淺析銷售與收款循環的內部控制

南京經天緯地會計師事務所　陳娟

淺析銷售與收款循環的內部控制

南京經天緯地會計師事務所陳娟

摘要:內部控制建設是現代企業管理的重要內容，由于銷售和收款在企業的經營中占有極其重要的地位，是企業生產經營價值實現的最終環節，其管理質量直接決定和影響企業的資金效率和利潤水平，因此加強銷售與收款的內部控制尤其重要。本文從不相容職務的分離、授權審批制度、會計系統控制、內控的監督幾個方面對銷售與收款的內部控制進行了闡述。

關鍵詞:重要性內部控制銷售與收款

內部控制是以專業管理制度為基礎，以防范風險、有效監督為目的，通過全方位建立過程控制體系描述關鍵控制點和以流程形式直觀表達各業務過程而形成的管理規范。我國的內部控制建設起步較晚，直至2001年6月財政部才頒布了第一部以加強企業自身管理的內部控制規范：《內部會計控制基本規范》該規范的制定和實施，推動了內部控制在我國的發展，為深化經濟體制改革，建立現代企業制度奠定了堅實的基礎。

就目前而言，總體上我國的內部控制建設還比較薄弱，特別是一些中小型企業。有的企業老總根本就沒有內部控制的意識，他們覺得有自己親自在公司坐鎮有無內部控制不影響其公司的經營；有的企業將內部控制片面地理解為內部成本控制、內部會計控制等，未能全面理解內部控制的含義；更有甚者，認為內部控制只是掛在墻上的一條條管理制度僅僅是為了應付上級或審計部門的檢查；還有一些企業雖然設計了比較好的內控制度卻未能得到有效的執行。

設計良好、執行有效的內部控制可以合理保證企業經營管理合法、合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整、提高經營效率和效果、促進企業實現發展戰略。銷售和收款在企業的經營中占有極其重要的地位，是單位實現價值目標的最終環節，是企業現金流入的主要來源。在當今以銷定產的市場環境下，企業的生存和發展一定程度上依賴于銷售和收款業務的發展，銷售上不去、下滑會導致企業規模萎縮，大量的貨款收不回將導致企業資金鏈斷裂更為嚴重的將使企業無法正常經營甚至破產。銷售與收款這一環節一旦出現錯誤和舞弊現象，企業將會承受較大的經營風險。因此有關銷售與收款環節的內部控制對企業尤為重要。有了設計良好、運行有效的銷售與收款環節的內部控制，企業可以更好地管理資金、管理企業，可以提高企業的經濟效益實現企業的戰略目標。下面就有關銷售與收款循環的內部控制做點簡單的介紹：

一、不相容職務要分離

在銷售與收款循環中不相容的崗位有：銷售合同的審批與簽訂；銷售合同的審批與發貨的管理；銷售貨款的回收與相關會計記錄；售出商品退回的驗收、處置與相關會計記錄；銷售具體業務的經辦與發票的開具；壞賬準備的計提與審批；壞賬的核銷與審批等。如果由一人同時兼任了上述不相容崗位的職務，將會使企業存在一定的經營風險。比如貨款的回收與相關會計記錄如同為一人兼任，會使銷售人員鉆了空子把企業的資金占為己有，特別是一些企業為了少繳稅，對售出產品的業務不開具發票，財務人員就無法將該業務納入會計核算系統進行核算，銷售貨款的收回一般也不匯入公司賬戶而匯入老板或銷售人員的個人賬戶，這樣發生舞弊的可能性就會增加。對此企業應設立制度避免銷售人員直接接觸現金或會計記錄。合同的審批與簽訂職務如為同一人兼任將會使銷售人員把信譽不好的客戶也納入賒銷的范圍，使企業增加壞賬的風險。售出商品退回的驗收、處置與相關會計記錄的職務不分離，將會導致企業資產的安全性產生風險。壞賬的核銷和審批如為同一人，將會發生銷售人員、會計人員和客戶串通隨意核銷本不應該核銷的賬款并從中獲取不法利益。

二、授權審批制度

銷售與收款循環的授權審批制度可分為常規授權審批制度和特別授權審批制度。企業應當明確規定各個崗位辦理具體業務的權限范圍、審批權限和相應責任，對于超出權限范圍的業務，相關人員有權不予辦理。這是常規授權的內容。對于超出常規授權的業務，企業應當制定其他制度以使其逐級上報直至董事會、股東會，必要時實行集體決策。具體的授權審批制度如下：

