會(huì)計(jì)信息化下事業(yè)單位內(nèi)部控制的問(wèn)題及改進(jìn)策略

九江學(xué)院 周斌

會(huì)計(jì)信息化就是把信息技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作的結(jié)果，它能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供必要的保證，為其運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展提供有效的會(huì)計(jì)信息。事業(yè)單位的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行的變革能夠更好的保證決策工作和執(zhí)行工作的效率，使責(zé)任變得更加明了，提高企業(yè)內(nèi)部的工作效率。但是，會(huì)計(jì)信息化也為事業(yè)單位帶來(lái)了一些消極的影響，它促使企業(yè)內(nèi)部控制出現(xiàn)了一定的改變，進(jìn)而使?jié)撛诘膯?wèn)題漸漸浮出了水面。所以，事業(yè)單位需要注意對(duì)自己的內(nèi)部控制，使相關(guān)制度變得更加科學(xué)化，使管理水平邁上新的階梯。

一、會(huì)計(jì)信息化下事業(yè)單位存在的內(nèi)部控制問(wèn)題

(一)會(huì)計(jì)操作控制不夠嚴(yán)格

會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展和推廣要求事業(yè)單位提高自己的數(shù)據(jù)錄入工作水平。究其原因是使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行會(huì)計(jì)工作的時(shí)候，數(shù)據(jù)的處理基礎(chǔ)就是數(shù)據(jù)錄入。一旦在錄入的時(shí)候出現(xiàn)問(wèn)題，其后面的會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表工作都很有可能出現(xiàn)問(wèn)題。一旦這種錯(cuò)誤沒(méi)有被發(fā)現(xiàn)，就會(huì)大大增加會(huì)計(jì)工作的工作量。而錯(cuò)誤比較多的時(shí)候，尋找問(wèn)題的根源也是非常困難的。這樣的情況常常在處理復(fù)雜業(yè)務(wù)的時(shí)候出現(xiàn)。很多事業(yè)單位為了杜絕這樣的情況出現(xiàn)，會(huì)實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)軟件進(jìn)行一定的設(shè)置：數(shù)據(jù)錄入后一般是不允許進(jìn)行修改和刪減的，這就會(huì)使很多錯(cuò)誤“一錯(cuò)再錯(cuò)”，無(wú)法更改。這就要求事業(yè)單位一定要對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行控制，為會(huì)計(jì)工作的準(zhǔn)確和完整提供必要的保障。

(二)承諾在系統(tǒng)設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)

會(huì)計(jì)信息化的風(fēng)險(xiǎn)究竟有哪些呢？其實(shí)風(fēng)險(xiǎn)包括兩個(gè)方面，一個(gè)方面是計(jì)算機(jī)硬件帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，另一個(gè)方面是軟件方面帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。硬件風(fēng)險(xiǎn)有些是可以避免的風(fēng)險(xiǎn)，有些是難以避免的。其中可以避免的風(fēng)險(xiǎn)包括火災(zāi)，操作失誤等等。這都將對(duì)計(jì)算機(jī)造成影響，嚴(yán)重的時(shí)候甚至有可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。計(jì)算機(jī)的硬件系統(tǒng)有著自己獨(dú)特的特征：系統(tǒng)一體化，信息生成自動(dòng)化。事實(shí)上，內(nèi)部控制無(wú)法觸及到計(jì)算機(jī)硬件的部分，一旦這個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)為企業(yè)帶來(lái)非常嚴(yán)重的損失。而軟件風(fēng)險(xiǎn)實(shí)際上是指人們?cè)谑褂密浖臅r(shí)候有可能遇見(jiàn)的問(wèn)題。因?yàn)闀?huì)計(jì)信息化進(jìn)程的推進(jìn)，事業(yè)單位在使用軟件的時(shí)候可能遇到功能性的問(wèn)題，有些問(wèn)題實(shí)際上是軟件設(shè)計(jì)的時(shí)候就已經(jīng)產(chǎn)生的缺陷。這些缺陷將對(duì)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生一定的影響，使內(nèi)部控制開(kāi)始漸漸地出現(xiàn)問(wèn)題和漏洞。

