從服務(wù)就業(yè)視角探討大學(xué)生檔案管理①
——以廣西新建本科院校體育教育專業(yè)為例

黃春燕 黃宗峰

(河池學(xué)院體育學(xué)院 廣西宜州 546300)

從服務(wù)就業(yè)視角探討大學(xué)生檔案管理①
——以廣西新建本科院校體育教育專業(yè)為例

黃春燕 黃宗峰

(河池學(xué)院體育學(xué)院 廣西宜州 546300)

大學(xué)生檔案在畢業(yè)生就業(yè)工作中發(fā)揮著重要作用,是用人單位深入了解應(yīng)聘者在校思想、學(xué)習(xí)、生活、心理等各方面情況的關(guān)鍵信息資料。該文以廣西新建本科院校體育教育專業(yè)為例,主要從廣西新建本科院校體育教育專業(yè)學(xué)生檔案管理工作可為畢業(yè)生提供就業(yè)推薦材料、為用人單位提供檔案查閱服務(wù)以及為畢業(yè)生做好檔案?jìng)鬟f工作等用途出發(fā),在當(dāng)今市場(chǎng)調(diào)節(jié)就業(yè)的形勢(shì)下,為更好地服務(wù)大學(xué)生就業(yè),對(duì)大學(xué)生檔案管理提出幾點(diǎn)看法：一應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集與整理;二應(yīng)明確高校檔案管理制度和歸檔規(guī)范;三應(yīng)提高檔案管理科學(xué)化水平,加快檔案管理現(xiàn)代化,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化;四應(yīng)做好管理審核工作,發(fā)揮其在畢業(yè)生擇業(yè)中的作用。

檔案管理 作用 大學(xué)生 就業(yè)

大學(xué)生檔案是大學(xué)生的重要信息資源,它記載著大學(xué)生在校期間的思想、學(xué)習(xí)及生活等表現(xiàn)情況,是用人單位選拔及錄用相關(guān)人才的直接依據(jù),是國(guó)家人事檔案的重要組成部分。因此,廣西新建本科院校大學(xué)生檔案管理工作十分重要,與其畢業(yè)生就業(yè)關(guān)系密切。對(duì)招聘者來說,預(yù)想聘用到優(yōu)秀人才,若只通過學(xué)生的臨時(shí)表現(xiàn)和求職簡(jiǎn)歷,卻沒有辦法了解到應(yīng)聘者的真正素質(zhì)。此時(shí),可以通過遠(yuǎn)程調(diào)出應(yīng)聘者電子檔案,通過查閱電子檔案對(duì)畢業(yè)生的心理素質(zhì)知識(shí)技能、思想表現(xiàn)等進(jìn)行深入了解。對(duì)于招聘者來說檔案能更深入的反映畢業(yè)生的素質(zhì)。該文就勞動(dòng)者自主就業(yè)、市場(chǎng)調(diào)節(jié)就業(yè)等多渠道多形式就業(yè)形勢(shì)下,如何加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理,服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)提出了幾點(diǎn)看法,以供廣西新建本科院校乃至全國(guó)各高等院校的檔案管理工作一點(diǎn)參考。

表1 河池學(xué)院體育教育專業(yè)近5屆畢業(yè)生就業(yè)分布比例統(tǒng)計(jì)

1 檔案管理在畢業(yè)生就業(yè)中的作用

大學(xué)生檔案管理是高等院校檔案管理中的重要組成部分。大學(xué)畢業(yè)生就業(yè),其檔案起到十分重要的作用,其地位不可替代。

1.1 為畢業(yè)生就業(yè)提供推薦材料

經(jīng)過了整理、收集、歸檔等環(huán)節(jié)的大學(xué)生檔案,記錄了大學(xué)生在校期間的技能特長(zhǎng)、學(xué)習(xí)生活及品德表現(xiàn)等情況,是大學(xué)生人生重要經(jīng)歷記錄。其中能反映出大學(xué)生德、智、體、美、勞等方面的綜合素質(zhì)情況,大學(xué)生在擇業(yè)過程中用檔案材料向用人單位推薦自己,這是最為權(quán)威的憑證。

1.2 為用人單位提供查閱檔案服務(wù)

