基于OA系統的財務信息化實踐淺析

中國公路工程咨詢集團有限公司 林光華

基于OA系統的財務信息化實踐淺析

中國公路工程咨詢集團有限公司 林光華

辦公自動化系統（簡稱OA系統）初衷是用于公文審批和歸檔處理，解決辦公自動化問題。筆者在實踐應用中發現，企業也可以將OA系統的應用拓展至日常費用報銷審批系統，并結合部門費用預算控制系統，實現對企業各部門費用預算的事前控制、事中控制和事后反饋。財務信息化的下一步拓展是將基于OA的費用預算報銷系統延伸至生產成本預算控制或項目成本預算控制，并同現有財務軟件的端口建立關聯，實現財務記賬憑證的自動生成，包括自動生成憑證摘要、會計科目、金額、輔助核算數據、附件張數以及日期等。

一、費用預算及報銷系統上線工作

(1)規范費用報銷制度和標準，明確以部門為單位，按費用的明細項目實行季度預算預警和年度預算控制。

(2)編制并審批年度部門費用預算。統一報銷系統的明細報銷項目與財務賬套中管理費用的明細會計科目的一一對應關系；年初由各部門根據上年度各自部門的費用使用情況編制部門年度費用預算明細，并提交預算管理委員會審批。部門年度費用預算未審批通過前，暫不進行部門費用報銷的預算預警和預算控制。

(3)設置OA系統的待辦任務自動定期提醒功能，提醒時間間隔可設置為3小時；開發OA系統的手機客戶端軟件，確保差旅過程中的及時審批，提高OA系統的運行效率。

二、費用報銷審批和預算控制管理

(一)明確費用報銷審批權限規定

1、制定預算內報銷的統一審批流程和標準

根據公司治理結構明確報銷審批的具體環節和標準，如：報銷金額小于等于1,000元時，審批流程為，申請人——部門領導——分管領導；報銷金額大于1,000元時，審批流程為，申請人——部門領導——分管領導——總會計師——總經理。對于借款單，1,000元的流程區分標準可視具體情況提高至5,000元或更高。

其中，隨著報銷申請人級別的上升，審批流程也相應縮短，總經理的報銷單據可以設置由董事長進行審批，以完善內控制度。報銷申請人收到OA審批完成的系統通知后，登陸并打印報銷審批單（含各級領導的電子簽章），粘貼報銷原始發票等附件并簽字后，提交財務部門（包括紙質報銷單據提交和OA系統提交至財務稽核環節）。最后，財務部門在收到報銷人粘貼有原始發票和各級審批電子簽章齊全的報銷單后，登陸OA系統辦理該報銷流程的最終稽核并辦結，以確保實物報銷和OA系統報銷一一對應，確保該報銷業務的唯一性。

2、制定預算控制的預警和拒絕報銷標準

根據公司費用控制要求，確定費用報銷的預警和拒絕報銷標準，并內置入OA報銷系統，以實現自動預警和自動拒絕提交功能。可按季度平均值設置預警標準，當本年累計已提交報銷金額超過該項費用截止該季度末的預算累計金額時，OA系統將自動彈出包含該類費用部門全年預算金額和已實際發生金額及占比的預警信息，以提醒申請人和該部門關注該項費用的年度預算控制。當本年累計已提交報銷金額超過該部門此項費用的全年預算總額時，OA系統將在申請人提交該報銷單時，自動拒絕提交并提示該項費用超支。只有辦理好相應的部門費用預算外支出追加審批流程后，該部門此項費用才有新的預算余額，才能順利提交并辦理報銷。

3、預算外支出追加審批

當出現年初預算外的新增業務或事項，導致已審批預算額度無法滿足實際需求時，可根據實際情況提交《部門費用預算外支出追加申請表》。該申請表中，應包含“費用科目”、“原預算金額”、“已實際支出金額”、“已申請預算外支出額”、“本次新增預算外支出額”和“申請追加理由”等信息。制定預算外支出追加審批流程，明確具體審批環節，如：申請部門——分管領導——總會計師——總經理。辦理好部門費用預算外支出追加審批后，該部門的此項費用額度將自行增加入本年度的預算額中。

