淺議會計(jì)信息化下企業(yè)內(nèi)部控制的完善

摘要:隨著市場經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部管理逐漸信息化，特別是企業(yè)的財(cái)務(wù)運(yùn)用就更為普遍。在會計(jì)信息化環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制對企業(yè)的管理有很大推動作用，如何加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制就成為企業(yè)所要解決的問題。本文主要對會計(jì)信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制優(yōu)化方式進(jìn)行研究，以此更好地推動企業(yè)長期發(fā)展。

會計(jì)信息化的實(shí)施是一場技術(shù)和管理的革命，會計(jì)信息化順應(yīng)了信息時代發(fā)展的洪流，正在逐漸擴(kuò)大并得到更廣泛的應(yīng)用，也成為了現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部管理的重要手段。會計(jì)信息化在提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的同時也對企業(yè)內(nèi)部控制帶來了不小的影響。因此，企業(yè)須結(jié)合自身內(nèi)部控制特點(diǎn)不斷創(chuàng)新內(nèi)部控制并加以完善，才能做到保證會計(jì)信息的真實(shí)和可靠。保證企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康、穩(wěn)定的發(fā)展。

一、會計(jì)信息化在內(nèi)控建設(shè)中的應(yīng)用

(一)加強(qiáng)人員職能的控制手段

為了保證整個企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的高度信息化，企業(yè)還制定了詳盡的內(nèi)部人員職能的控制措施，確保所有的員工都分配到了最適合自己的工作，在實(shí)際工作中也能督促員工進(jìn)行相互監(jiān)督，保證員工每天上班都有積極向上的工作態(tài)度，從側(cè)面提升工作質(zhì)量，確保財(cái)務(wù)管理工作的順利進(jìn)行。

(二)統(tǒng)一化軟件的控制機(jī)制

對于一個規(guī)模龐大并且發(fā)展迅速的企業(yè)來說，要想實(shí)現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部的嚴(yán)格管理，一套現(xiàn)代化程度較高并且完善的多方面的企業(yè)制度是所有工作的基礎(chǔ)。自從企業(yè)開展內(nèi)部管理工作以來，在企業(yè)內(nèi)部各個部門與單位都統(tǒng)一化地使用一款軟件進(jìn)行辦公與財(cái)務(wù)結(jié)算，建立起了龐大的企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)，極大地提高了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平。給將來整個企業(yè)的財(cái)務(wù)管理改革奠定了基礎(chǔ)。

(三)保證較高的系統(tǒng)安全性

完善的財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的運(yùn)行過程中，除了系統(tǒng)本身的原因以外，周邊環(huán)境的好壞也是決定系統(tǒng)運(yùn)行是否穩(wěn)定，是否會出現(xiàn)問題的關(guān)鍵。為了達(dá)到上述目標(biāo)，企業(yè)采取了諸多控制措施，制定了嚴(yán)格的內(nèi)部電腦操作準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，不允許不具有資格的員工操作，對允許操作的員工還配發(fā)了個人密碼，確保系統(tǒng)的安全。

二、會計(jì)信息化環(huán)境下內(nèi)部控制面臨的問題

(一)會計(jì)信息容易失真或篡改

在傳統(tǒng)會計(jì)工作中，業(yè)務(wù)所經(jīng)過的流程需要經(jīng)過多人之手，這些紙質(zhì)單據(jù)在進(jìn)行簽字或蓋章后才可作為會計(jì)憑證進(jìn)行使用和保管。雖然這種流程的工作效率不髙，但是卻很嚴(yán)謹(jǐn)，不易發(fā)生舞弊行為。但在信息環(huán)境下會計(jì)信息卻相反，由于會計(jì)人員在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中處理業(yè)務(wù)，而網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)就是開放性，會計(jì)人員可進(jìn)行會計(jì)數(shù)據(jù)的輸入輸出等多項(xiàng)工作。如果發(fā)生數(shù)據(jù)被人為的錯誤篡改，其安全性就得術(shù)到保證，不僅可以使企業(yè)的信息泄露同時還會給企業(yè)的發(fā)展造成不好的影響。

