小議制造型企業固定資產帳實不符的原因和對策

摘要:保證固定資產的安全完整、帳實相符是企業順利開展經營活動的前提。企業一方面可以從制度著手不斷完善固定資產管理制度，規范固定資產的會計核算工作并定期開展固定資產清查。另一方面，員工是制度的執行者，企業應幫助員工樹立資產管理的意識，提高資產管理人員的素質。

一、固定資產帳實不符的原因

固定資產作為制造型企業的一項重要的資源需加強管理。但在實際工作中大多數企業比較重視能直接產生利潤的生產和銷售環節，忽略了對固定資產的管理，而在戰略上的不重視直接導致固定資產控制環節的薄弱.隨著固定資產的種類和數量逐漸增多、資產管理人員的頻繁變更、文件記錄的缺失最終會造成企業帳目不清資產不明，或給企業帶來較大的損失和風險。一般來說企業帳實不符存在以下幾種情況：

(一)有物無帳

固定資產已經投入使用，但在財務帳簿上未做登記。造成的原因主要是以下幾種情況：固定資產采購后未及時辦理相關的入庫驗收手續，就投入使用;固定資產已報廢但仍繼續使用;在建工程項目已竣工決算并投入使用，但未辦理相關的驗收手續。

(二)有帳無物

財務帳簿上還存在此固定資產，但實物資產已不存在。造成的原因可能有以下幾種情況：實物資產缺乏管理，遺失或毀損后沒有及時向財務部門和資產管理部門報告;實物資產對外借出，未告之資產管理部門，也未到財務部門辦理相關手續;實物資產對外送修，但未辦理相關的手續，以至于固定資產盤點時，找不到相應的實物資產。

(三)帳物不符

財務帳簿上和實物資產都存在，但財務記錄和實物資產的名稱、型號或金額無法對應，又缺乏相應的文件資料無法查證導致實物資產和固定資產帳面記錄不符。造成的原因可能是單據出現問題比如單據不全或傳遞不及時，導致資產管理部門賬卡與財務部門臺賬不一致；也可能是因固定資產實物名稱和帳務帳簿記錄不統一，固定資產標簽脫落等原因無法核實；亦或者是由于資產使用部門或個人變動頻繁且未辦理或未及時辦理相關的資產轉移手續，導致帳簿記錄與實物資產信息不符。

二、針對企業固定資產帳實不符的情況提出相應的固定資產管理建議

(一)為保證固定資產的安全完整、帳實相符，我們需建立健全固定資產管理制度

通過制度來規范資產管理過程中出現的不按照原則辦事的行為，提高資產管理的可操作性，使資產管理人員在工作時有據可依，從根本上改變固定資產工作不嚴謹、失誤頻發的現狀，為企業的良好運行提供有效保障。實施固定資產統一采購，建立供應商挑選制度，詢價制度，合同簽訂及集體審批聯簽制度。固定資產（特殊設備除外）由需求部門提出請購單并對需采購的設備提出可行性分析報告并提交資產管理部門，資產管理部門進行調研后做出是否需要采購的決定。對于需采購的固定資產提交申購單給采購部門，采購部門按照規定程序統一進行采購并報有關部門審核批準。建立固定資產驗收制度。固定資產需辦理驗收登記手續后，才可以領用和付款。通常情況下，固定資產驗收單由企業資產管理部門辦理，資產使用部門及其他主管部門需在驗收單上簽署驗收意見，屬于特種設備的還需附外部專業機構出具的驗收報告。財務部門及時審核驗收單對符合規定的固定資產辦理驗收手續并登記入帳。制定固定資產日常管理細則。固定資產做為一項長期資產，在其使用周期內可能涉及資產的領用、出租、出借和轉讓等。企業應對資產的各個環節加強控制，訂立相關的管理細則。比如：對已驗收合格的固定資產需制作資產卡片，粘貼固定資產標簽以備查驗；對需轉讓的固定資產需由專業機構做出資產評估報告。建立固定資產處置制度。首先明確可進行固定資產處置需滿足的條件和需提供的資料；其次需對辦理固定處置的流程做出說明，最后明確各部門的審批權限和責任。具體來說對需報廢固定資產，由資產使用部門填制報廢單，并提供制度規定的證明資料，再交資產管理部門、財務部門及其他主管部門審核并提出處置意見。資產管理部門根據批準的報廢單及處置意見對實物資產做清理，財務部門負責監督和進行帳務處理，列明報廢資產去向和殘值收入。

