PDCA循環法在提高醫院出納與會計對賬率中的應用

陜西省第二人民醫院 夏軍 汪媛 高遠哲

對賬是財務工作中非常重要的環節，是確保會計信息質量、降低會計舞弊風險的一項重要措施。但由于大部分企業、事業單位對會計對賬的重要性認識不足，導致實際操作中不能按照必要的程序以及科學的方法進行對賬，從而致使部分單位形成了會計管理領域對賬率普遍偏低的現狀。一日不對賬，事小危害大，對賬工作敷衍了事的背后，隱藏了財務工作的隱患，耽誤了解決問題的時機，對單位的發展會造成不良的影響。

一、對象與方法

PDCA是以循環法作為開展質量管理活動的一種科學工作程序，廣泛應用于各個領域并卓有成效，也日益受到了各企業、單位管理者的關注與重視。PDCA循環法分為四個階段：計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、處理（Action）;共八個步驟：研究現狀找問題、分析影響因素、確定主要因素、擬定改進措施、執行改進措施、核查成果、總結分析、發現新問題并進行下一循環（圖1-1）。

2013年12月，陜西省第二人民醫院開展以運用PDCA循環管理模式全面提高醫院質量管理活動，醫院財務部門經過嚴格的自我審查，發現對賬環節中存有突出問題——較低的出納與會計對賬率，該問題嚴重影響了醫院財務管理質量，隱匿了潛在的財務資金管理問題。為解決該問題計劃財務科成立專案小組，全面啟用PDCA循環程序嚴格按照PDCA管理方法，對存在問題進行剖析、提出并落實對提高出納與會計對賬率的工作。

圖1-1 PDCA循環法模式圖

（一）計劃組織（P階段）

1、確定主題

醫院財務部門運用腦力激蕩法找出目前工作中存在的各種問題，總結分析后發現最突出、最緊迫、直接牽動財務工作質量的問題——較低的出納與會計對賬率；利用專題會議法論證PDCA循環法提高出納與會計對賬率的可行性；采用數據分析法得出2013年度出納與會計最高月對賬率為69.6%，最低月對賬率為40.9%，平均對賬率僅有57.6%（表1-1），說明提高出納與會計對賬率的工作亟待加強。

表1-1 2013年出納與會計對賬率統計表

2、計劃擬定

專項工作具體實施路線圖如下（圖1-2）

圖1-2 實施路線圖

3、原因分析

（1）影響因素

針對出納與會計對賬率低的問題，首先采用頭腦風暴法找出主要影響因素：學習組織氛圍差、制度滯后更新慢、管理監督力度弱、報賬人員不配合、會計對賬需催促、出納環節漏洞多。之后利用魚骨圖分析法（圖1-3），逐層剖析了出納與會計對賬率低的原因。

圖1-3 出納與會計對賬率分析魚骨圖

（2）要因分析

由于出納環節存在的問題較突出，該環節的改善對進一步提高出納與會計對賬率起著重要作用，因此計劃財務科決定從改善出納環節入手。據出納某月具體工作情況繪制“2014年1月出納工作時間分配表”，分析出納各項工作的耗時及所占比重后，進一步得出了出納工作時間分配柏拉圖。

表1-2 2014年1月出納工作時間分配表

圖1-4 出納工作時間分配柏拉圖

從柏拉圖的分析來看，前四項工作占據出納工作時間的80.77%，因此要改善出納環節，還需從前四項工作著重進行分析解決。

4、目標設定

通過前期研究得出，進行PDCA循環改善前對賬率為57.6%（表1-1），改善重點占總體的80.77%（圖1-4），改善能力估定為70%，最終確定出納與會計對賬率目標值81.6%.

計算目標值過程如下：

現差距值=100%-57.6%=42.4%

改善值=現差距值×改善重點×改善能力

=42.4%×80.77%×70%

=24%

改善后差距值＝現差距值-改善值

＝42.4%-24%

=18.4%

出納與會計對賬率目標值＝100%-18.4%＝81.6%

5、對策擬定

針對辦理職工報賬、發放職工工資耗時多的情況，擬定對策為：出臺財務報賬相關規定，嚴格落實；開通主要銀行賬戶的網上銀行業務；發揮職工公務卡的作用。

針對經常赴銀行辦理業務耗時多的現狀，擬定對策為：將其他銀行大部分業務，轉到單位現有銀行賬戶中距離較近、業務種類豐富的銀行，多余賬戶做撤戶處理；更換能提供更多優質服務的上門收款銀行。