真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性是人事檔案的基本特征和基本屬性和,廣西新建本科院校體育教育專業(yè)學(xué)生的檔案也不例外,用人單位可以把檔案材料作為選拔人才的主要依據(jù),人事部門也可以把檔案材料作為提拔或選拔相關(guān)人才的依據(jù)。廣西新建本科院校通過大學(xué)生檔案管理工作,向人事部門、用人單位、學(xué)校、畢業(yè)生提供檔案查閱服務(wù),使人事部門、學(xué)校、畢業(yè)生、用人單位等通過查閱電子檔案材料了解到相關(guān)人才信息,提高有效交流與溝通,促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)。

1.3 為畢業(yè)生做好檔案?jìng)鬟f工作

檔案轉(zhuǎn)遞工作是畢業(yè)生檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)。依據(jù)我國(guó)人事檔案“人檔合一”的檔案管理要求,大學(xué)生工作時(shí),執(zhí)行“檔隨人走”原則,其檔案立即通過轉(zhuǎn)遞工作與其就業(yè)單位或畢業(yè)生去向產(chǎn)生同向流動(dòng),不管畢業(yè)生落實(shí)工作與否,在規(guī)定時(shí)間里完成檔案轉(zhuǎn)遞。因此,廣西新建本科院校學(xué)生檔案管理部門,應(yīng)依照規(guī)定的地點(diǎn)和時(shí)間,按規(guī)定整理好畢業(yè)生檔案向相關(guān)部門進(jìn)行轉(zhuǎn)遞工作。

2 完善大學(xué)生檔案管理,更好服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)

2.1 轉(zhuǎn)變觀念,加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集與整理

高校畢業(yè)生檔案有流動(dòng)性及穩(wěn)定性特征,包括以下三項(xiàng)主要工作：一是建設(shè)新生檔案;二是對(duì)所有學(xué)生在校期間的檔案材料進(jìn)行歸檔;三是整理并轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。

傳統(tǒng)觀念中,大學(xué)生檔案就是大學(xué)生學(xué)籍資料的簡(jiǎn)單積累,其實(shí)大學(xué)生檔案不但是大學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活的歷史記載,而且更是為廣西新建本科院校體育教育專業(yè)學(xué)生就業(yè)及用人單位選拔或提拔人才等提供權(quán)威信息的重要依據(jù)。所以,改進(jìn)大學(xué)生檔案管理工作首先得更新觀念。如今人才市場(chǎng)竟?fàn)巹×?加上體育社會(huì)化的不斷進(jìn)展,廣西新建本科院校體育教育專業(yè)人才的就業(yè)領(lǐng)域已經(jīng)不再局限于體育教師行列,如表1所示,有相當(dāng)一部分體育教育專業(yè)人才開始就業(yè)于其他行政、事業(yè)、企業(yè)單位、自主創(chuàng)業(yè)或自由職等行列,就業(yè)范圍也因就業(yè)需求而廣泛。因此,充分發(fā)揮檔案對(duì)廣西新建本科院校體育教育專業(yè)畢業(yè)生就業(yè)的作用,應(yīng)從新生入學(xué)開始就做好檔案建設(shè)工作。收集、整理體育教育專業(yè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間所參與的競(jìng)技比賽項(xiàng)目、公益勞動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐及文藝活動(dòng)等,對(duì)學(xué)生的遵紀(jì)守法、助人為樂、獎(jiǎng)懲情況等均給予及時(shí)的整理歸檔。因?yàn)榇髮W(xué)生檔案信息只有真實(shí)、明確,才能更好地為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)。