(二)明確劃分固定資產管理責任

資產管理部門負責對固定資產進行統籌管理，根據生產經營的實際情況對資產進行合理調配，提高資產利用率，降低企業成本。資產管理部門還需根據資產的使用和維護情況定期向管理層報送固定資產維修計劃和固定資產更新計劃。各資產使用部門或使用人對固定資產的安全完整負責，如有丟失或毀損，查明屬個人責任的需按企業規定接受處罰并賠償損失。財務部門負責固定資產的帳務處理，建立固定資產臺賬，做好固定資產的預算跟蹤，報送管理層固定資產管理報表。嚴格審查固定資產采購、轉移、報廢是否符合固定資產管理制度的規定，是否提供了相關支持性憑證；對在日常核算工作中發現的問題積極主動的與資產管理部門、資產使用部門以及其他相關部門溝通，及時處理資產的增減變動以防止因信息不對稱造成的帳實不符。財務部門需定期組織資產清查，查明固定資產盤盈盤虧的原因并按經批準的處理意見進行帳務處理，確保帳實相符。

(三)加強固定資產的事前、事中和事后控制，使固定資產的日常管理工作科學化規范化

企業大多比較重視資產的采購，而忽視了固定資產的日常管理。在固定資產的管理中加強日常的科學化規范化管理是保證固定資產安全完整，實現資產的優化使用和配置的基礎。首先企業應把固定資產管理思想灌輸到每一個員工身上,樹立員工保護固定資產、合理使用固定資產的意識，增強員工的責任感和使命感。定期組織資產管理人員進行業務培訓，深入講解固定資產管理制度。其次建立良好的溝通渠道和應變機制，加強各部門之間的聯系，減少因信息不對稱造成的管理失誤，進行資產的動態統籌管理。再次，定期維護更新固定資產相關資料。隨著時間的推移或使用環境的影響，做為固定資產身份證的固定資產標簽可能會毀損和脫落，資產管理人員發現后應及時更換或補貼，或根據企業的實際需要選擇PVC或金屬材質的標簽。另外為了更形象更直觀的了解固定資產還可以在建立固定資產卡片配上相關資產實物形態的圖片。最后企業應建立相應的獎懲機制。對在資產管理工作中表現優異的員工給予肯定和獎勵，給其他員工設立榜樣，調動員工的積極性，使之主動參與固定資產的管理。對于違反固定資產管理制度規定給企業造成損失的員工或部門，按情節輕重給予相應的處罰。

(四)加強固定資產管理的信息化建設

在傳統管理模式下企業多依賴紙質單據或通過手工方式在財務軟件中錄入固定資產的相關數據，工作強度比較大還容易出錯。現在企業可以借助條形碼信息技術建立信息庫，把實物資產的名稱、種類、購

置時間、購進價值、凈值、存放地點、使用人等信息以條碼的形式輸出并貼到相應的資產上。在資產發生變動或毀損時，直接掃描就可以跟蹤資產變化的全過程。通過資產管理軟件和財務軟件之間對接的端口，還可以把信息直接導入財務軟件生成憑證，時時更新資產信息完成了資產的動態管理。在進行固定資產盤點時，也摒棄了傳統繁復的人工盤點方式，通過專門的實物資產盤點機掃描固定資產上的條形碼進行數據收集，然后將盤點機中的數據信息導入固定資產信息管理系統就可以自動生成盤點結果，出具盤點報告。由此可見固定資產的信息化管理，實現了信息流和實物流的統一，確保了帳卡物三者的對應，有效防止了企業資產流失。但我們仍需注意的是固定資產信息化管理是建立在企業良好的固定資產內部控制之上的，建立健全固定資產管理制度仍然是非常必要的。