(三)控制會(huì)計(jì)人員作弊的難度變大

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化之后，會(huì)計(jì)常常使用記錄以及文件的方法把信息存儲(chǔ)在一定的媒介上，做到無(wú)紙化操作。這樣一來(lái)，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作里的簽名等漸漸變成了密碼。但是一旦這些密碼被盜取，篡改者修改數(shù)據(jù)卻并不會(huì)留下任何標(biāo)記。所以事業(yè)單位中，相關(guān)技術(shù)工作人員想要獲取不法利益是很容易獲得機(jī)會(huì)的，這也將為其帶來(lái)不小的損失。隨著數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)在的數(shù)據(jù)集中程度得到了極大的提高。沒(méi)有獲得授權(quán)的人一旦利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)獲得相關(guān)數(shù)據(jù)，對(duì)這種數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制將對(duì)事業(yè)單位造成很不利的影響。這就要求相關(guān)事業(yè)單位改善自己的內(nèi)部控制，增加舞弊的難度和懲罰力度。

二、完善會(huì)計(jì)信息化下事業(yè)單位內(nèi)部控制的建議

(一)強(qiáng)化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的操作控制

事業(yè)單位需要安排專用的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)服務(wù)器，這樣一來(lái)會(huì)計(jì)人員就可以利用電腦進(jìn)行會(huì)計(jì)操作。事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)各個(gè)崗位進(jìn)行必要的限制，保證每一個(gè)工作人員都在自己的權(quán)限里工作。這個(gè)部分的內(nèi)部控制主要包括三個(gè)部分——信息輸入，數(shù)據(jù)處理，信息輸出。作為整個(gè)控制部分的基礎(chǔ)，輸入控制為會(huì)計(jì)信息錄入奠定了良好的基礎(chǔ)。所以，相關(guān)部門(mén)必須控制好這個(gè)環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)在錄入之后必須進(jìn)行限制。在數(shù)據(jù)錄入之后，會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真的檢查，確保數(shù)據(jù)本身的正確性。而數(shù)據(jù)處理控制則是計(jì)算機(jī)本身自動(dòng)生成的，因此其關(guān)鍵應(yīng)該集中于處理環(huán)節(jié)。

(二)加強(qiáng)系統(tǒng)安全建設(shè)

保證會(huì)計(jì)環(huán)境的安全首先需要確保計(jì)算機(jī)硬件安全，其次需要確保相關(guān)軟件的安全以及相關(guān)數(shù)據(jù)的安全。這就要求財(cái)務(wù)部門(mén)拒絕無(wú)關(guān)人員接觸到這個(gè)系統(tǒng)，從根本上杜絕人為的有益破壞。這將確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)，為會(huì)計(jì)信息奠定良好的基礎(chǔ)。事實(shí)上，對(duì)計(jì)算機(jī)的保障并不僅僅是確保計(jì)算機(jī)本身的運(yùn)行，還需要確保軟件中相關(guān)數(shù)據(jù)的安全。相關(guān)工作人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒的防范，做好日常的防火，防盜工作，及時(shí)對(duì)病毒進(jìn)行查殺。

(三)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理

事業(yè)單位的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)有著很多的漏洞，比如財(cái)務(wù)漏洞，軟件漏洞，員工漏洞。如果對(duì)這些漏洞不加重視，將使其成為滋生作弊行為的土壤。事業(yè)單位應(yīng)該建立內(nèi)部的互聯(lián)網(wǎng)，避免外網(wǎng)登錄，這將確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)工作的安全性。此外，事業(yè)單位應(yīng)該確保財(cái)務(wù)人員不能隨意上網(wǎng)，外網(wǎng)只是用作單位之間的聯(lián)系溝通，整合相關(guān)信息。事業(yè)單位需要對(duì)會(huì)計(jì)制度進(jìn)行完善，明確工作人員的職責(zé)，對(duì)于權(quán)限口令進(jìn)行必要的限制，建立有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度。

三、結(jié)束語(yǔ)

作為事業(yè)單位的內(nèi)部管理關(guān)鍵，內(nèi)部控制本身的科學(xué)性和完善性直接影響著整個(gè)單位的管理與運(yùn)轉(zhuǎn)水平。會(huì)計(jì)信息化的使用可以幫助事業(yè)單位提高自己的會(huì)計(jì)工作效率，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行控制。本文主要對(duì)會(huì)計(jì)信息化背景下的事業(yè)單位內(nèi)部控制問(wèn)題進(jìn)行了分析，針對(duì)這些問(wèn)題提出了一定的改進(jìn)措施。

[1]劉永澤.唐大鵬.關(guān)于行政事業(yè)單位的幾個(gè)問(wèn)題[J].會(huì)計(jì)研究,2013;12

[2]李晶晶.完善行政事業(yè)單位內(nèi)部控制之思考[J].會(huì)計(jì)之友,2014;6

[3]王秀華.會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下事業(yè)單位的內(nèi)部控制[J].中國(guó)農(nóng)業(yè)會(huì)計(jì),2013;11