高校二級學院辦公室行政效率提升策略探索

□江 文

一、高校二級學院辦公室職能及其重要性分析

(一)高校二級學院辦公室工作的重要性分析。二級學院辦公室的工作在幫助學院有效運轉、促進學校指導思想貫徹方面起到了重要作用。學院的日常事務管理工作是高校二級辦公室工作的重點內容，二級學院辦公室主要承擔了學校與學院、學院與學院、教師和學生三者之間的聯系工作，是學校、學院、學生、教師之間的橋梁，也是二級學院的核心部門。二級學院辦公室是貫徹學院領導指示、上級學校部門指導的重要部分，也是本學院進行科學研究、服務社會、教學活動等工作的重要組織、協調和管理部門。

(二)高校二級學院辦公室主要職能分析。高校二級學院辦公室的主要職能有綜合管理、提供服務、協調溝通等。高校二級學院辦公室的主要職能之一就是為學院的師生提供良好的服務，這也是學院辦公室的基本職能。一個學院辦公室的行政水平高低和工作作風是否良好的評判標準就是能否為學院的學生和教師提供良好的服務。同時，高校二級學院辦公室應該是學院之間、師生之間、院校之間的溝通橋梁，是上傳下達的重要樞紐。二級學院的辦公室必須要在學生管理、人才培養、學科建設、學校指導下達等工作上做到居中協調，解決相關工作中的困難，緩解各方面的矛盾與沖突，做好溝通與協調工作。學院辦公室還要對學院、學校的相關事務進行綜合管理，做好起草相關文件、組織會議、接待來訪人員等工作。

二、高校二級學院辦公室行政效率低下的原因分析

(一)缺乏完善的考核標準。目前各高校二級學院建立起了一套專門的教師考核制度，從教師的課時安排、科研任務的劃分、各級獎項的獲得情況、發表論文的數量等多個指標進行綜合考察。但是對于高校二級學員辦公室行政效率的考核標準并未形成一套行之有效的考核制度。面對繁雜的日常行政工作，學院辦公室的考核指標數目繁雜、指標確定標準不嚴格，給當前的學院辦公室行政效率考核工作帶來了不便。不完善的考核標準對辦公室工作人員的積極性具有明顯影響，為了規避行政風險，避免承擔責任，工作人員不愿主動承擔具有創新性的工作，完全按照領導的指示辦事，不顧指示是否合理，不敢提出建議等。這些都是辦公室行政工作缺乏嚴格、完善的行政效率考核標準導致的弊端。

(二)領導忽視，缺乏專業辦公室行政人才。高校二級學院辦公室行政人才的培養并未適應當前高校發展的需要以及社會形勢的變化。受傳統的觀念影響，學院的辦公室行政工作并不具有專業性，其人員主要工作就是進行一些日常事務的辦理，并不具有前途，學院也不為其辦公室的人員進行定期的培訓，不提供辦公室行政人員外出考察與交流的機會，辦公室行政人才的素質得不到提高，工作方式得不到交流與改進。

三、高校二級學院辦公室行政效率提升策略

(一)加強二級學院辦公室行政人才培養。二級學院辦公室日常行政工作具有一定的專業性。高校二級學院辦公室行政人才的招收和培養也要符合本單位對辦公室人才專業方向的需求。從辦公室人才的招聘開始，要注重對具有專業的行政才能的人才的招收，還要定期舉辦對本單位行政人員專業素質的培訓工作，提供給辦公室人員外出考察和交流的機會，學習、吸收其他學院或其他學校辦公室工作管理的優點，還要制定出一套完善的待遇和獎勵措施，對于真正能夠承擔責任，吃苦耐勞的行政工作人員，要重點獎勵，對于人浮于事、權責不對等的行政人員要進行相應的處罰，從而改善本學院的辦公室行政管理工作。

(二)推進數字化辦公室建設。隨著科學技術的不斷發展，辦公室的行政工作也必須要跟上當前時代發展的需求，改變傳統的管理方法，加強學院辦公室的信息化建設、提高辦公水平、推進數字化辦公室建設。信息化的辦公室管理使得辦公室管理工作變得更加便捷，許多文件的處理工作更加便利。信息化時代快速發展，許多信息都是需要用數字化進行儲存的便利的數字化儲存，使得數據信息能夠快速調取，利用相關信息進行研究更加便捷，并且還可以將過去幾十年循環儲存在計算機當中的數據進行更加系統的管理和妥善保存。因此，二級學院辦公室的建設要向數字化方向發展，促進辦公室工作效率的提高和方法的改進。

(三)樹立正確的行政管理理念。堅持以人為本的辦公室行政事務管理理念，是幫助學院辦公室管理效率提高的重要方法。在以人為本的管理理念指導下，學院的日常管理工作始終堅持以人為本，從學院辦公室的管理人員出發，充分調動其積極性和創造性，從而實現管理效率的提高和人的全面發展。在正確的理念指導下，學院的管理工作才能夠收到良好的管理效果。高校二級學院辦公室行政效率的提高離不開以人為本的工作理念，真正做到為學生和教師提供良好、優質的服務，才能發揮二級學院辦公室上傳下達、協調溝通的橋梁作用。

(四)完善行政辦事效率考核制度。完善高校二級學院辦公室行政效率考核制度、建立起一套完善、全面的考核標準是當前學院辦公室工作效率提高的重點。學院辦公室要在學生、領導、相關的學校部門發放統一的高校二級學院行政辦事和日常管理調查表，對學員辦公室管理人員的工作能力、工作質量和服務水平進行抽樣調查，如果條件具備也可以進行全面調查，根據調查表來衡量某一段時間內辦公室工作人員的工作量以及其工作效率，對調查結果顯示能力突出的工作人員要進行適當的獎勵和提拔，激發工作人員的積極性和創造性，促進學院行政辦事效率的提高。

四、結語

高等院校二級辦公室行政效率的高低直接影響了學院的正常運作，同時也對本校的發展具有重要的影響。學院領導要從改變傳統的行政管理理念、完善行政辦事效率考核制度等方面進行改變，對學院辦公室行政效率的提升進行有計劃的規劃，利用新技術的推廣和專業人才的培養，促進辦公室行政效率和辦公水平的提高，加強學院辦公室的信息化建設，更好地發揮二級學院辦公室的綜合管理、協調溝通、提供服務的職能，推動高等學校和二級學院的健康發展。

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