針對付大額藥款、衛材款耗時多的問題，擬定對策為：通過財務制度嚴格約束取款人，提高取款積極性，確保每月定日定時進行財務付款工作；基于銀行辦理客戶集中支付結算業務。

（二）執行措施（D階段）

1、制度保障最長效

為規范醫院會計核算程序，保證會計信息的真實性、完整性，以《中華人民共和國會計法》、《醫院財務制度》《醫院會計制度》及其他國家相關法律法規為依據，結合我院實際情況制訂出《財務報賬補充規定》。其中針對提高出納工作效率的相關措施如下：

第一，超過人民幣1000元的現金報賬，一律通過轉賬存入報賬職工的工資卡，出納每日的庫存現金不得超過1萬元；特殊情況需要大額現金報賬時，提前一天預約，第二天進行業務辦理。此規定目的在于減輕出納現金支付的工作量，降低因庫存現金不足而頻繁赴銀行提現的次數，同時制約職工報賬的隨意性。

第二，針對大于現金支付額度的支出將取消現金借款業務，外出執行公務統一采用公務卡支付，計劃財務科一律使用公務卡或銀行轉帳支票進行結算。公務卡是指財政預算單位工作人員持有的、主要用于日常公務支出和財務報銷業務的信用卡。2013年為進一步適應國庫集中支付和公務卡制度改革，規范醫院財務管理，提高公務支出透明度，控制現金流量與現金風險，我院出臺了《公務卡財務結算暫行辦法》，針對主要報賬人員辦理了第一批公務卡，共計80張。本規定目的在于促進公務卡的使用，減少現金報賬，簡化職工借款手續，規范報賬流程，從而提高財務工作質量和效率。

第三，每月25日-29日發放職工現金工資，相關人員務必于5個工作日內領取，逾期未領的款項當月不再發放，進行掛賬處理后于次月發放。該規定進一步規范了工資發放與領取流程，領款職工與放款出納嚴格遵守規定內容按部就班，整個環節井井有條，出納避免了逐個催促領款的繁雜任務，工作效率顯著提高。

2、輿論氛圍需良好

醫院財務部門積極組織開展了“每周一講”活動，要求職工以小組為單位，定期進行意見交換。科室共24名在職員工，3人一組共8組，利用空閑時間，就如何提高出納與會計對賬率這一問題，組織討論分析，收集典型案例，研究解決對策，做好學習筆記，并提出建設性意見。每周五下午4：00-5：00為會議時間，每場會議安排一個小組對其學習情況進行匯報總結。從2014年1月到2014年6月，科室就該問題組織了22次“每周一講”活動。該活動的目的在于將全體財務工作者團結起來，直面財務工作嚴峻問題，共同剖析解決，用團隊的力量牟取更優、更高、更強、更好的解決方案。

3、溝通解決效率高

第一，自我溝通 要求每一位財務工作者，對自己工作中存在的問題、困難以及改進方向進行總結分析，及時制定改善措施后嚴格執行，期間著重對出納環節的分析與思考。

第二，員工間溝通 針對一些小的問題，員工間應該先溝通，例如出納發現與會計做賬時間不一致導致對賬時間安排不統一的問題，經過溝通決定：每天

會計應第一時間將完成的賬目交于出納，無特殊情況出納需先做賬再進行其他工作,于當天17點前完成對賬工作。

第三，與領導溝通 針對前兩項措施的遺留問題擬定解決方案并及時匯報。與領導多溝通多討論，各抒己見的同時學習領導的工作方法并積累經驗，待領導決策后積極組織實施。

第四，與專家溝通 醫院邀請了數位知名醫院的財務總監進行現場指導，并在后期多次進行電話溝通、視頻溝通、會議溝通，根據各位專家的意見在多個工作環節做出改進的同時學習到了很多寶貴的工作方法。

第五，與銀行溝通 醫院財務部門與某銀行的資深行長溝通后發現，銀行的部分新技術可以有效的提升科室的日常工作效率，落后的技術支持嚴重制約了出納工作效率的提高。

4、攜手銀行筑堤壩

出納的眾多工作與銀行息息相關，銀行的幫助與支持，是出納工作質量與效率提高的強大動力。

（1）開通重要銀行賬戶的網上銀行業務

此業務具有內控風險低，業務處理快，手續費較低，無時空限制，到賬時間快等優點，辦理此業務后改變了計劃財務科以往僅有的轉賬支付方式——轉賬支票和電匯。使得出納大部分的銀行業務都能在辦公室操作，減少外出次數，改變了需要天天去銀行的工作模式。

