集團(tuán)資金集中管理存在內(nèi)控缺陷及改進(jìn)建議

申能（集團(tuán)）有限公司 徐亮

A集團(tuán)成立于1987年，主要從事電力、燃?xì)狻⑹秃颓鍧嵞茉吹葮I(yè)務(wù)。A 集團(tuán)秉持“銳意開拓、穩(wěn)健運(yùn)作”的經(jīng)營理念，通過連續(xù)多年主動、高強(qiáng)度、高效率的金融投資和運(yùn)作，形成數(shù)百億的優(yōu)質(zhì)金融資產(chǎn)和產(chǎn)融結(jié)合的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)。截止2014 年末，A 集團(tuán)總資產(chǎn)1300 億元、所有者權(quán)益1000億元；2014年度營業(yè)收入300億元、歸屬于集團(tuán)公司的凈利潤22 億元。2014 年度經(jīng)營活動產(chǎn)生的現(xiàn)金流量凈額為25.48 億元，年末貨幣資金余額達(dá)85.57億元。為提高集團(tuán)資金的安全性和使用效率、降低財務(wù)成本，A集團(tuán)與2013年起，利用信息化手段建立資金集中管理體系，從近兩年的效果來看，集團(tuán)資金集中管理基本達(dá)到預(yù)設(shè)目標(biāo)，但在執(zhí)行過程中，還存在一些內(nèi)控缺陷。

一、集團(tuán)資金集中管理存在內(nèi)控缺陷

(一)信息平臺安全性

A集團(tuán)資金集中管理信息平臺由用友軟件公司根據(jù)A集團(tuán)資金管理實(shí)際情況及需求進(jìn)行開發(fā)。這意味著，該信息平臺并非經(jīng)過權(quán)威部門認(rèn)證的市場化的商業(yè)軟件。A 集團(tuán)在運(yùn)行該信息平臺時，基于時間進(jìn)度的考慮，未邀請權(quán)威部門對該信息平臺的安全性和穩(wěn)定性進(jìn)行評估。因此，該信息平臺自身是否存在固有缺陷，從而可能導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓或崩潰尚不得而知。

(二)集團(tuán)信息部門架構(gòu)不完善

作為以信息化為主要管理手段的現(xiàn)代大型集團(tuán)企業(yè)來講，構(gòu)建完善的信息管理部門，負(fù)責(zé)對信息系統(tǒng)進(jìn)行管理與維護(hù)，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理的基礎(chǔ)。受制于職工編制數(shù)量，A 集團(tuán)目前并未組建專門的信息部門，而是將信息系統(tǒng)的管理和維護(hù)工作外包給第三方公司，由第三方公司派遣固定的系統(tǒng)管理人員常駐公司實(shí)施系統(tǒng)管理和維護(hù)。這種模式至少存在以下缺陷：

1、同工不同酬

在外包模式下，A 集團(tuán)以系統(tǒng)管理費(fèi)的形式向派出方公司支付服務(wù)費(fèi)，而外派人員薪酬由派出方公司支付。由于雙方在薪酬體系上的區(qū)別，外派人員和集團(tuán)員工的收入存在差異，容易造成各方心理的不平衡，從而影響工作的質(zhì)量。

2、數(shù)據(jù)外泄

在外包模式下，外派人員以系統(tǒng)管理員的身份實(shí)施系統(tǒng)管理和維護(hù)，其不可避免的會接觸到某些與A 集團(tuán)生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的機(jī)密數(shù)據(jù)。由于外派人員不屬于集團(tuán)員工，受集團(tuán)保密制度的約束較小，因此其對外泄露數(shù)據(jù)的可能性大大高于集團(tuán)員工。

(三)成員公司銀行賬戶監(jiān)管缺陷

在資金集中管理體系中，除部分特殊公司之外，A集團(tuán)分別對成員公司的開戶銀行和銀行賬戶數(shù)量進(jìn)行了規(guī)定和限制，但這種企業(yè)內(nèi)部的規(guī)定對銀行開戶業(yè)務(wù)的辦理沒有任何約束力。而在A集團(tuán)的管理架構(gòu)上來講，成員企業(yè)均屬于獨(dú)立的企業(yè)法人，其公章、法人印鑒和財務(wù)專用章均有公司自行保管和使用，因此，成員公司完全有可能在集團(tuán)不知情的情況下，擅自在集團(tuán)指定銀行之外的銀行開立存款賬戶，并將部分資金轉(zhuǎn)移至該賬戶，使這部分資金脫離集團(tuán)資金集中管理體系的監(jiān)管范圍，從而可能影響集團(tuán)資金的安全和完整。

(四)信息平臺數(shù)據(jù)更新仍存滯后性

A 集團(tuán)資金集中管理系統(tǒng)銀企前置機(jī)最短2 小時、最長4 小時，通過銀行遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)端更新資金數(shù)據(jù)。雖然這種方式可以將集團(tuán)對成員公司大額資金變動的監(jiān)管適度前移，但仍難以實(shí)現(xiàn)實(shí)時監(jiān)控的目標(biāo)。因此，仍存在成員公司大額資金違規(guī)流出未被及時掌控的可能性，雖然集團(tuán)監(jiān)管人員可以通過數(shù)據(jù)更新在盡可能短的時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)異常，但由于資金流出已經(jīng)發(fā)生，想要更正已無可能。

