會(huì)計(jì)電算化軟件在使用中存在的問(wèn)題和解決辦法的探討

雅安職業(yè)技術(shù)學(xué)院 楊劍

一、會(huì)計(jì)電算化使用中存在的問(wèn)題

(一)保密性與安全性差

很多軟件不能記錄日志，在使用過(guò)程中不能記錄操作人、操作時(shí)間和操作內(nèi)容，不利于確定責(zé)任人。再有，也不能對(duì)應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫(kù)加密，人們可以自外部輕松進(jìn)入進(jìn)行修改。還有一些商業(yè)軟件為了用戶的方便，在進(jìn)行軟件設(shè)計(jì)過(guò)程中加入修改以前年度賬目功能。這些問(wèn)題都不利于保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性，在使用過(guò)程中易發(fā)生問(wèn)題。

(二)原始數(shù)據(jù)錄入易出錯(cuò)

會(huì)計(jì)軟件都需要人工錄入各種數(shù)據(jù)，假如在輸入過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自身不能判斷，計(jì)算機(jī)在利用會(huì)計(jì)電算化軟件的基礎(chǔ)上，自動(dòng)處理輸入數(shù)據(jù)完成存儲(chǔ)。計(jì)算機(jī)利用會(huì)計(jì)軟件程序可以完成編制會(huì)計(jì)報(bào)表、記賬和進(jìn)行財(cái)務(wù)分析等工作。只要財(cái)務(wù)軟件運(yùn)行過(guò)程中不出現(xiàn)問(wèn)題，通常情況下可以保證正確。但如果在輸入原始數(shù)據(jù)過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤，那么計(jì)算機(jī)只會(huì)依據(jù)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性則不能保證。

(三)會(huì)計(jì)電算化人員素質(zhì)有待提高

會(huì)計(jì)電算化不但和會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)有關(guān)，而且和計(jì)算機(jī)學(xué)、管理學(xué)、信息學(xué)等多個(gè)學(xué)科有關(guān)，要求操作人員必須具備較高的專業(yè)水平，不但要具備專業(yè)的會(huì)計(jì)知識(shí)，掌握電算化軟件處理賬務(wù)的原理，而且還應(yīng)懂得計(jì)算機(jī)操作技能。雖然當(dāng)前會(huì)計(jì)人員都參加過(guò)計(jì)算機(jī)等級(jí)培訓(xùn)，但依然達(dá)不到應(yīng)有的水平。這些人員年齡偏大，一般情況下都熟悉會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)但不易掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，只會(huì)簡(jiǎn)單操作會(huì)計(jì)應(yīng)用軟件。如果在使用過(guò)程中計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題，則只能中途停止，更不能從事深層次的系統(tǒng)分析、設(shè)計(jì)和維護(hù)等工作了。

二、解決我國(guó)會(huì)計(jì)電算化存在的問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

(一)完善內(nèi)控制度

在軟件的實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，工作人員還不能重視數(shù)據(jù)備份保管、職責(zé)分工、軟硬件使用維護(hù)等工作，要想全面提高會(huì)計(jì)電算化管理水平，首先要加強(qiáng)內(nèi)部控制管理。

1、提高程序操作控制

為了保證信息的正確性，防止出現(xiàn)錯(cuò)誤和事故，制訂業(yè)務(wù)處理詳細(xì)步驟和工作環(huán)節(jié)，主要內(nèi)容有：對(duì)錄入的數(shù)據(jù)首先要進(jìn)行審核，具備真實(shí)的原始憑證；錄入員要檢查數(shù)據(jù)的正確性，做好核對(duì)工作；如果出現(xiàn)輸入內(nèi)容錯(cuò)誤，則需依據(jù)功能進(jìn)行修改；要求設(shè)置專業(yè)人員復(fù)核，對(duì)輸入數(shù)據(jù)和原件進(jìn)行比對(duì)。

2、提高系統(tǒng)安全性

建立嚴(yán)格的操作制度，不經(jīng)授權(quán)人員不得操作財(cái)務(wù)電算化軟件；不同崗位人員進(jìn)行操作要分別設(shè)置不能權(quán)限；對(duì)操作人員的身份要進(jìn)行密碼比對(duì)；分離數(shù)據(jù)處理與存儲(chǔ)工作；應(yīng)用操作日志控制接觸計(jì)算機(jī)人員。

