采購項目內(nèi)控審計問題探究

中國船舶重工集團公司第七一六研究所 杜順美

一、采購項目內(nèi)控審計的特點和難點

采購項目內(nèi)控審計，在《內(nèi)部審計實務(wù)指南第2號――物資采購審計》（以下簡稱《采購審計》）中被稱為“審查、評價內(nèi)部控制”，其內(nèi)容包括“包括控制環(huán)境、風險管理、控制活動、信息與溝通以及監(jiān)督五個要素”。雖然，在敘述序列中，《采購審計》把采購內(nèi)控審計列示在物資采購前期審計中，不過諸如控制活動等方面事項的推進均應(yīng)該落實在采購過程審計及后續(xù)審計等環(huán)節(jié)，應(yīng)該說幾乎涉及到采購審計的大部分內(nèi)容，在采購審計中有較高的地位，對企業(yè)等系列組織的采購工作來說也相當關(guān)鍵，是制約其成本控制甚至項目運行績效甚至是價值實現(xiàn)的重要事項。

在采購項目內(nèi)控審計推進過程中，基于利益等多方面因素作祟，往往遭遇到多方面障礙，面臨著系列難點。

其一是內(nèi)控審計的時點及范圍局限，基于《采購審計》規(guī)定敘述序列的影響，部分企業(yè)僅在采購前的審計跟進中推進采購內(nèi)控審計，或者僅在諸如招標等特定環(huán)節(jié)中強化實施內(nèi)控審計，而對時點及控制點的關(guān)注審視度偏低。

其二是因為采購工作中涉及到復雜的不當利益訴求，違規(guī)現(xiàn)象較多，甚至可以說相當普遍，而且違規(guī)手段往往比較隱蔽，導致包括內(nèi)控審計在內(nèi)的系列審計工作的難度較大。

其三是部分企業(yè)或采購項目，本身不注重內(nèi)控機制構(gòu)建的落實，使其內(nèi)控機制的形式化色彩嚴重，甚至可能導致內(nèi)控審計無從推動。

其四是，采購內(nèi)控審計需要審計人員兼顧采購及內(nèi)控等多方面的素養(yǎng)，而且需要進行較大范圍較深深度的基礎(chǔ)調(diào)查，對審計人員素質(zhì)、數(shù)量及所掌控資源等方面的要求和挑戰(zhàn)較高。

二、強化采購項目內(nèi)控審計的要點

一是切實落實深入調(diào)查。詳實而且有深度的調(diào)查，是進行采購內(nèi)控審計的前提和基礎(chǔ)。正因為如此，《采購審計》專門設(shè)計了內(nèi)容詳實的“物資采購內(nèi)部控制調(diào)查表”。特定企業(yè)在推進采購內(nèi)控審計的開始，應(yīng)該根據(jù)自身組織的具體情況，借助或者微調(diào)《采購審計》所設(shè)計的調(diào)查表，進而靈活利用其他各種輔助方式切實落實比較深入和到位的調(diào)查，力求避免過于形式化。

二是確定并緊抓重點內(nèi)容。應(yīng)該在系統(tǒng)梳理特定組織采購流程的基礎(chǔ)上，立足于特定公司等系列組織的實際情況，尋找各流程控制點中的重點或關(guān)鍵控制點，以作為審計對象。對此，一應(yīng)該遵循重要性原則，借助業(yè)內(nèi)共識層面的經(jīng)驗，確定大概的重點范圍；二應(yīng)該根據(jù)初步風險評估的情況，將薄弱的或者說風險較大的環(huán)節(jié)列為重中之重。另外，還應(yīng)該注意的就是，諸如規(guī)模性采購、應(yīng)急采購、非正常采購等不同情況或不同項目的采購應(yīng)有不同的重點，避免一招應(yīng)對所有項目的惰性思維。

三是基于預(yù)設(shè)方案有序推進。如上所言，物資采購內(nèi)控審計涉及內(nèi)容較多，審計難度較大，需要以系統(tǒng)化的思路有序推進。對此，應(yīng)該事先根據(jù)流程梳理及審計重點確定情況，制定科學而審計工作計劃或者規(guī)劃方案，該方案應(yīng)該包括審計程序、時間安排、人員配備、資源調(diào)配、關(guān)鍵控制點的評估、風險或整改信息傳遞及反饋等系列內(nèi)容。借助類似方案，統(tǒng)一而整體性的調(diào)配資源，有序推進每一步每一個環(huán)節(jié)的審計工作，以確保盡量高效的落實實施。

四是強化現(xiàn)場內(nèi)控審計。這里的現(xiàn)場審計不僅包括對采購工作各環(huán)節(jié)現(xiàn)場的評估和判斷，還包括對采購物資需求方內(nèi)控情況的評估和審視，比如特定工程項目需要采購根據(jù)的時候，應(yīng)該進入施工現(xiàn)場，考慮其倉儲、入庫、消耗、反饋等過程及環(huán)節(jié)的控制，以避免采購物品質(zhì)量風險問題，同時還可以推動采購成本的降低或者說管控。

五是強化審計整改環(huán)節(jié)的跟進。在采購內(nèi)控審計工作中，面對風險或者薄弱環(huán)節(jié)及問題，應(yīng)該注意及時和需求方或者采購負責主體溝通，提出建議，力爭實現(xiàn)即時性的整改；審計管理負責人員及其他有責任的主體，應(yīng)該強化對審計建議提出及落實應(yīng)用等方面的督導工作，確保采購內(nèi)控審計整改的徹底落實。

三、推動采購項目內(nèi)控審計工作的配套保障

一應(yīng)該構(gòu)建相對完善的內(nèi)控機制。特定企業(yè)或者采購項目在推進具體采購工作的過程中，應(yīng)該從采購決策、請購一直到驗收、存檔等系列環(huán)節(jié)，設(shè)置細致而到位的流程，配備有一定選擇空間的多樣舉措，構(gòu)建完善采購內(nèi)控機制，既讓采購內(nèi)控審計得以推進，同時也推動整個采購審計工作的高效進展。

二應(yīng)該盡量確保審計工作的獨立性。采購工作涉及到很多利益問題，破壞采購內(nèi)控執(zhí)行落地的干擾因素往往也會干擾采購內(nèi)控審計的推進。從這個角度上來看，推進采購內(nèi)控審計，對審計獨立性及其所附帶的權(quán)威性的要求更高，特定公司應(yīng)該盡量提高審計組織的領(lǐng)導角色，并且賦予盡可能充分的權(quán)限及資源。

三應(yīng)該實現(xiàn)審計成果在較大范圍內(nèi)共享。這種共享既是信息溝通及審計整改的必要，同時也是采購內(nèi)控審計汲取其他相關(guān)審計工作成果避免重復勞動的必要。對此，應(yīng)該在審計部門及生產(chǎn)部等其他系列部門及機構(gòu)之間，借助制度的力量及信息系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)勢，打造溝通及交流通道網(wǎng)絡(luò)。

另外，還應(yīng)該注意推動構(gòu)建長效機制。在中長期的審計項目安排中，注意適當安排采購內(nèi)控審計項目，及在其他審計形態(tài)的項目中盡量強化相關(guān)的微觀工作推進，使其成為采購審計工作在實務(wù)層面現(xiàn)實存在的重要組成部分，同時還能為采購內(nèi)控審計在持續(xù)的實踐積淀中不斷成長提供機會和可能。

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