會計信息化下企業(yè)會計問題及其監(jiān)管探析

●胡宗能 易國安

會計信息化是指依據(jù)會計管理理論，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，整合會計業(yè)務(wù)流程，將企業(yè)的會計業(yè)務(wù)流程與其他業(yè)務(wù)流程融為一體，實(shí)現(xiàn)物流、資金流、信息流的三流合一，及時、準(zhǔn)確地向企業(yè)管理者和會計信息使用者提供有用的會計信息支持，充分開發(fā)和利用會計信息資源，使其產(chǎn)生效益的一系列過程。隨著全球信息化的深入發(fā)展，企業(yè)廣泛使用ERP 等會計信息化軟件，會計信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)錄入、自動處理、統(tǒng)計匯總和海量數(shù)據(jù)綜合分析，不僅改變了會計核算方式、數(shù)據(jù)處理程序和方法，擴(kuò)大了會計數(shù)據(jù)領(lǐng)域，提高了會計信息質(zhì)量，而且改變了會計內(nèi)部控制與審計的方法和技術(shù)，促進(jìn)了會計管理體制的改革，大幅度提高了會計信息資源的利用效率，更對會計信息質(zhì)量監(jiān)管工作提出了新挑戰(zhàn)。

一、會計信息化下企業(yè)會計工作中的常見問題

（一）財務(wù)會計信息管理系統(tǒng)生成的會計資料不規(guī)范

財政部駐江蘇專員辦在日常監(jiān)管中發(fā)現(xiàn)，某公司在使用ERP 系統(tǒng)中的財務(wù)模塊自動生成明細(xì)賬時，大部分行次摘要內(nèi)容為“已創(chuàng)建日記賬導(dǎo)入”，沒有登記經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)或交易的業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要，且明細(xì)賬每條記錄對應(yīng)的金額為一個時間段內(nèi)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)或交易金額的合計數(shù)。這種沒有按規(guī)定將日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額及其他有關(guān)資料逐項(xiàng)計入明細(xì)賬的做法，違反了《會計法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，既不利于企業(yè)內(nèi)控部門確認(rèn)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和交易基本情況，也對外部使用者如監(jiān)管部門獲取企業(yè)真實(shí)會計信息造成較大障礙。

（二）記賬憑證、明細(xì)賬等會計資料未按規(guī)定存檔

企業(yè)每個會計年度形成的總賬、明細(xì)賬、日記賬和部分轉(zhuǎn)賬類記賬憑證未及時打印歸檔，而是以電子數(shù)據(jù)形式存放在財務(wù)會計信息管理系統(tǒng)中。這種做法既不符合《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，也無法保證會計數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性。

（三）部分證明經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和交易真實(shí)性的原始憑證、合同等資料，未作為會計憑證管理

企業(yè)使用ERP 系統(tǒng)后，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)高度融合，記載和反映經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和交易的原始憑證，僅作為業(yè)務(wù)資料在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)或業(yè)務(wù)檔案中保存，不直接作為記賬憑證的附件即原始憑證在財務(wù)會計信息系統(tǒng)中保存，原始憑證沒有與對應(yīng)的記賬憑證固定在一起，導(dǎo)致其真實(shí)性、對應(yīng)性受到質(zhì)疑，對經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和交易真實(shí)性的證明力下降。

（四）業(yè)務(wù)管理臺賬與總賬、明細(xì)賬、日記賬等會計賬簿不直接對應(yīng)，導(dǎo)致會計信息與經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)不對應(yīng)

以某公司“在建工程”科目會計核算為例，其建立了“在建工程”管理臺賬，記載有“項(xiàng)目號”、“采購訂單”、“物料編碼”、“采購說明”、“供應(yīng)商”、“金額”等信息，但是卻沒有“發(fā)票憑證編號”、“付款憑證編號”等關(guān)鍵信息，導(dǎo)致該業(yè)務(wù)管理臺賬無法與明細(xì)賬、總賬直接對應(yīng)。

（五）企業(yè)總部制定不符合會計法律規(guī)范的內(nèi)部規(guī)定，造成下屬企業(yè)被動地統(tǒng)一違規(guī)

在財務(wù)會計信息管理系統(tǒng)實(shí)行總部高度集中化管理的情況下，企業(yè)總部制定不符合會計法律規(guī)范的內(nèi)部規(guī)定，不僅導(dǎo)致其下屬企業(yè)統(tǒng)一違規(guī)，還在集團(tuán)公司對ERP 系統(tǒng)程序設(shè)置進(jìn)行修改之前，使下屬企業(yè)對存在的問題無法進(jìn)行糾正和整改。如某集團(tuán)公司內(nèi)部規(guī)定，會計核算時不使用“低值易耗品”、“待處理財產(chǎn)損益”等會計科目，編制資產(chǎn)負(fù)債表時不使用“一年內(nèi)到期的非流動資產(chǎn)”會計科目，并對ERP 系統(tǒng)進(jìn)行了程序設(shè)定，造成下屬企業(yè)無法通過系統(tǒng)據(jù)實(shí)填報。

