“圖書書稿加工平臺”管理工作淺析

李 妍

“圖書書稿加工平臺”管理工作淺析

李 妍

[摘要]圖書書稿加工平臺可為出版社社外加工編輯提供工作指導，實現社外編輯加工任務管理、編輯加工工具集成、多方在線交流、加工技能培訓等多種功能，幫助社外加工編輯如期保質完成稿件加工任務。出版社內有關部門可通過該系統對社外加工編輯進行業務指導及有效管理，促進社內外編輯加工體系的整合及能力建設，充實出版社編輯加工隊伍，提升生產能力，降低經營成本。

[關鍵詞]圖書書稿加工平臺；異地加工人員；編輯加工

[作者]李妍，機械工業出版社。

2014年，機械工業出版社在全社范圍內全面推廣和使用了圖書書稿加工平臺，有效提升了圖書書稿社外加工能力建設，緩解了社圖書書稿加工能力不足的問題。

圖書書稿加工平臺是在原圖書書稿社外加工工作基礎上進行的改革和創新，該平臺的建設能高效合理地管理異地書稿加工人員，增強社內外編輯加工人員的溝通和交流，有效提升社圖書書稿加工質量和加工效率，同時可以把社內策劃編輯從原先繁重的書稿加工工作中解放出來，讓他們有更多的時間和精力做好產品的策劃和營銷，也是對時下核心城市日益提高的人工成本有效的應對措施，合理地降低了產品的生產成本。該平臺是機械工業出版社向運營輕量化、管理平臺化目標邁進的重要一步，也體現了出版社敢于改革、勇于創新的拼搏精神。

如何做好異地書稿加工人員的管理和服務是整個系統運營的關鍵，在日常的管理和協調工作中，做好自己的“角色”的同時及時地換位思考，充分發揮協同作戰的能力，是整個平臺能夠順利高效運行的重中之重。

在人員的招聘工作中，社招聘與培訓辦公室負責統一招聘，并對符合要求的人員進行培訓。分社也可以推薦合適人選，但要經院招聘與培訓辦公室審核、確認。異地社外加工書稿人員的培養通過個人自學、網絡培訓、面授培訓和實戰指導等多種方式進行，使其了解出版社的出版理念，掌握加工工作的主要內容及基本技能、工作平臺的使用方法等。以上培訓結束后，經考試合格的人員可進入出版社的異地社外加工書稿人員隊伍，接受初級加工任務。在隨后的任務加工過程中，分社負責對異地社外加工書稿人員進行實戰指導，相關編輯在具體書稿的加工過程中對異地社外加工書稿人員給予技能指導和培養。異地編輯加工人員在每年的年底根據當年工作完成情況進行級別的評審，級別不同相對應的各項指標也會發生變化。

一、平臺的創新性

該系統可為機械工業出版社社外加工編輯提供工作指導，實現社外編輯加工任務管理、編輯加工工具集成、多方在線交流、加工技能培訓等多種功能，幫助機械工業出版社社外加工編輯如期保質完成稿件加工任務。同時，社內有關部門可通過該系統對社外加工編輯進行業務指導及有效管理，促進社內外編輯加工體系的整合及能力建設，充實機械工業出版社編輯加工隊伍，提升生產能力，降低經營成本。

發稿前，利用稿件編輯加工工具對作者來稿中不規范的內容進行自動、批量的處理，提高初加工的效率。同時也能大大減少后期稿件加工的工作量，編輯還可以利用稿件批注工具，結合即時通訊工具和作者進行遠程在線稿件交流，解決了目前溝通不便、周期長、無法采用異地外編的問題。

在異地加工業務環節中，通過工作管理平臺對整個外編的任務進行管理和監控，能夠讓社內編輯清晰地了解和掌握稿件加工的進度狀態，及時進行溝通和任務調整，以保證異地加工任務按期完成。

復審終審環節中，復審和終審編輯可以利用稿件批注工具和即時通訊工具進行在線稿件溝通。

在外編培訓環節中，社內的外編管理人員登錄工作管理平臺上傳并管理培訓視頻、培訓PPT、標準加工模板和典型加工案例等文檔。利用系統提供的培訓文檔管理、在線培訓、在線考試、社外編輯管理功能，對社外加工編輯進行有效管理，充實機械工業出版社編輯加工隊伍，提升生產能力。