3、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案保管控制

依據(jù)有關(guān)規(guī)定，手工記賬淘汰以后，應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理那些會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、賬簿等，同時(shí)要求對(duì)上述內(nèi)容要進(jìn)行打印，依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行管理。

(二)不斷完善會(huì)計(jì)電算化管理制度

要想達(dá)到會(huì)計(jì)電算化工作的規(guī)范運(yùn)行，則必須具備制度化的會(huì)計(jì)電算管理法律法規(guī)。要引起有關(guān)部門重視，建立完善的會(huì)計(jì)電算化管理規(guī)章制度，在規(guī)范會(huì)計(jì)電算化工作時(shí)形成法律條款；大力宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督會(huì)計(jì)電算化的規(guī)章制度的落實(shí)，保證會(huì)計(jì)電算化規(guī)章制度發(fā)揮應(yīng)有的作用，使其真正指導(dǎo)會(huì)計(jì)電算化工作。

(三)不斷提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)

當(dāng)前，世界范圍內(nèi)的企業(yè)都在應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化，因此一定要配備專業(yè)人員。一個(gè)優(yōu)秀的會(huì)計(jì)電算化人員，不但要具備會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，而且需要掌握系統(tǒng)的管理理論和高超的計(jì)算機(jī)信息知識(shí)，在加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)過(guò)程中，注重要求會(huì)計(jì)人員掌握多樣化技能，會(huì)計(jì)人員不但要懂得豐富的專業(yè)理論知識(shí)與實(shí)踐操作技能，而且應(yīng)該掌握計(jì)算機(jī)操作技能和管理知識(shí)，真正提高會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)。當(dāng)前科學(xué)知識(shí)更新速度不斷加快，因此要求會(huì)計(jì)人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，才能不被時(shí)代淘汰。

(四)完善會(huì)計(jì)人員分工

因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化具有集中的功能，因此我們要依據(jù)其特點(diǎn)應(yīng)用管理分工模式，制訂明確的崗位職責(zé)分工細(xì)則，進(jìn)行嚴(yán)格的組織控制。也就是說(shuō)在進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)部人員分工過(guò)程中，與相應(yīng)的管理規(guī)則相對(duì)應(yīng)。有利于發(fā)揮相互監(jiān)督、相互制約和相互稽核的作用，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)可靠，防止會(huì)計(jì)信息出現(xiàn)失誤，如果出現(xiàn)失誤現(xiàn)象則有機(jī)可查。

(五)創(chuàng)建信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享

當(dāng)前的社會(huì)是信息社會(huì)，在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部必須實(shí)現(xiàn)資源共享，假如一個(gè)企業(yè)當(dāng)中各個(gè)部門之間缺乏聯(lián)系，各個(gè)部門得到的數(shù)據(jù)不一致，則會(huì)嚴(yán)重阻礙企業(yè)的發(fā)展。所以依據(jù)不同企業(yè)的需要，保證在計(jì)算機(jī)軟件方面達(dá)到一個(gè)最低標(biāo)準(zhǔn)，不但要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門之間的資源共享，而且還要達(dá)到在整個(gè)企業(yè)系統(tǒng)中的資源共享。再有，軟件還需要留出接口給數(shù)據(jù)，有利于以后數(shù)據(jù)的導(dǎo)入與導(dǎo)出工作，早日實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源的共享。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)和電算化系統(tǒng)普遍應(yīng)用于企業(yè)管理當(dāng)中，但需要面對(duì)的是，在應(yīng)用過(guò)程中一定會(huì)存在各種各樣的問(wèn)題，因此需要不斷研究、不斷探索。及時(shí)解決出現(xiàn)的各種問(wèn)題，也可以積累各種經(jīng)驗(yàn)，有利于開(kāi)發(fā)新型會(huì)計(jì)方法理論，發(fā)展電算化系統(tǒng)，基于電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度也需不斷加強(qiáng)，進(jìn)而加以改善和調(diào)整，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整和真實(shí)，有利于企業(yè)的健康發(fā)展。

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