完善ERP財務資金管控系統提升項目建設的全過程管理

國網天津市電力公司經濟技術研究院 陳蕾

一、電網基建工程項目管理的背景

(一)電網基建工程管理的特殊性

電網基建工程項目管理不同于其他項目管理，它的特點具體體現為:

1、電網基建工程有很強的專業性

電網基建過程從項目前期可研（用電量的評估、政府的發展規劃、大用戶的需求提報），到變電站、線路的設計施工，主變、電纜等設備的采購安裝，最后項目投產后的運行維護等等都需要電氣工程學、電磁學、輸變電、土建工程等相關的專業知識，需要多專業人員的相互協作。

2、電網基建工程的建設涉及多單位協調運作

電網工程建設所涉及的單位包括建設單位、輸變電施工單位、物資公司、監理公司、招投標公司、運行維護屬地局（項目前期）等多家單位，需要跨利潤中心的相互協調。電力公司ERP系統的上線為各單位之間流程的梳理、關鍵節點的管控、信息的集成提供了可能。同時為績效考核工作提供依據。

3、電網基建工程的資金投入巨大

電網建設的資金投入都是巨大的，一般變電站建設的投入都是上億元，主網變電站建設可達幾億元。如此巨大的資金投入使得資金預算與工程進度匹配變得尤為重要。合理的匹配能大大降低融資成本，提高資金使用效率，提高資金支付的可靠性。

(二)電網基建工程財務管理面臨的挑戰

1、缺少流程梳理的整合和關鍵節點控制

工程從項目前期的可研估算開始，經歷了可研批復、項目前期、施工圖概算、下達投資計劃、工程前期、業主項目部成立、初步設計、證照辦理、設計（以及監理、物資、土建工程、電氣安裝）招投標、施工圖編制、主體施工、線路施工、投產送電、轉資、結算、決算、工程后評價、檔案移交等流程。這些流程所涉及的時間節點也極為重要，每一環節都關系到后續進程的開展。缺少流程的梳理整合不僅會使各專責溝通困難，也使得責任不明確，實際進度與財務進度脫節。財務部門在提報資金計劃時困難重重，在資金支付時影響會計原始憑證的嚴謹性，造成票據佐證與計劃出現偏差。例如工程資金支付的主要依據之一就是工程進度單，實際工作中會遇到進度單內容不完整的情況，有時施工單位甚至無法提供進度單。進度單依靠財務人員人工審查容易遺漏問題，也會導致重復性工作。通常的審核方式是財務人員按得到的發票、合同作為付款進度的依據，并反推進度單是否準確，手工計算核實付款金額、質保金金額。進度的確認節點應放在什么位置，這一節點的確認責任人應當是誰、考核標準是什么，財務最終支付時業務部門應完成確認哪幾個節點，這些都是流程梳理整合和節點控制所要完成的任務。

2、ERP各管理模塊缺乏集成使反饋信息滯后

目前,各專業部室的數據收集方式是各基層單位統計上報,基層單位各業務專責會面臨同樣的問題：需要按照不同的要求和模板給上級專業部室上報匯總數據，這個過程繁瑣耗時且容易出錯,這種數據采集所得到的信息是滯后的,并且給基層單位帶來了很多的重復性工作,降低了工作效率。如何能從ERP系統中獲得實時的數據報表、在工程設計發生變更時提高財務的反應速度，及時修改資金計劃是完善ERP財務管控系統的目標。

3、指標沒有分解到工程全過程管理各關鍵環節的責任人

工程財務管理比較重要的一個指標是項目預算執行率：

項目預算執行率=[項目成本入賬率×80%+（Σ年內投資計劃需求提報結余率、項目成本入賬率、建設單位工程投運增資及時性、竣工結算和決算及時性準確性、等）×20%]×100%。這個總體指標應當分解到各個流程環節去控制。項目成本的入賬率依賴于工程進度的確認，而工程進度的確認前提是監理報告，監理報告的出具是施工單位及時完工，及時完工的前提是開工及時、合同簽訂及時、招投標按節點完成、物資到貨率、設備安裝進度、投資下達等等各項指標的綜合。完善ERP財務管控系統的過程也是依照工程全過程鏈條分解綜合指標到各個節點的過程。

二、完善資金監督管理體系的目標及方法

完善資金監督管理體系的目標是通過規范財務、物資、項目建設主要業務流程來提高財務資金預算編制、財務資金預算調整、項目資金支付、項目結算信息報送等工作效率，明確各相關單位的工作職責；通過將各個專業主要的業務流程和財務工作流程進行相應的信息系統集成，并設置財務對業務流程關鍵節點的管控，使財務監督工作流程更加完善且具可操作性；所有相應業務的信息貫通，實現全部關鍵節點相關人員線上操作，線上管控；避免因信息不對稱和延遲造成的管理漏洞，提高資金支付的安全性，降低管理成本，同時實現了國網指標的有效分解與考核。通過流程的規范，相關工作節點的設置，以及財務對關鍵節點的監控，實現對財務預算、資金支付、項目結算、轉資、物資調撥、資產運行的全生命周期監督管控。完善的流程和準確的基礎數據可以幫助建設單位每年上報的年度資金預算更貼近實際。以變電站工程為例，系統按照土建工程進度可推算后繼節點，結合合同管理模塊、ERP時間軸、多線程進度的交匯來預測各月、各工程資金需求總量。完善資金監督管理體系需要:

(一)規范標準

規范標準包括規范流程標準和節點考核標準。流程標準的依據是國網公司和市公司下發有關電網基建工程管理的文件，節點考核標準則是在流程梳理的基礎之上按時間節點、專業劃分設定。