（2）辦理單位客戶集中支付結算業務

以往付大額藥款、衛材款的環節中出納要開數十張電匯單和上百張轉賬支票，較大的數額、繁多的單位、瑣碎的付款程序都導致了該項工作需耗費出納大量的時間及精力，故付款期間對賬率嚴重下滑。辦理單位客戶集中支付結算業務后收款單位只需于付款期在計劃財務科核對單位信息及發放金額后簽字確認，出納將簽字確認后的單位信息及付款金額制表、蓋章送交銀行辦理即可。該工作模式對提高出納工作效率有顯著效果。

（3）更換提供更多優質服務的上門收款銀行

經對比研究分析，原上門收款銀行存在手續繁瑣，時間不穩定等缺點，現收款銀行不僅解決了以上問題，同時還為我院提供了銀行業務代辦服務：出納每日將需赴該銀行辦理的業務資料整理后，在監控范圍下與繳存款一同放入龍護衛帶來的封裝箱內，由龍護衛代為送交銀行，銀行辦理完畢后第二天將相關回單交給龍護衛再鎖入封裝箱送回我院。該模式不僅提高了出納工作效率，也回避了攜款外出性質的工作，對保障資金安全的工作也起到了重要作用。

（4）撤銷多余賬戶。

經研究決定，終止與業務水平較差、業務種類較少的銀行合作，撤銷我院在該行賬戶并將相關業務轉移至提供上門收款服務的銀行。

5、體系布網保牢靠

俗話說，攥緊的拳頭力量大，只有綜合施治，多措并舉，整體推進，才能更好地解決問題。體系如同一張密網，想要將提高出納與會計對賬率的問題落到實處，還需要把這張網織牢：構建制度體系，保障有制度可依的同時，制度還應當與時俱進，時時更新；構建溝通體系，有問題及時溝通，逐級溝通，多主體溝通；構建監督體系，自我監督，內部監督，外部監督；構建評價體系，對職工工作完成情況定期總結分析，完善目標考評，建立獎懲機制，嚴格績效掛鉤。

（三）核查評價（C階段）

經過6個月的組織學習、制定計劃，擬定措施、重點改善，將2014年1月-6月的出納與會計對賬率經行了統計，并與目標值對比（表1-3）。

表1-3 出納與會計對賬率與目標值對表

2014年2月2014年3月2014年4月2014年5月2014年6月61.7%72.6%79.0%82.3%85.0%81.6%81.6%81.6%81.6%81.6%否否否是是

由圖可見，隨著改善措施的逐步推進，出納與會計對賬率也成穩步上升趨勢，終于在2014年5月超過目標值，并保持持續增長。

（四）總結成果（A階段）

醫院財務部門利用PDCA循環法提高出納與會計對賬率的研究工作于2014年1月破冰起航。通過收集資料、組織學習、認真分析后，創建了利用PDCA循環法提高出納與會計對賬率的具體流程，歷時6個月的研究改善后，出納與會計對賬率較以前有了明顯提高。實踐證明PD?CA循環法是一種科學合理、行之有效的先進管理方法，在提高出納與會計對賬率的環節頗有成效。具體成果如下：

第一，出納與會計對賬率由2014年1月的50.5%提升至2014年6月的85%，超過擬定目標值——81.6%，且呈現繼續提高的趨勢。對賬率的持續增長，降低了財務風險發生概率，改善了財務工作質量，構建了工作流程良性循環體系。

第二，出納的工作方法較以前更先進，其對財務工作也有了更深刻的理解,工作質量和效率明顯提高。

第三，財務工作者在這次研究中提高了團隊協作能力，促進了凝聚力和積極性，提升了業務技能水平。工作上再遇到問題時由小及大，舉一反三，都嘗試著先用PDCA循環法進行解決，使得先進的管理辦法融入計劃財務科的各項工作中。

二、討論

雖然醫院出納與會計對賬率得到了明顯提高，但過程中也出現了一些不可忽視的問題：

第一，制度易建落實難。“天下之事，不難于立法，而難于法之必行”，制度的出臺在前期取得了良好的效果，后期由于報賬人員的不配合，新入職人員的不知道，削弱了制度的保障力度。

第二，體系太“骨感”。體系構建非一朝一夕，沒有標準化的體系只顧當前，不計長遠。

針對現有成果，以及運用過程中存在的問題還要開一副復方藥，既要“降虛火”，防止對賬率提高只是曇花一現，又要“補元氣”，要求每一位財務工作者在今后的學習工作中，保持現狀，積極探索，勇于創新。這樣才能持之以恒，久久為功。“千倉萬箱非一耕所得，干天之木非旬日所長”，希望在下一個PDCA循環法中，出納與會計對賬率能有一個新的突破。

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