試析企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)監(jiān)管問(wèn)題及對(duì)策

中國(guó)石化江漢油田分公司江漢采油廠 鐘琴

試析企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)監(jiān)管問(wèn)題及對(duì)策

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費(fèi)用支出在企業(yè)財(cái)務(wù)中起著很重要的作用，如何控制支出是很多企業(yè)面臨的問(wèn)題，其中費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)是控制費(fèi)用主要的環(huán)節(jié)。近年來(lái)有關(guān)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的財(cái)務(wù)事件不斷增加，如何有效的認(rèn)識(shí)和處理企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中存在的問(wèn)題，對(duì)于企業(yè)有著重要意義。

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo) 問(wèn)題 解決方法

“費(fèi)用”指的是企業(yè)在一定時(shí)間內(nèi)，消耗資源的一個(gè)重要指標(biāo)。企業(yè)發(fā)生的每一筆費(fèi)用都要進(jìn)行歸納整理，列在各自的費(fèi)用項(xiàng)目上。一家企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中所產(chǎn)生費(fèi)用的來(lái)源和用途，從不同的角度上體現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況，且影響著企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，甚至影響著企業(yè)的可持續(xù)生存空間。由此可見(jiàn)，費(fèi)用在企業(yè)財(cái)務(wù)中占據(jù)著至關(guān)重要的作用。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)是控制企業(yè)財(cái)務(wù)支出的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，向財(cái)務(wù)部門(mén)申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)的各項(xiàng)費(fèi)用，是否合法；財(cái)務(wù)報(bào)告中數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確；如何避免虛假業(yè)務(wù)、不規(guī)范報(bào)銷(xiāo)的發(fā)生；提高財(cái)務(wù)可信度的策略，這些內(nèi)容都是企業(yè)面臨的問(wèn)題。

一、企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中存在的問(wèn)題

(一)報(bào)銷(xiāo)體系沒(méi)有充分的管理制度

我國(guó)各公司的費(fèi)用是通過(guò)簡(jiǎn)單的票據(jù)進(jìn)行兌付，這種方式很容易導(dǎo)致信息出現(xiàn)虛假化，在某種程度上嚴(yán)重影響了企業(yè)在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)上的統(tǒng)一性和正確性。這種模式體現(xiàn)了我國(guó)現(xiàn)在的財(cái)務(wù)體系缺乏主動(dòng)性。財(cái)務(wù)管理的被動(dòng)化使得企業(yè)對(duì)員工無(wú)法有效的進(jìn)行監(jiān)督和管理。甚至有些企業(yè)還出現(xiàn)了員工和財(cái)務(wù)人員串通一氣，利用財(cái)務(wù)系統(tǒng)的漏洞謀取私利，對(duì)公司的財(cái)產(chǎn)進(jìn)行侵犯，導(dǎo)致大量公司資源流失。在現(xiàn)有企業(yè)的報(bào)銷(xiāo)體系中，工作人員只要通過(guò)相關(guān)票據(jù)，且經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審核就可以得到報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)。在這樣的傳統(tǒng)財(cái)務(wù)體系下，很多人容易動(dòng)歪腦筋，降低了監(jiān)管的自覺(jué)性，為公司帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。與此同時(shí)，這種傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式也降低了財(cái)務(wù)人員對(duì)報(bào)銷(xiāo)問(wèn)題的重視程度。

(二)報(bào)銷(xiāo)憑據(jù)存在嚴(yán)重的造假現(xiàn)象

在企業(yè)中實(shí)際的報(bào)銷(xiāo)監(jiān)管情況有很多票據(jù)作假的現(xiàn)象發(fā)生。導(dǎo)致其出現(xiàn)的根本原因有很多：有企業(yè)自身的的內(nèi)部原因；也有外部環(huán)境的原因。存在的內(nèi)部原因同樣有很多種，但主要是某些員工將不在報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目中的票據(jù)，通過(guò)個(gè)人手段變成了報(bào)銷(xiāo)的憑證；外在的因素中則存在著原本就不合格或者虛假的票據(jù)依然得到了報(bào)銷(xiāo)。在企業(yè)中存在著很多的徇私舞弊手段，如：越權(quán)審批、同比款項(xiàng)報(bào)銷(xiāo)多次、虛假或者虛報(bào)等，這些徇私舞弊手段反映出企業(yè)在內(nèi)部尤其是財(cái)務(wù)上的監(jiān)管存在著很大漏洞。

(三)監(jiān)管機(jī)制不完善

現(xiàn)在企業(yè)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)，只要有高層領(lǐng)導(dǎo)簽字就可以通過(guò)財(cái)政的審批，實(shí)行報(bào)銷(xiāo)。這樣簡(jiǎn)單而直接的程序?qū)е铝藞?bào)銷(xiāo)制度缺乏監(jiān)管，報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用監(jiān)管失控。如果企業(yè)缺乏一個(gè)合理的報(bào)銷(xiāo)監(jiān)管體系，申請(qǐng)人在申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)的過(guò)程中缺乏監(jiān)管，很容易出現(xiàn)弄虛作假的行為。