(二)優化流程

流程的優化不僅僅是在建設單位內部，更重要的是參與工程建設的各個單位間的流程梳理。例如：設備安裝之前需要施工單位完成隱蔽工程，隱蔽工程的進度確認需要監理（監理公司）報告作為依據，項目經理（建設單位）負責在SAP項目管理模塊中錄入監理報告，這項工作可以作為一個關鍵節點。這個關鍵節點的完成能夠觸發財務部門對此項工程進行資金支付這一后續進程，同時物資收發貨（物資公司）、設備安裝等后續進程也同時被觸發，財務部門可以預先計劃物資的資金支付。項目管理模塊、財務模塊、物資管理模塊的集成是實現這一流程管控的基礎。在數據錄入收集的過程中實現財務對工程進度的掌控，預測調整資金計劃，降低融資成本。

(三)加強節點管控

以合同的實時管理為例：合同作為項目管理流程的重要管控依據，它在ERP系統中的生效時間至關重要。合同模塊的主要功能無疑是實現合同的線上管理，合同的錄入同時也是工程項目管控的一個關鍵節點。一個合同在ERP系統上的錄入包括若干關鍵信息：合同名稱、編號，工程WBS位置，合同簽訂時間、合同生效時間、與之簽訂合同的供應商、合同金額、合同履行時間、合同履行方式、標的物質量的評價標準、付款進度、付款方式、爭議解決方式等等；缺少任何關鍵信息的錄入都無法使合同在系統中生效。合同錄入的及時性是合同專責的績效考核指標。系統可以設定為合同簽訂后3天內完成這個合同的錄入，那么合同的簽訂時間就是這個專責的考核標準。簽訂后兩日內錄入，系統指示為綠燈，評價為A類；簽訂第三天錄入，系統指示為黃燈，評價為B類；簽訂三天后錄入，系統指示為紅燈并且扣績效1分，評價為C類。以上績效考核將自動傳給人力資源部進行月度績效評價。這樣就把實時管控、實時數據收集與員工績效考核結合起來，用員工考核機制來推動實時管控的實現。

(四)增強統計功能

通過該監督管理體系的完善，現有項目的信息報送工作均由線下轉變為線上管控，提高了各個業務專責的工作效率，在工作過程中的信息積累可以直接與月報相關聯，簡化了工作過程，避免了以往工作重復的現象，提高了工作效率和準確率，降低了人工成本和管理成本。并且通過邊界條件（業務發生時間、項目定義、沖轉科目、是否轉資、是否投產）的設定隨時可以篩選出所需要的各種數據組合。在系統集成、基礎數據準確、流程完善的前提下，任何數據的獲得都可以是實時、準確、快速的，避免以往由于信息不對稱和延時造成的管理漏洞。以基建工程項目設計變更為例，項目的設計變更需要設定財務審核這一關鍵節點，財務部門可以在變更審核通過的第一時間來更改資金計劃，保證資金的及時到位。

(五)完善考核

參照合同管理的例子我們知道：節點的績效考核是推動流程鏈條向前運轉的動力。以進度確認為例，進度確認這一關鍵節點需要工程參與各方的操作（確認順序大致為施工單位/物資公司—監理—建設單位），進度的確認應包含幾個關鍵信息：工作量、開工時間、完工時間、監理檢驗結果、本次完工百分比、本次完工金額、預付款扣回金額和比例、關聯的合同編號等。進度確認的完成將觸發財務資金支付這一后續節點。財務資金監督體系的線上全過程管理最大限度的整合了工程全生命周期所涉及的每個崗位：明確崗位職責、設定考核依據和標準，減少重復性工作、實現節點控制、數據實時采集、自動觸發各流程的開始與結束、提高資金支付可靠性。

三、完善財務資金監督管理體系的效果評價

(一)時效性

該監督管理體系大大提高了財務、項目管理工作的時效性。實現了對財務預算、資金支付、項目結算、轉資、管理的在線管控，確保信息可以實時傳遞和收集，業務流程響應實時，數據信息收集實時，反饋問題實時，避免了目前信息報送以月度為周期，信息傳遞延時，影響業務流程響應速度，從而不能及時進行整改，導致出現財務安全風險的情況。

(二)準確性

該監督管理體系具有良好的準確性。該體系將流程的線下管控操作全部轉為線上管控，信息報送途徑也由線下變為線上，數據由系統自動采集，實現財務信息與業務管理信息的貫通，讓流程各個節點專責操作人員信息對稱，提高了數據收集的準確性；線上操作有系統自動校驗機制，避免因線下操作導致的信息錯漏現象；并且該體系是對于大量的數據進行在線監控，而不是單憑人為去判斷，所以發現問題的準確性很高。完善的流程和準確的基礎數據可以幫助建設單位每年上報的年度資金預算更貼近實際。系統能夠按照各個工程單體的進度可推算后繼節點，結合合同管理模塊、ERP時間軸、多線程進度的交匯來預測各月、各季度、乃至全年資金需求量。

(三)規范性

該監督管理體系是根據相關文件制度和專業技術要求，把財務監督和項目業務流程進行規范，使職責清晰。通過信息系統不同角色用戶的劃分，對不同分工設置個性化管理要求，實現不同職責分工的閉環管理。對應不同流程、不同角色，具有良好的數據積累和管理機制，以便歷史信息查詢和追溯。該體系不摻雜人為的理念和人為的干預，便于統一管理。

[1]《SAP ERP財務與控制模塊配置》.（美）Peter Jones，John Burger著.呂云翔,段霽蕓,昝金英譯.北京:人民郵電出版社,2011;4

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