二、會計信息化對監(jiān)管部門的影響

（一）監(jiān)管工作面對技術(shù)性壁壘

一方面，企業(yè)財務(wù)會計信息管理系統(tǒng)自動生成的不符合國家統(tǒng)一會計制度的明細(xì)賬、日記賬等會計賬簿資料，不能直接反映企業(yè)發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和交易的內(nèi)容，不能準(zhǔn)確地反映發(fā)生的時間、金額等重要信息。另一方面，監(jiān)管部門要獲取上述會計信息，不僅要進(jìn)入財務(wù)會計信息系統(tǒng)，熟練掌握系統(tǒng)登錄、綜合查詢、讀取、生成數(shù)據(jù)等技術(shù)性操作手段，還要獲得不同等級的系統(tǒng)權(quán)限授權(quán)，這些都對監(jiān)管部門設(shè)置了短時間內(nèi)難以克服的技術(shù)性壁壘。

（二）企業(yè)會計信息獲取難度加大

由于企業(yè)會計信息和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)高度融合，且由總部實(shí)行高度統(tǒng)一的集中管理，監(jiān)管部門獲取上述信息數(shù)據(jù)的難度加大，要么向企業(yè)總部索取數(shù)據(jù)，要么由被查企業(yè)獲得總部授權(quán)后從系統(tǒng)中提取導(dǎo)出。而會計數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)密切相關(guān)，是一個事項(xiàng)的兩個不同方面，監(jiān)管部門若不能掌握會計信息與業(yè)務(wù)信息間的聯(lián)系，不能深入到業(yè)務(wù)中去，就很難對會計信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性做出有效判斷。

（三）對監(jiān)管能力提出嚴(yán)峻挑戰(zhàn)

當(dāng)前，企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)高度融合，會計信息數(shù)據(jù)量大且信息高度集成化，這些都對以財政部門為代表的監(jiān)管部門開展會計監(jiān)管工作提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。監(jiān)管人員如果不能開展計算機(jī)檢查，深入了解、熟練掌握、有效利用以ERP 為代表的企業(yè)財務(wù)會計信息管理系統(tǒng)，那么在面對海量數(shù)據(jù)信息時，要么是“掛一漏萬”，要么是“盲人摸象”，只能發(fā)現(xiàn)點(diǎn)上的問題，很難綜合分析出面上的系統(tǒng)性、全局性問題。

三、會計信息化下對企業(yè)會計監(jiān)管的對策建議

第一，及時修訂《會計法》，增補(bǔ)對信息化違法違規(guī)行為的處理處罰條款。現(xiàn)行《會計法》沒有規(guī)定上述信息化條件下企業(yè)會計存在違法違規(guī)行為的法律責(zé)任，建議及時對《會計法》進(jìn)行修訂，為會計信息化違法行為的定性和處理處罰提供法律依據(jù)。

第二，加大對會計信息化軟件準(zhǔn)入的評審審查力度。按照現(xiàn)行規(guī)定，在我國境內(nèi)銷售的商品化會計核算軟件應(yīng)當(dāng)經(jīng)過有關(guān)財政部門評審。建議財政部門進(jìn)一步加強(qiáng)對會計核算軟件，特別是含有會計核算功能的ERP 系統(tǒng)軟件的評審審查力度，確保其自動生成的會計賬簿、記賬憑證等會計資料符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定。

第三，加強(qiáng)對企業(yè)會計信息化軟件使用運(yùn)行情況的日常監(jiān)督檢查。對企業(yè)使用不符合規(guī)定的會計信息化系統(tǒng)軟件，擅自更改軟件功能設(shè)置等行為，要及時督促其整改，防止其對監(jiān)管部門形成技術(shù)性壁壘或障礙。同時，切實(shí)提高會計監(jiān)管人員利用計算機(jī)技術(shù)開展會計監(jiān)管的業(yè)務(wù)水平和操作能力。

第四，針對高度信息化企業(yè)已經(jīng)形成的技術(shù)性障礙，監(jiān)管部門進(jìn)點(diǎn)檢查前采取適當(dāng)?shù)膽?yīng)對措施，是消除障礙、提高監(jiān)管效果的有效途徑。監(jiān)管部門在查前調(diào)查的基礎(chǔ)上，責(zé)令其必須按照規(guī)定的格式（可以設(shè)計報表、賬簿的格式表格），按照會計法律規(guī)范要求，提供報表、總賬、明細(xì)賬、日記賬等會計資料，并要求打印蓋章，破除其人為制造的技術(shù)性障礙，做到事半功倍。■