二、企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中問(wèn)題的根源

關(guān)于企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的問(wèn)題，國(guó)家出臺(tái)了許多制度來(lái)保障隊(duì)會(huì)計(jì)、審批領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行規(guī)范，具體規(guī)范了報(bào)銷(xiāo)流程、業(yè)務(wù)事項(xiàng)、原始憑證等“如何做”、“做什么”的問(wèn)題。各單位也依據(jù)國(guó)家的法律、法規(guī)和自身特點(diǎn)，制訂了具體的內(nèi)部管理制度。國(guó)家法律的出臺(tái)，對(duì)會(huì)計(jì)人員的工作起了規(guī)范和指導(dǎo)作用，加強(qiáng)了會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平。

但是在實(shí)際的實(shí)施操作過(guò)程中，不論制度多么完善，措施多么嚴(yán)密，總是無(wú)法杜絕報(bào)銷(xiāo)行業(yè)中弄虛作假情況的出現(xiàn)。這些情況的出現(xiàn)都在不同情況下暴露出了我國(guó)企業(yè)報(bào)銷(xiāo)環(huán)節(jié)存在的紕漏。曾經(jīng)某財(cái)經(jīng)雜志報(bào)道了這樣一個(gè)案例：銀光發(fā)公司在為粉飾自身，在黑市上偽造了各種單據(jù)。這個(gè)案例體現(xiàn)了我國(guó)我國(guó)的部分公司在費(fèi)用列項(xiàng)、領(lǐng)導(dǎo)審批等諸多環(huán)節(jié)上均存在問(wèn)題。在企業(yè)中如果僅靠各崗位上工作人員的職業(yè)道德和職業(yè)操守來(lái)維護(hù)企業(yè)財(cái)務(wù)秩序是根本做不到的。因此，企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)上問(wèn)題根源在于各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)管上。

三、企業(yè)報(bào)銷(xiāo)問(wèn)題的具體表現(xiàn)

(一)在計(jì)劃的制定方面

首先，對(duì)費(fèi)用的計(jì)劃缺少針對(duì)性，過(guò)于籠統(tǒng)。

例如：?jiǎn)挝坏牟盥觅M(fèi)、辦公費(fèi)用、通訊費(fèi)以及招待費(fèi)等費(fèi)用在制定支出計(jì)劃時(shí)，對(duì)于具體部門(mén)的差異不做考慮或者考慮不夠，按照統(tǒng)一的指標(biāo)，生搬硬套，導(dǎo)致不需要的部門(mén)剩余很多，真正需要的部門(mén)卻不夠用，這也是一種典型的資源浪費(fèi)。

其次，計(jì)劃死板沒(méi)有靈活性，費(fèi)用計(jì)劃的長(zhǎng)期不變，導(dǎo)致市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的政策，需求等無(wú)法發(fā)揮作用。另外，有些單位的工作人員對(duì)制定計(jì)劃持以敷衍等態(tài)度，將上一年度的費(fèi)用計(jì)劃照搬照抄，根本不考慮實(shí)際狀況。

(二)審批方面

審批方面也有很多問(wèn)題。首先，審批職責(zé)不明確，非常容易出現(xiàn)責(zé)任推卸“踢皮球”的現(xiàn)象；其次，審批不講原則，缺少責(zé)任感；最后，審批方式“一支筆”，缺乏透明度，難以監(jiān)管。

(三)發(fā)票的使用方法

發(fā)票是報(bào)銷(xiāo)的主要憑證，在現(xiàn)實(shí)中發(fā)票使用不規(guī)范的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。這主要有兩種情況：第一，經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)是存在的，而發(fā)票確實(shí)是虛假的；第二種是業(yè)務(wù)本身就不存在或者不合理，用假發(fā)票進(jìn)行虛報(bào)。這些都對(duì)企業(yè)報(bào)銷(xiāo)帶來(lái)了極大的問(wèn)題。

四、加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)監(jiān)控的有效對(duì)策

企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的監(jiān)管力度，確保企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益不受損失的同時(shí)，有效的節(jié)約成本，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

(一)加強(qiáng)對(duì)資金的監(jiān)管

加強(qiáng)對(duì)企業(yè)資金的監(jiān)管力度，提高企業(yè)資金的有效利用率，節(jié)約開(kāi)支，制定相對(duì)合理的支出計(jì)劃。

首先，企業(yè)財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真編制費(fèi)用計(jì)劃。企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是一個(gè)消耗現(xiàn)有資產(chǎn)的價(jià)值，不斷創(chuàng)造新價(jià)值，并不斷補(bǔ)償消耗的過(guò)程。所以企業(yè)的費(fèi)用都是直接或者間接的由經(jīng)辦人花費(fèi)。為了有效的控制費(fèi)用支出，以最少的費(fèi)用換取最大的利益，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)企業(yè)開(kāi)支多少進(jìn)行分析，制定科學(xué)的計(jì)劃，從而判定支出的先后順序，合理分配資源。

