明確的工作機制，完善輪崗制度，通過兩個以上員工的制約完成工作，實現工作的直接監控。該工作制度的方法就是，不將工作全部交由一個人完成，而是在一個人履行工作職責時，其他員工可以對工作情況進行監督，定期檢查員工工作情況。通過合理的輪崗制度，可以有效解決舞弊問題，而且可以明確在工作中存在的非故意人為問題。

物業企業需要擁有完善的授權權限指引措施，權限指引措施中，必須明確審核人與審批人負責的資金權限與業務事項，使各層員工在活動過程中根據實際職責進行授權。審批公司業務必須從申請階段就開始進行審批，并且需要安排部門審核人員，審核人員需要嚴格遵守相關業務目標，并且在出現重大業務事項時，需要明確工作的范圍、權限、職責。通過嚴格的授權控制工作，可以有效降低企業經營漏洞發生幾率，使員工守則更加規范，加強物業企業日常運營的穩定程度。

加強實物監管，保證資產的完整，提高企業資產使用效率。通過資產管控工作，可以幫助企業實現戰略發展目標，建立安全的管理制度，保證企業不會出現資金浪費問題。最佳的資金管控方法為集權式管理方法，采取該方法，可以避免資金隨意使用的問題，而且可以收集企業閑散資金，使企業資金利用率得到有效提升。

全面預算管理的基礎就是企業發展決策，通過準確的數量與金額，可以明顯反映出企業未來某段時期內可能出現的經營、財務等活動變化，并且制定出有效的管理計劃，為實現企業發展目標，提供詳細的資源使用計劃與企業活動安排。全面預算管理的核心內容就是明確不同部門與機構的管理職責，使預算管理工作更加規范，并且可以提高編制、審定、執行工作的效率，強化預算管理的控制力與約束力。所以，物業企業必須優化預算組織結構，通過科學的預算管理體系，實現全面管理，也可以為各部門、崗位、員工提供明確的經營發展目標，各職責單位在開展預算管理工作的過程中，必須采取合理的評價管理方法，將所有預算執行過程進行綜合分析與整理，一旦發現超出預算的業務目標，需要及時上報上級部門，并且根據上級部門制定的解決方案進行處理，實現企業的長期發展目標。

三、結束語

為了在復雜的市場競爭中獲得勝利，物業企業必須不斷加強內部控制水平，通過科學的內部控制制度，發揮出內部控制制度的真正作用。只有將內部控制與企業管理相互結合，物業企業才能更好的完成現代化企業建設目標，為企業長遠發展提供保障。

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