ERP環境下大型能源集團資金收支管理平臺的構建與實施

摘要:隨著各種ERP系統的應用推廣，大型企業集團財務管理逐步邁入集成信息化管控時代，但具體到員工報銷及收付款業務每個企業處理方式不同，有的集團公司仍采用紙質審批，有的公司專門開發報銷平臺或公司內部OA審批，本文就ERP系統環境下大型能源集團資金收支管理平臺的構建做些初步研究和探討。

一、資金收支管理現狀

對于現代企業來說，“ERP”已經不再是一個新名詞，全球500強企業中有80%都在應用SAP系統進行企業管理，在我國也有越來越多的大型企業已經或正在實施SAP。本文結合自身工作實際情況，以京能集團為例就ERP環境下能源行業資金收支管理平臺的構建進行初步研究及探討。京能集團位列全國能源行業裝機容量排名第11名，地方企業排名首位，總資產超過2000億元。2011年初，集團為進一步加強企業管理，啟動實施SAP項目，歷經項目需求調研、方案設計、流程確定、系統開發、系統測試及系統上線等環節，筆者作為財務模塊的關鍵用戶全程參與了京能集團SAP系統的建設。

項目上線三年多來，各模塊運行基本穩定。但SAP系統本身標準功能中并無資金收支管理的相關功能，如企業業務部門對收款的線上確認、業務線上付款、員工報銷平臺等線上流程審批、審核制單等諸多功能在SAP系統中無法實現，上述功能也即一個集團的資金收支管理功能，簡單來說指一個集團收款和付款兩個方面的管理，即收款時財務人員將收款信息提交業務部門，由業務人員確認后財務做賬務處理；付款包括兩方面內容，一是員工報銷，二是業務付款，此外在收付款的同時加上資金計劃管理，實現月末資金計劃執行情況的實時統計，從而作為全面預算的一部分，通過績效考核，逐漸提高集團資金集中管控的聚集效應，加強資金使用效率和整體管控。目前資金計劃和資金支付環節仍為線下紙質審批，審批完成后在SAP系統賬務處理。

二、資金收支管理平臺整體思路

通過開發資金收支管理平臺（IE交互界面），以SAP為核算基礎，通過資金收支管理平臺和SAP的實時交互，數據共享，從而全方面對集團收支管理。具體流程如下：月末由集團各子公司在SAP系統提報下月資金收支計劃，集團審批后下月初下達各子公司的收支計劃并抄送集團財務公司，為應對突發付款情況，允許月中補充一次計劃。下月各子公司很據收支計劃進行員工報銷的付款以及業務的收付款，每月集團公司可在平臺統計各子公司的計劃執行率，通過考核的方式加強集團整體資金管理。

三、資金收支管理平臺具體實施方案

(一)資金計劃提報

為整體全面掌握集團資金使用情況、提高集團資金使用效率、平衡集團內部單位之間借貸規模、降低集團整體財務成本，京能集團資金管理采取的是按月提報下月資金收支計劃，集團財務公司根據收支計劃預留活期資金，這就要求集團資金計劃管理必須使用統一提報平臺，通過平臺，集團內部逐級匯總，形成一個節點。通常來說，集團內部下月資金流入為業務收入，支出則分為三類：一是本月或以前期間已形成的應付賬款，如煤款、物資采購款，工程款等；二是員工工資、社保基金及員工小額報銷款項；三是集團內部轉款、委托貸款等。對于第一類業務付款，可由本級財務部在SAP系統應付賬款未清項為基礎，生成下月付款支付建議，將該建議由SAP系統傳至資金管理平臺，各部門在平臺上根據實際需要付款的部分勾選或修改付款金額，同時對剛剛簽訂合同需要下月預付款項的供應商付款通過新增的方式提交付款計劃。對于第二及第三類付款計劃的提報，則需在資金平臺內完全根據實際付款及報銷情況預估金額提報。各單位提報后提交集團審批，集團審批后下達至各單位，下月各單位付款時根據資金計劃付款。利用資金平臺提報資金計劃的優點是集團可以將成員單位的資金預計使用情況全面及時管控，根據集團資金整體活期資金情況審批各子公司資金計劃。通過資金管理平臺提報下月資金收支計劃，有利于集團整體平衡資金使用情況。