二、改進(jìn)建議

(一)對信息平臺的安全性進(jìn)行測試

針對A集團(tuán)資金集中管理信息平臺安全性未經(jīng)權(quán)威部門評估的缺陷，有兩種可行的解決方案：

在信息平臺的實(shí)際使用過程中，逐步發(fā)現(xiàn)和解決可能存在的潛在缺陷。這種方案的優(yōu)點(diǎn)在于隨著信息平臺的深入使用，可以使專業(yè)人員逐步熟悉信息平臺的核心架構(gòu)，也可使A 集團(tuán)和信息平臺開發(fā)公司用友軟件的合作關(guān)系進(jìn)一步加深，并且可以節(jié)省系統(tǒng)安全性評估成本。但是一旦由于信息平臺自身的缺陷到時資金集中管理系統(tǒng)崩潰或癱瘓，技術(shù)人員很難在短時間內(nèi)消除缺陷恢復(fù)系統(tǒng)，這樣，A 集團(tuán)就會承擔(dān)難以評估的時間成本，并且可能付出額外的系統(tǒng)恢復(fù)費(fèi)用。

聘請權(quán)威的第三方評估機(jī)構(gòu)如上海市信息系統(tǒng)及產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)站對信息平臺進(jìn)行全方位的評估，找出信息平臺潛在的缺陷，并進(jìn)行缺陷消除。這種方案的有點(diǎn)在于，可以在源頭上防止信息平臺因自身的設(shè)計缺陷而導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰或癱瘓的情況發(fā)生，最大程度的保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行。缺點(diǎn)在于可能需要付出高額的評估費(fèi)用。

(二)構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)管理部門

現(xiàn)代化大型集團(tuán)企業(yè)需要信息化的管理手段，A 集團(tuán)目前采用信息系統(tǒng)管理維護(hù)外包的方式不符合集團(tuán)企業(yè)管理方式的發(fā)展方向。除了資金集中管理系統(tǒng)外，A 集團(tuán)還有諸如OA 辦公系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等諸多信息系統(tǒng)，如不能設(shè)立專門的信息部門，會影響集團(tuán)未來的信息化發(fā)展。因此A 集團(tuán)應(yīng)該及時設(shè)立信息部門，并且配備合適的職員。根據(jù)目前A集團(tuán)的實(shí)際情況，信息部門可以獨(dú)立設(shè)置，也可隸屬于在其他部門。

(三)嚴(yán)格開戶審批強(qiáng)化審計監(jiān)督

對于成員公司擅自開立銀行賬戶的缺陷，目前尚無有效的技術(shù)手段從源頭上進(jìn)行根除，但是可以通過以下幾種控制手段的組合使用，降低缺陷發(fā)生的可能性：

1、完善董事會對董事長的授權(quán)

一般而言，董事長是公司的法定代表人，其印鑒也是銀行賬戶開立的必備條件。A 集團(tuán)可以利用其控股地位，通過成員公司董事會強(qiáng)化對董事長的授權(quán)，規(guī)定在未經(jīng)集團(tuán)相關(guān)管理部門批準(zhǔn)前，不得將法人印鑒用于銀行賬戶的開立。

2、加強(qiáng)內(nèi)部審計

在無法事前防風(fēng)險陷時，事后內(nèi)部審計就成了發(fā)現(xiàn)風(fēng)險最有效的方法。A集團(tuán)目前采用的是年度審計為主（二級公司每年必審，三級公司每三年全覆蓋審計），貨幣資金、物資管理等專項(xiàng)審計相結(jié)合的內(nèi)部審計模式，其中貨幣資金專項(xiàng)審計為每年必須進(jìn)行的項(xiàng)目。內(nèi)審人員在進(jìn)行年度審計或?qū)ｍ?xiàng)審計時，可以由成員公司財務(wù)人員陪同，前往公司基本戶開戶銀行獲取截止某一特定時點(diǎn)的銀行賬戶開戶清單，并將其與成員公司財務(wù)賬簿或集團(tuán)資金集中管理信息平臺中有關(guān)銀行賬戶的信息進(jìn)行核對，從而發(fā)現(xiàn)可能存在的擅自開立銀行賬戶的情況，并上報集團(tuán)管理層。

3、強(qiáng)化追責(zé)

在內(nèi)部審計發(fā)現(xiàn)擅自開立銀行賬戶的情況并上報后，集團(tuán)管理層應(yīng)當(dāng)考慮相應(yīng)的措施進(jìn)行追責(zé)，目前可行的追責(zé)行為如下：

調(diào)整成員公司管理層當(dāng)年考核得分，通過扣減年終績效獎的形式追溯管理層的責(zé)任；對于嚴(yán)重違規(guī)的情況，集團(tuán)管理層可以建議成員公司董事會重新考慮成員公司管理層的構(gòu)成。對于情況嚴(yán)重且給集團(tuán)造成重大損失的情況，集團(tuán)管理層可以提請集團(tuán)紀(jì)委介入處理，必要時可以采用司法途徑予以解決。

(四)加強(qiáng)審計以適當(dāng)彌補(bǔ)滯后性缺陷

由于受制于銀行數(shù)據(jù)系統(tǒng)的更新時間，A 集團(tuán)資金集中管理信息平臺數(shù)據(jù)更新相對滯后的情況，目前尚無有效方法予以解決，也只有通過事后審計和追責(zé)的手段，進(jìn)行適當(dāng)彌補(bǔ)。

三、結(jié)束語

企業(yè)應(yīng)對自身的資金集中管理體系進(jìn)行深入的梳理，發(fā)現(xiàn)其中存在的可能引發(fā)風(fēng)險的內(nèi)控缺陷，并根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，進(jìn)行有針對性的修正，從而更好的發(fā)揮資金集中管理體系的作用。

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