完善檔案與精細化管理

摘要:現代企業的高度發展，離不開科學管理的手段，而在管理中檔案作為一種管理企業的方法，不但記錄了企業生產經營活動，領導及員工的工作狀況，而且也是企業發展投資、市場分析的原始依據，因此不管是檔案本身的作用，還是企業利用的工具，在市場經濟成熟的今天，檔案是不可缺少的，而且越來越發揮了積極的作用。

一、檔案的作用

(一)檔案是企業活動記錄的原始憑證

傳統企業主要依據固定資產在使用過程中創造財富，通過一般產品市場實現資產的保值與增值，利用資本是現代企業資本經營理念的重要組成部分，也是現代企業發展壯大的最佳途徑。公司通過上市進行資本運作，實現企業資產的快速增值。上市就必須提供公司自成立以來，反映企業管理活動的真實記錄及原始憑證，完善的檔案具有提高工作效益的作用。在市場競爭日趨激烈的今天，利用好檔案在整個經營活動中的位置和作用日趨重要。

(二)檔案是每個公司投資、合同、債務的歷史記錄

看似簡單，但檔案中包含了銷售合作的債權債務關系，一旦客戶發生債務危機時，檔案可以作為清查賬務的有力證據，明確雙方的責任和權力關系，是一個有力的法律依據。這樣就會大大降低公司的各種風險，其次，通過對檔案的分析，有利于風險控制，針對公司出口數量多，批次多，匯率波動頻繁的情況下，進行數據分析，采用匯率鎖定機制，有效控制匯率波動給公司效益造成的影響。

(三)檔案是企業進行市場分析的工具

檔案里面記錄了企業生產經營和市場盈虧的信息，通過對這些對信息的分析可以找到解決企業發展的困境和方法，特別是電子檔案中的計算機數學經濟模型，數學經濟模型的分析包括企業的投資、預測、經營、盈虧、還債、市場營銷、風險等方面，應用計算的方法，來準確定位市場變化，使企業的投資更有方向性和準確性，降低投資風險；其次通過分析，讓企業預測未來市場營銷變化，及時讓企業作出生產和營銷調整，降低市場銷售的風險，從而避免生產的盲目性，銷售的滯后性，這樣會加快企業的貨幣資金周轉率，提高了資金的使用效果，同時也降低了資金的市場風險，讓企業在發展中不斷壯大。

二、建立檔案的必要性

企業檔案的建立，可以為企業的市場精細化管理工作提供豐富的信息資源，協助企業盡快適應社會主義市場經濟，并最終實現檔案工作與市場的緊密結合，隨著國內外競爭的日益激烈，市場精細化管理的地位越來越突出，建立科學的檔案體系，是精細化工作的一項重要內容。

企業檔案的建立。體現了企業以市場為導向的工作主動性，它要求企業做到適應市場，滿足客戶需求及產品的升級換代，以質量高，成本低，服務好的產品立足市場。對于杭州星帥爾電器股份有限公司來說，加大技術研發，通過自主研發、合作開發、引進消化吸收等方式，持續增加技術研發投入，根據市場和客戶的需求不斷開發新產品，確保公司不斷有高附加值的新產品推出保證公司的競爭力，公司才能實現產品利潤，才能可持續發展，因此在市場經濟條件下，精細化管理工作就是讓公司撲捉每個市場信息，并且記錄在案，然后對個案進行分析，從中發現市場商機，準確定位，打造成行業內技術領先，產品一流，具有較強國際競爭力的現代化企業。

企業檔案的建立，可以為企業的管理決策、管理方針的制定提供全面的依據。檔案本身就是管理企業和員工的一種手段，它不僅記錄了每個員工的信息，而且還記錄了企業的發展戰略和發展歷史，而在發展戰略里面就包含了企業的發展政策、方針和重大決策，其中也有管理的決策，因此檔案可以為企業的管理決策提供有價值的參考依據。為企業走向資本市場提供公司規范經營的證據。

三、檔案在精細化管理工作中的作用

我們在日常工作中檔案有著不可忽視的作用。在我們進行企業名牌，政府補貼等項目申報工作中，由于涉及到多部門的資料及檔案，而由于部門的合并或者拆分，經辦人的離職或者調動，致使許多的資料缺失。通過查找檔案，查到原始資料，使各項工作得以順利進行。維護了企業的合法權益。

檔案好像是一部企業發展史，記錄了企業經營管理的全過程，通過檔案的翻閱，當時的公司生產經營過程躍然紙上;通過對生產過程，銷售對象，當時的供銷情況及當時經濟形勢的分析，其后的企業發展過程均記錄在案。所有這些均為我們總結過去，分析當今，預測未來提供了依據。

規范，健全的檔案管理制度，代表著企業的管理水平，是企業健康發展的保證。對檔案實行電子化管理，便于歷史資料的快速查找，加快了精細化管理工作的速度，提高了工作效率。正因為是規范，所以檔案記錄了企業每一個生產環節和工作流程，而企業的生產環節和工作流程可以說是不變的，規范的檔案記錄可以方便查找企業生產環節中出現的錯誤，這樣就會提高企業生產效率，從而降低了生產成本和研發費用以及管理費用。從中也可以分析出投資、債務、銷售、企業發展狀況，產品研發能力，政府補貼的政策依據等，為公司的上市提供申報資料。

四、檔案精細化管理的重點建設

檔案作為管理企業的一種手段，要做好精細化管理重點建設，從以下方面進行：

(一)做好紙張檔案原始記錄

紙張記錄的檔案是檔案工作最原始的記錄方法，當然紙張記錄也有檔案的要求;一是準確性，檔案是規范性的記錄資料，所以記錄的東西必須是實事求是的，講究準確性，如果是含糊不定的數字、信息則不能記錄在紙張檔案中，否則會誤導企業發展，不但起不到檔案的積極作用，反而會害了企業發展。二是完整性，不管是企業中的人或者事，還是重大的生產經營發展策略，都要完整的作好記錄，包括數字、語言、圖形等，因為這些都會對企業發展提供指導信息，事實上數字、語言、圖形中的某一個或者其組合才能完整反映企業的決策或者決定，如果缺少了某一種信息很可能導致企業的誤判或者錯誤決定，使企業走向滅亡，因此完整性對企業檔案非常重要。三是安全性，紙張檔案里面記錄了企業的各種珍貴的信息，一旦丟失檔案會對企業造成信息丟失或者泄露的現象，這對企業發展會造成很大損失。所以檔案的安全，意味著企業的安全。

(二)做好電子檔案

現在是一個網絡電子特發達的時代，計算機代替了許多人和事，在各行各業的管理和發展中是不可缺少的工具，因此電子檔案的應用也就顯得相當普遍，它的好處就在于方便、快捷，提取信息容易，隨時隨地都能了解企業的發展狀況等，更為領導的管理提供了方便。而且電子檔案中的各種數學經濟模型為企業的發展提供了分析的依據和方法，使企業的各種分析和決策，通過數學經濟模型可以讓電腦計算出來，這樣使企業的決策更加科學，更加合理，大大降低了市場風險，這方面紙張檔案是無法做到的。但是紙張檔案為電子檔案的建立準備了條件。其次電子檔案在翻閱、查詢、更改、共享方面比紙張檔案優越的多，所以比起紙張檔案來應用更加普及和廣泛。

五、結束語

實踐證明檔案管理對精細化管理工作確實是一項不可缺少的工作，利用效果比較明顯。這不僅提高了辦事效率，更重要的是避免了企業的市場風險。今后我們將更好的收集檔案，健全和利用檔案，使檔案管理工作為公司的精細化管理和發展提供有理有力的證據。