政府機關辦公自動化系統建設與應用存在的問題與對策

林前程

（江蘇省生態環境監控中心 江蘇南京 210036）

政府機關辦公自動化系統建設與應用存在的問題與對策

林前程

（江蘇省生態環境監控中心 江蘇南京 210036）

本文從自身參與公辦公自動化系統建設的全過程管理（包括項目啟動、部署安裝、需求調研、開發實施、用戶培訓、上線運行、運維服務等）思考，總結和歸納工作經驗，提出政府機關辦公自動化系統存在的若干問題及解決對策。

辦公自動化；問題；對策

近年來，我國各級政府積極順應發展趨勢，主動融入發展潮流，充分運用現代信息技術，建立與行政管理相適應的電子政務體系，打造優質高效、規范透明、廉潔公平的創新型、服務型政府，取得了積極進展。江蘇省信息化水平和服務能力位居全國前列，互聯網+、云計算、大數據中心、智慧江蘇建設進程正在加快推進。省環保廳作為省政府協下設機關單位之一，積極順應時代發展，緊跟步伐，建設安全可靠、功能完善、規范靈活、運轉高效的辦公自動化系統，對于進一步提高工作效率、調控能力，更好地實現“生態江蘇、智慧環保”，具有十分重要的意義。

省環保廳辦公自動化系統自2010年運行以來，雖然從一定程度上大大提高了工作效率，但在系統的升級建設及使用過程中，仍然存在標準不統一、貫徹不通暢、產品適應性、工作人員業務水平參差不齊等問題。

1 建設與應用過程中存在的問題

1.1 標準不統一

建設省廳內部行政辦公基礎平臺，最初的建設目標是實現跨單位之間的事務處理，實現省廳機關、省廳直屬事業單位、各市縣區局及有關單位直接配置使用。但我廳在建設辦公自動化系統的過程中，由于部分先進市、縣（區）獨立開發本級系統，對各自系統分散管理，加上沒有統一的規范和標準化，導致各系統之間缺乏開放、共享、接口不統一。從而出現省內多套辦公系統，相互之間不兼容的情況。

1.2 貫徹不通暢

辦公自動化系統的應用，需要建立和完善各種規章制度，使工作人員能夠接受和嚴格按照規定使用，才能保證系統的正常運行。目前，考慮安全問題，我廳辦公自動化系統部署在專用內網，在使用過程中存在人員不及時登錄內網打開系統處理每日相關工作，導致大量的公文堆積在某個節點無法正常流轉下去，直接影響了系統使用的效率和質量。

1.3 政府與企業適應性的差異

考慮到產品化系統的穩定運行、運轉效率高、功能齊全等優勢，我廳升級辦公自動化軟件選用了產品化系統。但實施過程中發現系統對政府與企業的適應性有很大的差異。主要表現為兩個方面：①兩者間信息化接受程度的區別，因為不同的管理模式，企業對信息化理念比較先進，容易適應新事物，新理念，而政府部門相對滯后；②兩者間文化的區別，如升級辦公自動化系統產品里自帶的一些“集團”、“協同”等用語適用于企業，但在政府機關卻不合適。所以針對此類問題，建設系統時也需進行不同程度的修改。

1.4 產品化系統與定制化系統的差異

在建設過程中，因為產品化系統的組織架構與應用的強結合型，加上政府機關涉及個性化需求比較多，所以存在個性化不足，與機關工作人員特別是領導界面簡潔、易操作的需求不貼切等問題，從而導致大量的開發工作，致使開發的速度、質量無法滿足需求的現象層出不窮，不僅失去了產品化系統的優勢，同時使原本比較成熟的系統被開發成“四不像”或“癱瘓”狀態。而定制化的系統雖然可根據用戶需求進行個性化定制，但在系統的穩定性和運行效率上存在一定的問題。

1.5 培訓效果不明顯

根據項目計劃進度安排，系統預上線及正式上線階段，分別以分期分組方式組織全廳人員對系統進行的集中培訓，為進一步熟練應用軟件，掌握公文操作步驟，多次分別對廳系統各直屬單位人員進行單獨培訓。雖然經過多次培訓指導，但在后期的運行使用過程中，仍然存在不清楚發文操作步驟、不清楚如何辦理公文的現象。

2 解決對策

2.1 統一標準和規劃

若要實現實現省廳機關、省廳直屬事業單位、各市縣區局及有關單位直接配置使用的目標，在系統建設的準備階段，需要結合省、市、縣三級機關信息系統的現狀，制定一整套的標準和規范，包括計算機軟、硬件環境標準、信息傳輸規范、系統接口規范、管理制度等，這樣才能保證整個系統有序、高效的運行。

2.2 轉變思想觀念

政府機關應順序時代發展，充分認識到辦公自動化的趨勢必然性，不論是政府領導還是政府機關工作人員都要盡快適應新的工作方式，由不習慣到習慣，進而從習慣到熟練掌握和運用辦公自動化系統，自上而下地轉變觀念，推動辦公自動化的發展。

2.3 明確業務需求

明確系統建設牽頭部門，明確公文流程，確定收發文流程中各節點的功能需求。辦公自動化系統不同于其他業務系統，該系統面向的范圍廣、人員多，無法滿足每個人的需求，只能以大局為重，避免一個需求出現多個不同意見的情況，避免出現因個人審美或者操作習慣等意見而需要修改的情況。否則給開發帶來大量的工作難度，從而影響系統的使用，降低系統的運行效率。

2.4 提高業務素質

為順應信息化時代發展需要，政府機關所有人員應加強重視系統培訓以提高業務水平，在技術人員的培訓指導下，學會并熟練操作電腦，熟悉廳公文流轉過程，熟練掌握收發文各節點的辦理操作步驟及公文的流程追蹤、統計、查詢等功能。為確保工作人員人人會用，必要時采取切實可行的措施對人員進行培訓考核工作，達到以高效的工作方式來提高工作效率的效果。

2.5 系統接口要面向多元化

為實現無縫底層對接，以及與第三方系統的整合，辦公自動化系統需實現與廳1831系統、廳門戶網站、公文交換系統、檔案系統等現有系統的對接整合及單點登錄，所以辦公自動化系統需具備可開放且多元化的開發接口，以便適應不同的辦公需求，使辦公更為便捷。

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TP311.5

A

1004-7344（2016）17-0227-01

2016-6-1

林前程（1981-），女，江蘇連云港人，工程師，學士，曾從事環境監測與管理工作，現主要從事環境信息化建設方面工作。