(二)費用報銷審批流程

1、報銷界面

設計簡潔、人性化并且重點突出的費用報銷界面，是OA費用預算報銷系統能順利實施的重要環節。在包含金額、摘要、申請人、所在部門、備注、支付方式、費用分攤部門、審批人、附件張數、日期、單號等基本信息的基礎上，可以考慮增加部門該費用本年預算余額、申請人借款余額和報銷特殊要求等附加信息，并添加上傳附件功能。同時，劃分必填項、選填項和自動生成項，并對必填信息和重點信息使用星號或紅色字體，以突出重點。設置漏填必填項時，無法提交報銷單據，以提高報銷單的填報質量。

2、逐級審批和代審批功能設置

根據確定好的審批流程和標準，逐級審批。對于特殊事項無法執行審批的人員（如長期國外出差），可以設置代審批功能。通過指定固定的代審批人，在授權期內，代為審批報銷流程，從而不影響審批的時間進度。執行代審批流程時，在審批流程的最后，可加入原審批人最終確認環節，該環節為獨立環節，不影響申請人的打印報銷單和財務稽核辦結環節的操作。

3、票據流轉環節

審批結束后，OA上的報銷申請單重新回到申請人處，并已含全體審批人的電子簽章。申請人打印申請單（已含審批人的簽章），簽字，并粘貼原始票據和附件后，提請部門經理審核并簽字后，提交紙質報銷單至財務部，同時在OA上將該報銷申請單提交至財務稽核環節。財務經理審核紙質報銷單及原始票據無誤后，簽字并提交財務稽核人員，財務稽核人員辦理OA系統的稽核操作，辦結該流程以確保OA電子報銷系統和紙質報銷單據的一一對應，并進行相應的記賬憑證的錄入。最后，財務稽核人員打印記賬憑證，并粘貼好原始單據后，提請出納辦理相應的報銷支付。

(三)預算執行情況的查詢、反饋及考核

1、設置查詢崗

授權各部門指定人員以預算查詢崗，該查詢崗可查詢本部門各項費用的年度預算和實際使用情況，可聯查各項費用的逐筆構成明細，并可聯查至OA系統中的相應每筆報銷單。通過聯查明細功能，可及時發現部門費用超預算的原因，有效把控部門費用的關鍵控制點。

2、定期反饋

財務部門每季度或半年查詢，并以各部門單獨發文形式反饋各部門的費用預算執行情況，并對存在超預算隱患的費用科目進行專項預警，以達到監督、預警和督促預算控制的作用。

3、年度考核

年度末，以各部門單獨發文形式反饋各部門全年度費用預算的追加和實際執行情況，并適當引入年度考核制度，將其納入部門年度績效考核評分系統中，提高部門費用預算控制的公平性和有效性。

三、財務信息化延伸

(一)橫向延伸

結合OA系統的部門費用預算報銷系統，可以延伸至生產成本或項目成本審批中，并加入生產預算或項目標后預算，以實現生產成本或項目成本的事前控制、事中控制、事后反饋和考核，全方位提高公司的生產經營效率。

(二)縱向延伸

部門費用預算報銷系統，也可以同現有財務軟件的端口建立關聯，通過定義OA報銷系統中的明細報銷項目和財務軟件中的明細會計科目的一一對應關系，在最后的財務稽核環節，設置自動生成記賬憑證功能，實現財務軟件中記賬憑證的自動生成，包括自動生成憑證摘要、會計科目、金額、輔助核算數據、附件張數以及日期等，從而提高財務工作的效率和準確性，實現全方位的財務信息電子自動化。

10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.14.169