二、換位思考，合作共贏

對于異地書稿加工人員的使用和管理要多采取“換位思考”的方式，對外要多站在異地書稿加工人員的立場考慮問題，為異地書稿加工人員做好服務保障工作；對內要多從各個分社的實際情況出發，不僅要把握生產

全局，同時也要滿足各分社的差異化需求。統籌兼顧地處理好各方面的關系，充分發揮平臺的功能。

“換位才能到位”。在異地書稿加工人員的管理工作方面，只有通過換位思考將各個方面的情況了解清楚，才能有的放矢地將平臺的管理工作做好，做到位，與異地書稿加工人員保持良好的合作關系，為分社提供更多更好的異地圖書書稿加工人員。出版社和異地書稿加工人員存在雙向選擇的關系，異地書稿加工人員不同于合作廠商和合作公司，其個體流動性大、自主意愿強，針對這一特點，生產質量處及各分社負責與異地書稿加工人員進行溝通聯系時，應提前做好各方面的銜接工作，盡量避免出現有書稿無合適異地書稿加工人員加工、有異地書稿加工人員卻無合適書稿的尷尬局面。同時也要及時與各分社負責和異地書稿加工人員聯系的編輯進行溝通，收集異地人員的工作情況，并以此作為對異地書稿加工人員進行定期的分級與晉級評估的參考，鼓勵工作穩定、加工質量好的異地書稿加工人員，淘汰加工質量差且經常不能按時交稿的異地書稿加工人員，不斷更新隊伍保持活力，建立一支優質、高效的異地書稿編輯加工隊伍，為機械工業出版社今后的編輯加工工作提供堅實、有力的保障。

三、協同合作，優化完善

在整個平臺的生產流程中，各分社負責將需要社外加工的圖書書稿信息上傳至平臺“來稿管理”中，并通過“社外加工管理”選擇適當的異地書稿加工人員。生產質量處負責異地書稿加工人員的業務管理工作，包括異地書稿加工人員加工任務的分配安排、稿件均衡性協調、各分社交付異地書稿加工人員需加工書稿數量的統計、異地書稿加工人員工作量的計算、工作進度的監督等相關問題的解決與協調。

要完成好上述的工作，需要生產質量處和分社緊密的協同合作。分社作為平臺各流程操作的主體和數據的提供者，需要在流程的相應節點及時準確地將基礎數據錄入系統，為后期考核、分析及加工費的核算等工作提供數據支持。例如：分社社長或主管生產的副社長在審核發稿環節時，除審查發稿質量外，還應審核發稿字數，以便于后期加工費用的核算，避免付酬階段出現爭議。書稿交付異地書稿加工人員進行加工的時間，及異地書稿加工人員加工完成返回的時間都要在平臺上進行交接登記，生產質量處可根據登記時間對下一流程的工作進行安排。

四、加強管理，提升能力

為了異地書稿加工人員加工隊伍能夠持續、高效地發展下去，在今后的工作中還需注意以下幾點：（1）加大學術講座和業務交流的力度，由院聘11位專業導師進行技能指導，定期交流、適時培訓。（2）做好具有不同專業資歷的異地書稿加工人員儲備，力爭配合分社做到高峰期稿件加工不積壓。（3）人才是任何企業生存和發展的保障，對于出版社這樣生產精神產品的企業來說更是如此。不斷擴大異地書稿加工人員隊伍，細分專業，不同專業對應的異地書稿加工人員數量將與對應分社外發稿件量相匹配。（4）定期考核異地書稿加工人員，做好晉級工作，督促檢查支付加工費的情況，引導異地書稿加工人員自動自發提高業務能力和工作積極性。

五、存在的問題和解決辦法

在日常的工作中，各分社對異地社外書稿加工人員的加工質量還存在一定的疑慮。造成這一問題的主要原因是因為目前異地社外書稿加工人員的加工經驗還不是很豐富，對于一些較為復雜的加工問題，把握性還不是很強。要想解決好這一問題，首先要加強社內編輯及專業指導老師與社外異地加工人員的溝通與交流，及時解決社外加工人員在實際加工過程中遇到的問題。同時，社外異地加工人員也要加強平時的學習和積累，努力提高自身的加工技能。只有從事業留人、發展留人、制度留人、待遇留人、文化留人等幾個方面共同入手，為異地加工人員創造廣闊的發展空間，才有可能留住人才，培養企業發展的后備力量，成為企業可持續發展的保障。