(一)銷售預算和定價的審批

古話說的好，“凡事預則立，不預則費”。銷售部門要根據市場情況、銷售計劃和生產能力制定銷售預算，它是全面預算的起點。經審核后的銷售預算應層層分解，以便在銷售過程中進行有效控制。對于銷售部制定的產品價目表，賒銷及折扣等優惠政策要報銷售總監審批后實施。銷售人員對常規業務（按價目表中的價格和規定的信用條件）由銷售部門經理審批后執行，特殊業務由銷售總監或總裁審批后執行或集體討論決定后執行。

(二)客戶信用控制和合同審批

企業應在充分調查的基礎上對客戶進行信用等級評估，對不同信用等級的客戶給予不同的銷售政策。評估后的信用等級要經審批后實施，變更客戶信用等級時也應報銷售經理或總監審核。

銷售業務員在與客戶訂立合同時應按規定的權限處理，比如公司規定銷售合同總額在10萬元以下的，銷售業務員可以自主決定無需報批直接訂立；銷售合同總額在10萬元以上～50萬元以下的，由銷售部經理審批后訂立；銷售合同總額在50萬元以上～100萬元以下的，由銷售總監審批后訂立；銷售合同總額在100萬元以上的由董事會審批后訂立。

(三)發貨與退貨的審批

合同訂立后銷售人員開具發貨通知單，倉庫人員對經審批的發貨通知單進行核對后按發貨通知單的內容準備貨物，嚴禁未經審批就發貨。

銷售人員接到客戶提出的退貨申請，相關人員需經銷售經理審批后方可辦理相關手續。先由質檢員負責對退回的產品進行質量檢查并做相應的記錄和證明，之后由倉庫對產品進行清點入庫并填制相應單據，最后銷售部對客戶的退貨原因進行調查、分析，以確定相關部門及人員的責任。

(四)收款和壞賬計提審批

財務部負責編制應收賬款的明細表，督促銷售部及時催收貨款。會計根據實際情況并在與法律顧問溝通后計提相應的壞賬準備，對于確實無法收回的應收賬款報財務經理、銷售總監審批后才能進行會計處理予以核銷。

三、會計系統控制

建立良好的會計核算系統可以及時、準確地反映銷售、發貨、回款、退貨等業務信息，保證會計記錄、銷售記錄和倉庫記錄相一致，可以減少錯誤或防止舞弊的發生。在銷售與收款循環中有關會計系統控制包括：開具發票的崗位要與銷售發貨的崗位相分離；記錄收款的崗位要與憑證審核的崗位相分離；記錄收款的崗位要與登記債權、債務的崗位相分離；登記債權、債務的崗位要與發函詢證的崗位相分離。

有一些企業為了公司少繳稅，銷售業務不開票，會計部門無法做賬導致銷售、發貨、回款、退貨等業務信息無法在會計核算系統中反映，有時就會出現客戶已付款但銷售人員不知道仍在催收或欠款已發生很長時間卻無人催收的現象，不利于企業對客戶的管理。財務部門也無法對倉庫進行有效的監督。所以企業不要為了眼前的一些利益而置內部控制予不顧，把一些業務不納入會計核算體系使其流離于企業內部控制的管理。

四、內部控制的監督

不管多么完善的內部控制制度，如果沒有得到有效的執行對企業而言也是毫無意義的。如何保證設計良好的內部控制制度得到有效的執行，內部監督機制是不可或缺的部分。

目前大部分中小企業由于規模的限制或受成本效益原則的限制，無法配備足夠人員以實現職務分離的需要也無法設置專門的內部審計部門進行內部監督，在這種情況下可以指定專門人員對內部控制的執行情況進行監督、檢查。在銷售與收款循環中可以配備專門的人員對銷售與收款業務的處理和記錄進行核查。核查內容主要包括：檢查銷售與收款循環中相關工作崗位是否存在不相容職務未分離的現象；檢查銷售與收款業務是否是按照公司制定的相關授權批準制度進行的；檢查客戶的信用管理情況，重點檢查銷售過程中對已批準的信用政策及相關規章制度的執行情況；檢查銷售與發貨的內部控制，重點檢查銷售發票的連續性、計價和計算的正確性、及所附原始憑證的真實性；檢查發運憑證的連續性，并將其與主營業務收入核對；檢查銷售發票的數量與發運憑證的數量是否一致；檢查保管的未開票發運憑證，確定是否包括所有應開票的發運憑；檢查應收賬款管理是否到位，重點檢查銷售收入是否及時登賬，是否進行了應收賬款的催收，是否及時對賬，壞賬核銷比率及方法是否恰當。

銷售與收款是決定企業經營管理績效的主要環節，其管理質量直接決定和影響企業的資金效率和利潤水平。在日益激烈的市場競爭中，加強對銷售與收款業務的內部控制建設，對保持和提高企業生產經營效益和效果具有重要意義是企業建立健全內部控制體系的一項重要而緊迫的任務。