JIT配送模式在型號物資供應管理中的應用

◎西安航天精密機電研究所 劉少林

JIT配送模式在型號物資供應管理中的應用

◎西安航天精密機電研究所 劉少林

長期以來，由于受到物資工作就是“買東西”和“重采購、輕管理”思維慣性的影響，航天型號物資采購供應工作一直采用“按單采購、按單出庫、按單供應”的傳統工作模式。 面對繁重的科研生產任務和逐年增長的經濟指標壓力，航天型號物資采購供應工作必須與時俱進，正確認識當前型號配套物資的特點，積極探索和實踐新的途徑，為型號物資采購供應工作的發展注入新動力。

從2014年初起，結合中國航天電子技術研究院“好物資”專項工作要求和指導思想，西安航天精密機電研究所的物資采購供應工作從過去的領料發料模式向按需配送模式轉變，逐步建立了專業、安全、高效的型號物資配送能力，力爭在2015年末全面實現JIT配送，并在此基礎上達到物資采購供應全流程信息化管理。

JIT配送是定時配送的一種，目的是強調準時，保證物資采購供應工作能夠將正確的物資在指定的時間、地點交付給使用部門。其主要意義是通過JIT配送推動型號物資采購供應管理工作在最短的周期內快速響應，力爭實現“物資產品質量零缺陷、供應進度零等待、物資費用零浪費、物資信息全追溯”，從而達到對型號物資的質量、進度和成本的有效保證。

一、JIT配送模式的構建

1．確定配送方案

通過對物資需求、計劃采購、下廠驗收、入廠復驗、保管儲存、下料加工、出庫發放等具體業務流程的詳細梳理，研究所對JIT配送模式進行了策劃，重點就配送的主要目的、依據、范圍、工作流程、資源、人員崗位和職責等方面進行了規定與闡述，同時形成了《型號物資JIT配送策劃方案》，并組織科研生產、工藝技術、質量檢驗、財務等相關部門進行了評審，為后續JIT配送工作的開展奠定了基礎，明確了方向。

2．配送依據

一是物資采購供應備料指令。以往研究所下達的型號物資備料指令信息不全面，只是籠統地明確物資備料的整體套數和齊套計劃節點，沒有考慮在制品和齊套庫零(組)件數量信息情況，出現部分物資重復占用或采購的現象。JIT配送模式試運行期間，研究所制定了產品生產及物資配送計劃單，要求備料指令下達部門必須按型號項目明確物資需求，在物資計劃調度員進行評估后建立臺賬，對JIT配送的輸入輸出做到“有賬可依、有據可查”。同時杜絕了主制車間隨意領料或補料的現象，為確保型號物資需求采購計劃的準確性和物資信息的可追溯性奠定了基礎。

二是物資需求定額。在工藝技術部門提供的物資材料消耗工藝定額基礎上，物資部門依據物資質量保證、供應需求及零件合格率制定合理的物資需求定額。

三是物資報廢單。對已配送的物資，使用單位在加工、裝配、調試等工序中因使用不當或出現物資固有質量問題而產生的報廢，需提供檢驗部門開具的物資報廢單后進行再次配送。

3．配送模式流程

一是建立JIT配送工作流程，使物資采購和供應業務實現無縫銜接。物資計劃員依據科研生產部門下發的產品生產及物資配送計劃單和型號物資消耗工藝定額明細表平衡利庫，編制物資需求采購配送計劃;物資采購員實施采購，辦理入庫手續;物資計劃調度員在物資管理系統中開具電子領料單，傳遞至物資保管員、下料員進行發放和加工;物資配送員負責對出庫的物資進行分類、包裝及裝卸并及時送達使用部門現場辦理交接手續;物資計劃調度員進行活動成果總結評價，不斷優化配送作業流程，提高JIT配送工作效率。

二是明確崗位職責和工作標準，保障JIT配送全面實施。結合JIT配送流程和職業任職資格開發工作，對物資計劃、采購、保管、下料、會計等崗位職責重新進行明確，使各業務崗位之間信息流向清晰。同時，要使JIT配送效果維持在較高水平，就必須對業務流程進行標準化管理，根據配送方案實施過程中發現的具體問題，研究所制定了9個關鍵活動控制點，以明確工作標準和要求。

二、取得的效果及評價

1．規范物資基礎管理工作

研究所根據研究院型號物資管理辦法和JIT配送方案的實施經驗，發布了物資配送管理制度，建立了各部門和人員職責明確、接口清晰、閉環管理的物資采購供應業務流程，確保了采購供應工作業務透明、過程受控，使物資基礎管理工作得到有效規范。