(二)對會計(jì)信息檔案的儲存和保管提出了新的要求

首先，計(jì)算機(jī)存儲手段最然優(yōu)勢大過傳統(tǒng)方法，但采用硬盤或U盤等方法都有其各自的優(yōu)點(diǎn)與不足，企業(yè)在選用會計(jì)信息進(jìn)轉(zhuǎn)存儲時，需要根據(jù)信息的重要程度慎重選擇。其次，如今科技信息時代企業(yè)會計(jì)信息的儲存方式主要甚采用硬件與軟件相結(jié)合，網(wǎng)絡(luò)更新發(fā)展又十分迅速，想對原始的信息進(jìn)行調(diào)用，更需要一定的標(biāo)準(zhǔn)，這在一定程度上也增加了會計(jì)信息儲存的難度。因此，儲存會計(jì)信息時不僅需要對這些原始信息的使用環(huán)境和還原方式進(jìn)行記載，還需要對會計(jì)工作的一些相關(guān)軟硬件及操作系統(tǒng)進(jìn)行記錄。

(三)人為的差錯

會計(jì)信息化下的計(jì)算機(jī)在進(jìn)行一些公式處理的過程中，雖然提高了效率，但是與人工會計(jì)對比，其糾錯的能力較低，計(jì)算機(jī)所進(jìn)行的所有運(yùn)算都是按照最原始的數(shù)據(jù)進(jìn)行的。所以，如果原始數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，就會導(dǎo)致所有數(shù)據(jù)的錯誤。在會計(jì)信息化的環(huán)境下的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)如果出現(xiàn)失真就會對企業(yè)的內(nèi)部控制產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。甚至?xí)绊懜邔庸芾碚叩臎Q策，給公司帶來不可預(yù)知的經(jīng)濟(jì)損失。

三、會計(jì)信息化背景下企業(yè)內(nèi)部控制完善措施

(一)會計(jì)信息系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)控制

企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)開發(fā)控制對企業(yè)的財(cái)務(wù)制度建設(shè)以及內(nèi)部控制建設(shè)十分重要。它是一種事前預(yù)防性質(zhì)的控制，在會計(jì)軟件系統(tǒng)的開發(fā)過程中是經(jīng)始終貫徹執(zhí)行的。它要求企業(yè)在軟件開發(fā)前需要根據(jù)企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)的情況進(jìn)行有效的可行性研究，設(shè)計(jì)總體框架，建立有企業(yè)自身特色，整合企業(yè)經(jīng)濟(jì)資源的會計(jì)信息系統(tǒng)。還要求企業(yè)做好系統(tǒng)的維護(hù)工作，由于會計(jì)信息系統(tǒng)的使用周期長、需要不斷更新、升級和擴(kuò)充、企業(yè)自己最好有修改軟件的能力以適應(yīng)不時之需。除了這些更重要的是企業(yè)需要在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時候保留審計(jì)線索，以便日后審計(jì)工作的開展和運(yùn)行。

(二)提升數(shù)據(jù)控制的質(zhì)量，確保數(shù)據(jù)與程序的安全

系統(tǒng)的運(yùn)行與數(shù)據(jù)是否安全是分不開的，要想保證系統(tǒng)的順利運(yùn)行，就必須要保證程序處于絕對安全的狀態(tài)，才能讓整個系統(tǒng)內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息順利地被提取與采用。對于一個數(shù)據(jù)控制系統(tǒng)來說，在任何情況下都要做到數(shù)據(jù)的絕對不丟失，才能確保系統(tǒng)的安全與正常。為此應(yīng)當(dāng)定期備份程序，并保持對操作人員的控制。另外，網(wǎng)絡(luò)信息安全的控制重中之重是對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的一種有效控制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在多個層面上建立起高安全性的防范措施，確保企業(yè)不會受到來自周邊網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的威脅。如果日后需要改善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，改善系統(tǒng)存在的弱點(diǎn)需要建立入網(wǎng)訪問控制功能等模塊。

(三)會計(jì)信息系統(tǒng)檔案的管理和控制

企業(yè)需要做好會計(jì)信息系統(tǒng)檔案的管理工作，這是會計(jì)工作得以連續(xù)完善進(jìn)行的條件，是保證整個會計(jì)信息系統(tǒng)資料完整的主要環(huán)節(jié)。首先是使用權(quán)限的管理，指的是企業(yè)指定專人進(jìn)行檔案的管理操作，資料的借閱人和系統(tǒng)操作員不能兼任，檔案員可以維護(hù)檔案，但不能修改程序；其次是操作日記管理，所有人都要進(jìn)行操作登記工作，這樣才能做好檔案管理員的監(jiān)督，也有利于發(fā)現(xiàn)問題及時解決，最后借閱修改手續(xù)的管理，檔案的修改必然有嚴(yán)格的審批流程，完善借閱程序防止商業(yè)秘密的泄露。