新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題及對(duì)策

邯鄲市第一醫(yī)院 覃曈

醫(yī)院檔案管理是非常重要的信息資源，是醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，主要包括文件、圖表、音像、磁盤等不同形式的醫(yī)院資料。醫(yī)院檔案是醫(yī)院的無形資產(chǎn)更是醫(yī)院的知識(shí)產(chǎn)權(quán)的表現(xiàn)形式之一。醫(yī)院將醫(yī)院檔案貫穿融匯到整個(gè)醫(yī)院的管理、經(jīng)營、臨床、科研等醫(yī)院的具體流程之中，并進(jìn)行完整詳細(xì)的記錄，成為醫(yī)院不斷完善不斷發(fā)展不斷進(jìn)步的主要?jiǎng)恿χ弧Ｒ虼耍覈t(yī)院應(yīng)該不斷適應(yīng)新形勢(shì)的變化，建立現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理體系。

一、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

(一)對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理工作的重視程度不夠

首先醫(yī)院對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，我國大部分醫(yī)院更加重視醫(yī)院的醫(yī)療科技水平與醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)工作，經(jīng)常忽視對(duì)于醫(yī)院檔案的管理工作。尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層并沒有真正認(rèn)識(shí)到醫(yī)院的檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展以及醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)或者經(jīng)驗(yàn)的傳遞作用和重要作用。

目前醫(yī)院的檔案管理工作存在只重視信息的收集完全忽視信息的再利用。由于受到這種理念意識(shí)的影響，醫(yī)院的大部分科室將醫(yī)院的檔案管理工作視為一種形式，甚至于負(fù)擔(dān)。進(jìn)而造成在保存收集信息資源時(shí)收集信息的不完整或者不詳細(xì)，并且這些信息資源很少會(huì)被開發(fā)出來再利用，使檔案并沒有從真正意義上起到對(duì)醫(yī)院醫(yī)療、科研、傳承的作用。

(二)忽視醫(yī)院檔案管理的信息化

近幾年隨著科學(xué)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，以及醫(yī)療體制的深入改革，要求醫(yī)院的檔案管理工作充分利用現(xiàn)代化信息科學(xué)技術(shù)，并統(tǒng)一確定與規(guī)劃醫(yī)院各科室檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。但是目前從醫(yī)院檔案信息管理軟件的開發(fā)和利用情況來看，我國醫(yī)院并沒有真正落實(shí)、有效利用醫(yī)院的檔案信息化管理。

(三)醫(yī)院檔案管理工作的體制不健全

醫(yī)院的檔案管理工作主要涉及的部門有管理科室、職能科室、使用科室以及檔案室。但是在實(shí)際的檔案管理工作中，職能科室、使用科室和檔案室的責(zé)任和分工并沒有進(jìn)行詳細(xì)劃分，而且沒有進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一規(guī)劃，有些醫(yī)院的檔案管理工作仍處于各科室分散管理的狀態(tài)。

二、建立健全新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化

(一)充分重視檔案管理工作，增強(qiáng)檔案管理的全員參與意識(shí)

首先，醫(yī)院管理層對(duì)于檔案管理工作的重視程度是提高檔案管理工作水平的思想前提。醫(yī)院要將檔案管理工作納入到醫(yī)院管理工作的體系當(dāng)中，并且處于重要的位置，作為管理重點(diǎn)來抓。其次醫(yī)院管理層要為檔案管理工作制定一系列的管理總方針，例如堅(jiān)持“四個(gè)牢記”的方針原則：制定醫(yī)院工作計(jì)劃時(shí)牢記檔案工作；檢查醫(yī)療工作時(shí)牢記檔案工作，總結(jié)醫(yī)院工作時(shí)牢記檔案工作，安排醫(yī)院財(cái)務(wù)時(shí)牢記檔案工作。最后自上而下進(jìn)行檔案管理工作的宣傳教育，使醫(yī)院全體員工提高對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。宣傳教育的方法多種多樣：要長期不懈的進(jìn)行《檔案法》的宣傳教育工作，提高醫(yī)院全體員工的檔案法制觀念；加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部關(guān)于檔案管理的培訓(xùn)工作，使醫(yī)院全體員工掌握現(xiàn)代化檔案管理工作的流程和技巧。

(二)建立健全現(xiàn)代化的檔案管理體系

針對(duì)醫(yī)院目前檔案管理工作中存在的缺陷，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況，借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理體系，建立健全現(xiàn)代化檔案管理體系，是提高醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)鍵步驟。

建立健全現(xiàn)代化的科學(xué)完整連貫的檔案管理體系，形成由領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督指導(dǎo)、科室分別負(fù)責(zé)、全員主動(dòng)參與的醫(yī)院檔案管理體系。建立健全醫(yī)院檔案管理的工作流程與相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)，使各科室在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)有章可循，有據(jù)可依并且有目標(biāo)、有指引。醫(yī)院的檔案管理工作涉及到檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索與再利用等相關(guān)流程，其中檔案收集工作是起點(diǎn)，檔案管理工作是基礎(chǔ)，因此健全檔案收集工作制度尤其重要。檔案收集工作要求手續(xù)齊全、表述客觀準(zhǔn)確、觀點(diǎn)明確清晰。

由于檔案管理工作具有涉及的檔案種類繁多、科室分散、并且要求專業(yè)的特點(diǎn)，因此在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)要求嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類標(biāo)記、手續(xù)嚴(yán)格、定位存放，這樣有利于確保醫(yī)院檔案信息的齊全完整。

(三)引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)

現(xiàn)代化信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使人們步入了信息化時(shí)代，現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理也已經(jīng)脫離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式進(jìn)入電子檔案時(shí)代。醫(yī)院應(yīng)該重視和創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代信息科技化，保證醫(yī)院電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性和科學(xué)性。

醫(yī)院應(yīng)該制定統(tǒng)一的電子文檔的基本標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)定的基本流程結(jié)構(gòu)。醫(yī)院在電子檔案的建立、處理、歸檔以及保管的任何一個(gè)過程都存在信息失真或者信息丟失的可能性，因此健全統(tǒng)一電子文檔的基本標(biāo)準(zhǔn)可以保障電子檔案的完整性以及真實(shí)性。

建立一套科學(xué)規(guī)范的電子檔案管理基本結(jié)構(gòu)使電子檔案在分類、排列以及保存的每一個(gè)流程都有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能夠使檔案的信息管理有序運(yùn)行。

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