其次，對(duì)計(jì)劃要進(jìn)行合理的調(diào)整，費(fèi)用計(jì)劃是在財(cái)務(wù)活動(dòng)前完成。由于影響財(cái)務(wù)活動(dòng)的因素很多，使財(cái)務(wù)活動(dòng)的結(jié)果很難判定，導(dǎo)致費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)計(jì)劃很難天衣無(wú)縫，這就要求要隨時(shí)了解市場(chǎng)信息，對(duì)費(fèi)用計(jì)劃進(jìn)行科學(xué)的調(diào)整。

(二)報(bào)銷(xiāo)過(guò)程管理

注重報(bào)銷(xiāo)的過(guò)程管理，將“事后評(píng)價(jià)制度”革新為“實(shí)時(shí)跟蹤制度”。簡(jiǎn)而言之，就是強(qiáng)調(diào)在報(bào)銷(xiāo)的每一個(gè)環(huán)節(jié)做到監(jiān)管。如果在業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生后在進(jìn)行評(píng)價(jià)那就為時(shí)已晚了。在財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)中，只有每一個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人都高度認(rèn)真，高度負(fù)責(zé)，才能保證資金的正確使用。報(bào)銷(xiāo)過(guò)程的監(jiān)控必須要做到以下幾點(diǎn)：

1、費(fèi)用發(fā)生前，要監(jiān)督費(fèi)用類(lèi)項(xiàng)的合理性和可靠性

首先，應(yīng)當(dāng)制定專(zhuān)門(mén)的規(guī)章制度，對(duì)職工的長(zhǎng)期使用的各項(xiàng)費(fèi)用制定使用計(jì)劃，并將計(jì)劃精確到周、日。對(duì)于偶爾發(fā)生的費(fèi)用要按照使用量和用途進(jìn)行級(jí)別分類(lèi)，根據(jù)等級(jí)制定標(biāo)準(zhǔn)；其次，在計(jì)劃中盡可能的細(xì)化、全面，而且要在進(jìn)行中根據(jù)實(shí)際情況合理調(diào)整；再次，計(jì)劃的實(shí)行通過(guò)審核才能實(shí)行。另外要根據(jù)計(jì)劃，按月對(duì)相應(yīng)部門(mén)的主管進(jìn)行考核，并與其績(jī)效掛鉤。另外計(jì)劃還要做到公開(kāi)，充分接納群眾的建議。

2、對(duì)相應(yīng)票據(jù)進(jìn)行監(jiān)督

對(duì)相應(yīng)票據(jù)合法性、正規(guī)性、有效性進(jìn)行監(jiān)督，那些不合格的票據(jù)需要退回，同時(shí)對(duì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)本身的真實(shí)性進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，虛假杜撰的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)不予以報(bào)銷(xiāo)。

3、嚴(yán)格監(jiān)管濫用職權(quán)情況的發(fā)生

對(duì)于審批的結(jié)果要進(jìn)行復(fù)核，查看有沒(méi)有越權(quán)審批，濫用職權(quán)，串通舞弊的行為發(fā)生。

4、對(duì)出納員的報(bào)銷(xiāo)環(huán)節(jié)要進(jìn)行檢查，避免差錯(cuò)

部分出納人員由于工作態(tài)度不認(rèn)真，馬虎大意，很容易出現(xiàn)一些常規(guī)錯(cuò)誤。在財(cái)務(wù)案件中，出納員的經(jīng)濟(jì)犯罪行為也是很多。所以對(duì)出納員的行為要予以監(jiān)管，一方面保證核算質(zhì)量，另一方面也要杜絕違法犯罪的事件發(fā)生。

(三)細(xì)化報(bào)銷(xiāo)制度

制定細(xì)致的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度，組織相關(guān)人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，由于財(cái)務(wù)人員接觸的原始賬單會(huì)比較多，所以對(duì)其進(jìn)行相關(guān)知識(shí)和法律法規(guī)的普及和宣傳也變的十分必要。除此之外，財(cái)會(huì)人員要實(shí)行輪崗制度，增加財(cái)會(huì)人員的整體素質(zhì)和工作水平。

五、結(jié)束語(yǔ)

為了規(guī)范我國(guó)企業(yè)在財(cái)務(wù)方面的管理制度，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)工作的審查和監(jiān)督，提高我國(guó)企業(yè)資金的使用效率和安全性，我國(guó)頒布了很多相關(guān)的法規(guī)和政策。其中對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的內(nèi)容、方法、程序都作做了明確的規(guī)定。但是，由于報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用沒(méi)有企業(yè)整體的戰(zhàn)略規(guī)劃這樣具備長(zhǎng)遠(yuǎn)影響性，使得相關(guān)人員的重視程度不夠，導(dǎo)致了此方面成為企業(yè)管理的盲區(qū)，在這方面出現(xiàn)了很多違規(guī)、違法甚至犯罪的事情，這對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展極為不利。為了提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)必須對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)環(huán)節(jié)加以監(jiān)督和重視。

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10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.03.025