2．確保型號任務周期

采用JIT配送管理掌握了采購供應工作的主動權，實現了物資的集中管控、資源的綜合利用，當出現緊急需求和意外延遲時能夠快速地協調各個部門與型號的物資需求，滿足緊急需求，避免進度風險。同時，加強對提供通用類物資供應商的JIT協同等手段的使用，縮短物資采購周期，提高了物資供應的響應速度。研究所2014年型號物資配送計劃完成率達到98.4%，同比提高了約7個百分點;對物資部門考核項共計81項，實際完成79項，考核項完成率為97.53%，全年未因物資采購供應問題影響科研生產交付進度。

3．防范短線物資采購供應風險

近年來，從研究所物資采購供應的實踐來看，影響科研生產進度的短線物資主要是一些具有特殊用途或是按照特殊工藝要求定制的產品。2014年，研究所通過JIT配送管理加強了對需求計劃的評審管控，使采購供應工作的控制點前移，并進行專業化的市場、技術分析，采取了長周期主動備料策略，物資部門專業化水平得到提高，有效解決了15項短線物資，短線物資年度平均到貨率為79.78%，達到了年初制定的風險物資管控目標。

4．提高物資周轉率

建立健全表格化、標準化、制度化、流程化管理，實現輸入輸出閉環管理，比對物資實際使用消耗量和物資需求定額，強化監管力度，為限額配送奠定了良好基礎，使物資重復占用造成庫存積壓的現象得以控制，也減少了使用部門隨意領料和補料。同時JIT配送即進即出，提高了物資周轉率。研究所2014年初庫存1567萬，年末庫存降低了304萬，庫存周轉率2.80次，與2013年同期(周轉率1.70次)相比提高了64.7%，有效減少了流動資金的占用。

5．提高人員勞動生產率

2014年，研究所負責具體配送業務的計劃調度員和配送員共計3人，改變了過去生產部門共6人的固定領料工作模式，減少了人工成本。所需物資齊套后由物資計劃調度員根據使用單位的地點和需求時間對所有的配送任務進行統籌安排，實現對出庫管理職能的集中管控，做到相同牌號、規格的原材料集中出庫和下料加工，有效減少了人員在等待、動作、搬運、速度等方面的損耗，批量物資供應生產組織時間從過去的3～7個工作日降為1～2個工作日，做到8～16小時內把物資配送到使用現場，提高了勞動生產率。

三、后續工作思路

JIT配送作為物資采購供應管理的一種模式，不僅要承擔配送、跟蹤、協調等功能，還必須從供應鏈的角度出發實現上下游協同配合，從而對供應鏈中形成的實物流、資金流和信息流進行資源的高效調配，這也是研究所物資信息化提升的方向。針對其發展要求，目前研究所物資信息化建設存在型號物資基礎數據信息不規范，配套物資占出庫功能模塊缺乏彈性以及物資采購供應信息資源整合度低等方面問題。對此，筆者提出了以下幾點措施。

1．優化完善物資管理系統

將JIT配送工作流程固化到物資管理系統中，重新定義物資管理系統中備料計劃、進度查詢、占出庫等功能模塊;系統要覆蓋可能出現的所有流程，即物資備料計劃下達物資部門后，依據工藝材料消耗表對型號物資的配套需求進行計算，生成物資配套清單，利庫后要鎖定清單中的庫存物資，統計物資缺料表生成物資采購計劃，同時能夠按照單板型號或數量轉換為JIT配送出庫單，力爭實現電子化業務覆蓋率和數據準確率100%。

2．統一型號物資基礎數據規范

物資基礎信息管理是基礎性的工作，是系統任何模塊良好運轉的前提，依據中國航天科技集團公司的型號配套物資分類與代碼文件對型號物資基礎數據填寫的規范要求，完善物資管理系統中21類金屬材料、13類非金屬材料、2類復合材料、10類標準緊固件等物資的基礎數據，并進行實時更新維護和及時發布，為研究所物資信息的互通建立基礎。

3．實現物資管理系統與其它相關系統的集成

物資管理系統實現與財務管理、綜合經營管控平臺等系統的集成融合：利用綜合經營管控平臺系統整合物資招標、價格監督及采購合同審批信息;同時物資管理系統將采購周期、最小起定量、配送計劃執行情況反饋給制造企業生產過程執行管理系統;向財務管理系統提供物資采購結算和會計報表信息。通過物資管理系統與其它相關系統的集成，采購供應能夠實現跨部門相關業務的互聯互通，對采購供應的所有信息數據包進行有效管理，形成一體化的科研生產管理系統。

JIT配送模式是一種適應現代管理要求的采購供應管理模式。2014年，西安航天精密機電研究所通過JIT配送模式的運營實踐，物資采購供應工作專業化程度得到提高，提升了物資采購供應能力。未來，研究所要加快推進型號物資信息化建設，對物資工作進行全過程、全方位管理，建立有效運轉的物資信息管理機制并不斷循環改進，以實現對質量、進度、成本的有效保證。?