物資供應商自助結算平臺研發與應用

國網吉林省電力有限公司 杜尚春

物資供應商自助結算平臺研發與應用

國網吉林省電力有限公司 杜尚春

本文針對電網公司物資集中管理后，結算工作量增加、人員配備不足引發的工作效率與質量問題，提出了信息化手段技術解決方案，介紹了物資供應商自助結算平臺的研發和應用情況，對于提高同類企業物資結算效率和改進供應商服務管理具有較強的借鑒意義。

供應商 自助結算

一、實施背景

隨著省級電網公司物資集約化管理實施的不斷深入推進，物資合同結算辦理工作由地市公司上劃到物資公司統一集中辦理。業務上移后，物資公司年簽訂合同上萬份，結算金額幾十億，發票驗審、采購訂單核對等實際結算工作量激增，原有人員無法及時完成大量發票處理任務。在月末物資結算高峰期，供應商排隊等候現象嚴重，影響實際結算工作效率。

二、研發情況

為解決物資結算工作中的這些問題，提高實際工作效率，同時提升物資供應商服務水平，國網吉林省電力有限公司提出了建設物資供應商自助結算平臺，利用信息手段改進物資結算管理的思路。

(一)基本思路

以提高物資供應公司增值稅發票處理效率、降低業務人員的工作強度、提升會計核算質量為目標，建設物資供應商自助結算平臺，實現結算過程全程自動化、數字化，從而提高公司物資結算管理水平，促進信息化管理水平不斷提高，為財務集約化管理提供有力財務信息系統支撐。

(二)研發內容

建設供應商自助平臺，自動識別、傳遞、存儲發票信息，實現發票的影像化、數字化管理。設定系統運算規則，開發接口程序，實現發票掃描信息與ERP系統采購訂單及供應商信息實時充分集成。建設發票驗審平臺，支持發票信息的自動檢查及校驗，實現發票信息的集中、快速驗審。建設發票集中過賬平臺，實現發票校驗信息的自動調整、自動填寫，代替發票過賬時人工錄入發票數據操作，提高數據準確性。建設發票信息的查詢程序，實現發票信息及處理狀態的實時查詢。

(三)處理流程

在項目開發實施前，統一組織人員對原有流程進行了優化和調整，重新確立了新的物資結算流程。平臺與ERP系統統集成，每日定期接收ERP系統傳輸來的物資采購訂單、供應商等數據，統一在平臺專用服務器存儲。物資供應商辦理業務時，以企業組織機構代碼證號碼為賬號，通過合同服務大廳中的結算信息查詢終端查詢本企業合同結算情況。在核實確定系統中的合同數據準確無誤后，通過專門配備的掃描儀掃描發票，系統應用光學識別技術將發票票面信息轉換為結構化數據，與平臺中的采購訂單數據進行比對，自動顯示供應商合同金額、訂單號碼等信息，供應商確認系統提取數據無誤后，提交平臺保存。系統自動抓取有關結算信息，按照設定格式生成原始憑證電子粘貼單，由供應商負責打印并粘貼好發票。同時，系統自動將結算信息提交至發票驗審人員，驗審人員審核供應商有關合同金額、結算金額等信息，確認結算信息正確后，接收粘貼好的原始憑證，提交具體結算人員辦理。

(四)保障措施

在工作組織保障方面，成立項目研發團隊，由財務部確定項目負責人，組織協調顧問開發團隊及物資公司財務部和合同履約部有關人員，做好項目開發實施、硬件準備、業務人員應用和供應商集中培訓等工作。在硬件保障方面，在物資公司合同服務大廳配備掃描儀及打印機，作為應用終端。購置一臺小型高端計算機，作為數據存儲服務器，同時配備若干普通計算機，與ERP系統集成，供供應商查詢合同數據使用。在系統上線試運行期間，由廠商開發團隊負責日常運維，在正式上線后，運維工作統一移交ERP運維團隊負責。

三、應用成效

物資供應商自助結算平臺的建設，順應了財務集約化管理“精益、扁平、集約、高效”的發展方向，有效減少了業務結算人員，降低了企業運營成本，極大地提高了物資結算工作效率和質量，提升了公司物資結算環節的信息化水平和優質服務形象。

(一)工作模式創新

平臺的應用取代了以往手工處理發票的操作模式，使傳統的手工處理發票向自動化、智能化轉變，實現財務結算數據直接來源于業務數據，達到發票信息一次采集、全程共享，實現工作協同創新。通過系統開發，優化財務信息系統內部集成應用，改變了公司人員編制隨業務量增長而同比例擴充的被動局面。

(二)工作流程創新

系統對原有結算流程進行了優化調整，將供應商納入到發票處理工作流程過程中，由供應商發起結算業務并進行發票掃描，打印原始憑證粘貼單并粘貼發票，改變了過去單一依靠財務人員處理結算的工作流程，全面提高了驗審和結算效率，增強了供應商參與物資款項結算工作的積極性。

(三)服務理念創新

物資供應商結算自助平臺秉承了電網公司優質服務理念，平臺的應用減少了供應商結算排隊等候時間。同時，供應商可以依托于該系統，隨時查詢應結算的工程項目物資款項，便于其掌握款項支付的進度，也降低了業務人員接待供應商查詢款項支付的時間成本，進一步提高了優質服務水平，提升了企業社會形象。

(四)工作協同創新

通過系統集成應用，進一步加強了財務部門同前端業務部門的數據共享和業務融合，真正做到信息實時傳遞和共享。供應商物資結算自助平臺掃描的影像數據，涵蓋了物資結算發票處理業務全過程，任何使用該物資訂單的部門和人員均可查詢發票掃描的影像數據，提升了發票處理的事中控制和事后分析能力。

(五)技術水平創新

物資供應商自助結算平臺應用了先進的影像數據掃描識別技術，具備部署簡單、界面友好、易于操作、應用擴展性強、與ERP系統集成性強等特點，實現了先進技術手段在企業的實際應用，對其他同類企業具有很強的借鑒應用意義。

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10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.14.143