(二)收款管理

公司通常每天會有大量資金進賬，如收到的物資款、工程款、投標保證金或者電費熱電收入款等，且每筆款項通常對應不同的合同，僅憑財務人員無法判斷款項對應具體應收合同的內容，需由業務部門確認后方可入賬。財務人員每日從網銀導出收款明細，以excel表形式上傳至資金管理平臺，業務經辦人在資金管理平臺填寫與該筆收款有關的合同編號、采購訂單等信息，并經部門負責人審批確認后，財務人員據此在SAP系統中對未清項做收款清賬處理。憑證過賬后，SAP憑證編號信息同步至資金管理平臺，并在平臺中統計當月收款信息與資金計劃中預計收款做實時更新。

(三)報銷管理

現如今，隨著信息化的快速發展及無紙化辦公節能理念認識的逐步提高，很多集團或者公司均有集中報銷管理平臺，但大多報銷平臺僅能實現報銷人提報和領導審批的相關功能，無法和資金計劃以及ERP系統連接起來，以借助資金管理平臺實現資金計劃的管理，通過平臺實現憑證的生成，將SAP系統中憑證編號等信息反傳至資金管理平臺，形成一個完成的ERP系統。從報銷平臺的構成來看，主要分為呈請管理、借款、員工報銷和業務報賬四部分管理。其中每一筆報銷支出均受上月資金計劃控制并且關聯，不再一一詳述。

呈請管理主要實現報銷事項的事前審批管理，如出差申請、業務招待費申請、車輛維修申請等日常事項，也可實現具體某個會議的預算費用審批，如會議場地使用費預算、餐費預算、聘請專家勞務費支出預算等。審批完成后續借款及報銷將關聯對應呈請單，實現事前審批及費用管控的雙向管理模式。

在資金管理平臺實現的借款及報銷功能除提報和審批之外，隨著手機客戶端的普及和推廣，該資金管理平臺可以實現手機客戶端實時審批，提報人通過手機客戶端可查詢跟蹤報銷單的審批流程，報銷事項和財務科目一一對應，自動生成會計憑證，允許按審批流程一次提報多個報銷事項，即相同審批流僅需一次即可完成審批，一次借款允許多次關聯并自動計算該借款剩余金額，超過三個月備用金借款未完成報銷或歸還借款系統自動提醒借款人和財務人員。

業務報賬通常指公司對外對公付款，如公司車輛加油費用統一按月與加油站結算、或公司與復印裝訂服務單位按月結算的復印費等，業務報賬和員工報銷最大的區別是業務報賬是對外對公，而員工報銷為對內員工個人結算。業務報賬分為兩種情況，一是直接報銷，直接入費用或者成本，并當月付款；二是本月入成本費用，但掛賬，形成其他應付款，下月或以后期間付款。

(四)業務付款

業務付款作為資金管理平臺最重要的一項功能，公司90%款項支出由日常業務付款發起。業務人員根據上月提報審批后的資金計劃，在資金收支管理平臺中逐行提請資金支付申請，平臺會自動帶出合同信息、采購訂單及供應商收款銀行信息等內容，業務人員根據合同結算條款及供貨情況修改確認本次付款金額后，批量提交公司領導審批，審批完成后財務人員線上批量提交集團財務公司網銀接口完成付款。該平臺的優點是實現供應商銀行賬戶付款信息與ERP系統供應商注冊主數據實時調用共享，領導線上針對多個供應商同時批量審批，審批完成后打印付款單裝訂歸檔，從而大大提高了業務付款工作效率，減少了紙質付款情況下的個別審批、收集供應商銀行信息及出納人員的整理銀行信息提交財務公司網銀等環節。

財務公司網銀付款成功后，財務公司網銀系統自動將付款成功信息回寫至資金收支管理平臺，從而在平臺中可以很方便的統計各公司計劃支付率，通過不斷考核措施，從而加強各公司資金計劃提報的準確性。

四、資金收支管理平臺具體構建與實施的效果

(一)搭建資金收支管理平臺，實現信息處理及傳遞的及時性

依托集團ERP系統，搭建完善的資金收支管理平臺，改善信息處理模式，通過信息庫進行信息處理分類篩選，降低信息處理程序和人力物力的消耗。同時資金收支管理平臺的成立將幫助集團公司更好更快更準確的獲得各公司及下屬單位的各項資金收支信息，便于對下屬單位的管控和指導。

(二)通過資金收支管理平臺，提高集團資金利用率和投資收益

通過資金收支管理平臺的使用，各公司所有資金經過集團財務公司進行處理，形成集團資金池，降低各公司的資金存量。集中的資金可用于各公司資金的日常運營，降低公司的貸款金額，進而降低資金成本。資金的集中管控也是集團能夠對多余的資金進行投資等管理活動，增加資金收益率。