社區會計檔案的保管與銷毀問題淺議

摘要:社區會計檔案是社區財務工作的基礎資料，真實地記錄和反映社區經濟業務，涉及社區成員的切身利益。當前社區檔案保管與銷毀中存在保管人員責任意識缺失、保管不規范、銷毀問題突出等問題。本文將深入研究社區會計檔案的保管與銷毀問題，分析當前我國社區會計檔案保管與銷毀中存在的一些問題，并提出解決這些問題的對策和建議。

一、社區會計檔案的重要性與特點

會計檔案是記錄經濟活動的憑證、賬簿等資料，是反映經濟業務的重要證據，也是會計分析、預測和決策的主要依據。這些原始資料反映與監督了管理的核心信息，通過會計檔案的基礎資料可以實現有效的監督考核。同時，會計檔案也是總結經驗、分析事故的重要參考。與其他類型的檔案相比，會計檔案主要有3個顯著特點：一是各個經濟實體都有會計檔案、各項經濟活動都需要會計檔案記錄；二是會計檔案類別穩定、核算方式相對統一和標準化；三是會計檔案各部分內在聯系緊密、規律性強。

社區會計檔案是社區財務工作的基礎資料，它真實地記錄和反映社區經濟業務，涉及社區成員的切身利益。因此，社區會計檔案的保管與銷毀是一項嚴肅、謹慎的工作。本文將深入研究社區會計檔案的保管與銷毀問題，分析當前我國社區會計檔案保管與銷毀中存在的一些問題，并提出解決這些問題的對策和建議，以期彌補相關方面的研究并為政府制定政策提供參考。

二、當前社區檔案保管與銷毀中存在的問題

(一)會計檔案保管人員責任意識缺失

目前，社區檔案保管人員多數是會計人員，其檔案意識還是傳統思路，只要保證檔案不丟就行，沒有動力和刺激去研究加強管理的方法。另外，社區領導通常三年左右一屆，也不會去過多關注檔案管理情況。上級部門來檢查工作，社區也通常是應付了事。事實上，社區檔案保管處于一種低效率、無監管的狀態。

(二)社區會計檔案保管不規范

目前，社區會計檔案保管還存在諸多不規范之處。不少社區的會計檔案未歸入檔案室，由會計自行保管；個別社區將會計檔案裝入紙箱中,或任意堆放。還有的社區憑證沒有封粘、沒有相關人員簽字。實際中，眾多社區未填寫憑證裝訂項目。除了填寫項目不規范外，憑證、賬簿等資料混亂放置，報表分散存放等現象也突出，給查找資料帶來一定的困難。

(三)社區會計檔案銷毀問題突出

會計檔案要保存好,也要及時銷毀。會計檔案保管期滿按照規定程序予以銷毀。但是，目前相關人員對檔案銷毀的基本程序不了解，社區領導也希望責任越少越好，通常不會考慮檔案銷毀的問題。為了不承擔責任，即使會計檔案過期、腐蝕也不會輕易銷毀。

三、解決社區會計檔案問題的對策和建議

(一)規范和加強會計檔案保管

首先，要按照《檔案法》等相關法律規定，理順社區會計檔案管理體制，明確檔案的所有權。憑證要使用統一裝訂、封粘，有關欄目要填寫齊全，并加蓋會計人員印章。裝訂完畢依次放入會計檔案。其次，必須封賬，賬簿空白賬頁取出，按賬頁編號順序填寫“賬簿登記表”。報表逐頁編序,并填寫“會計檔案卷內目錄”。最后，對于有綜合室的社區,應及時辦理相關手續，將檔案移交綜合室。暫時未建立綜合室的社區,可由社區財務等部門保管。同時，要妥善配置防盜、防蛀等安全保護設施。對于離任人員，其保管的檔案應交綜合室。終止會計核算業務的社區,其會計檔案應交上級保管。

(二)制定相關措施，加強會計檔案保管與銷毀工作的監督

社區會計檔案要保存期滿,要及時銷毀。銷毀工作要按照一定流程規范操作，需要社區政府、會計部門進行審查,并編制相關銷毀清冊。銷毀清冊是銷毀社區會計檔案的具體信息和相關報批文件，主要包括:檔案名稱、編號和保管期限、報批文件、銷毀時間等。另外，社區相關負責人要在銷毀清冊上簽字，銷毀時也要派人監銷，監銷人應當按照銷毀清冊內容,清點核對所要銷毀的檔案;銷毀后,監銷人應簽章,報告監銷情況。對于期滿但未結清的憑證和檔案,不得銷毀,而應當單獨立卷。單獨立卷的檔案,應當在銷毀清冊和保管清冊上列明。另外,在建設期間的檔案不得隨意銷毀，即使保管期限已到。

財會部門與檔案部門密切配合，共同做好會計檔案的監管工作。財會部門要做好憑證、賬簿和報表的經常性監督；檔案部門側重做好會計檔案收集、保管和使用等環節的監督。在實際工作中，不僅要遵循傳統的原則，還要了解社區群眾及財務管理的發展趨勢，及時掌握新技術與方法，以便及時有效地糾正和完善社區會計檔案管理中存在的問題。另外，區級檔案行政管理部門可以成立會計檔案銷毀領導小組，由區級檔案行政部門負責人任組長，街道檔案負責人任副組長，街道檔案管理部門人員任成員，以此強化會計檔案銷毀工作的監督力度。

(三)完善和健全會計檔案保管的相關制度

完善社區會計檔案保管的相關制度是社區會計檔案工作的基礎。要明確會計檔案責任主體，健全規章制度，規范社區會計檔案管理。將社區會計檔案工作納入社區總體計劃，制定工作目標和具體方案。根據資產所有權不變、資金使用權不變、債權債務不變的原則，明確會計檔案工作的管理主體和責任主體是社區。同時，要按照《檔案法》規定，完善會計檔案制度，規范檔案收集、歸檔、保存等程序。

四、結束語

會計檔案是社區財務工作的基礎資料，其基本宗旨是真實地記錄和反映社區經濟業務，涉及社區成員的切身利益。社區會計檔案的保管與銷毀是一項嚴肅、謹慎的工作。然而，當前社區檔案保管與銷毀中存在保管人員責任意識缺失、保管不規范、銷毀問題突出等問題。現階段，要努力規范和加強會計檔案保管、制定相關措施，促進檔案銷毀工作。同時，加強會計檔案保管與銷毀工作的監督，并完善和健全會計檔案保管的相關制度，以提升基層社會的會計信息質量，促進基層社會經濟事業的全面發展。