2.2 明確高校檔案管理制度和歸檔規(guī)范

廣西新建本科院校學(xué)生檔案管理工作,應(yīng)根據(jù)我國(guó)《干部檔案工作條例》要求且結(jié)合當(dāng)今社會(huì)多形勢(shì)多渠道就業(yè)形勢(shì)作出明確要求,以社會(huì)需求為導(dǎo)向,教師對(duì)學(xué)生考核的方位及評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)生檔案內(nèi)容要求等制定出統(tǒng)一規(guī)定,形成一系列切實(shí)可行的、對(duì)用人單位選拔或提拔人才及大學(xué)生就業(yè)有幫助的檔案管理制度,在高規(guī)范下進(jìn)行檔案管理。即制定出統(tǒng)一的業(yè)務(wù)工作規(guī)范：第一,是檔案分類必須根據(jù)體育教育專業(yè)學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定,明確類目層次,即小類稍微靈活,大類要求一致;第二,是檔案呈現(xiàn)形式必須統(tǒng)一,錄入的項(xiàng)目?jī)?nèi)容要一致。這樣就可以避免學(xué)生檔案中文件材料的重復(fù)歸檔或遺漏現(xiàn)象,從而保證了學(xué)生檔案各種材料的系統(tǒng)、準(zhǔn)確和完整。因此,廣西新建本科院校體育教育專業(yè)在新生入學(xué)之后,就要立刻做好歸檔工作,認(rèn)真記錄記載體育教育專業(yè)在校學(xué)生(包括新生和老生)的各項(xiàng)表現(xiàn),使檔案材料既完整又連續(xù),既豐富了學(xué)生的檔案內(nèi)容,又提高了后續(xù)的整理及歸檔工作效率,更保障了檔案的真實(shí)性、完整性與及時(shí)性,從而使體育教育專業(yè)畢業(yè)生檔案材料更好地服務(wù)其就業(yè)。

2.3 提高檔案管理科學(xué)化水平,加快檔案管理現(xiàn)代化,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

提高大學(xué)生檔案管理科學(xué)化水平,其內(nèi)涵在于用科學(xué)理論來指導(dǎo)大學(xué)生檔案管理,用科學(xué)方法來推進(jìn)大學(xué)生檔案管理,用科學(xué)制度來保障大學(xué)生檔案管理,以促進(jìn)檔案管理的信息化、制度化、規(guī)范化,使檔案管理效益和質(zhì)量得以最大限度地提高。

隨著就業(yè)形式的改進(jìn),對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的要求越來越高,主要體現(xiàn)在以下三方面：一是檔案材料內(nèi)容面廣,即包括除了記錄完成教學(xué)大綱中教育部規(guī)定的各專業(yè)的學(xué)習(xí)任務(wù)情況外,還要記錄學(xué)生在校期間從事的、適應(yīng)社會(huì)就業(yè)需求的各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)及實(shí)踐活動(dòng)中所獲得的成績(jī)或成果等情況;二是檔案材料呈現(xiàn)形式多樣化,目前,廣西新建本科院校體育教育專業(yè)不斷擴(kuò)招,這就意味著學(xué)生檔案數(shù)量也在不斷地增加,根據(jù)多渠道多形式就業(yè)的要求,網(wǎng)上招聘已占據(jù)體育教育專業(yè)畢業(yè)生找工作的重要途徑,這就要求對(duì)學(xué)生檔案需要實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。過去采用的紙質(zhì)版,而現(xiàn)在的呈現(xiàn)方式更注重于電子版,因?yàn)椴捎秒娮有畔⒐芾韺W(xué)生檔案更快捷,更方便且材料內(nèi)容更豐富,科學(xué)有序地對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行分類歸檔,進(jìn)一步完善大學(xué)生電子檔案。使畢業(yè)生資料清楚明了地保存在指定的系統(tǒng)或某一平臺(tái)上,以便畢業(yè)生及用人單位查閱;三是檔案材料呈現(xiàn)途徑現(xiàn)代化,隨著現(xiàn)代科技的猛迅發(fā)展,社會(huì)各項(xiàng)各業(yè)的工作節(jié)奏及工作效率都在不斷提高,大學(xué)生檔案管理工作需要緊跟時(shí)代前進(jìn)步伐實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理,廣西新建本科院校需要建立體育教育專業(yè)學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),使體育教育專業(yè)畢業(yè)班檔案通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)途徑呈現(xiàn)于社會(huì),讓各用人單位一目了然地了解到畢業(yè)生各方面的素質(zhì)。因此,加快檔案管理的現(xiàn)代化,提高檔案利用的效率;創(chuàng)新機(jī)構(gòu),實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化,以便讓畢業(yè)生檔案材料更好地服務(wù)于畢業(yè)生就業(yè)。

2.4 加強(qiáng)管理審核工作,發(fā)揮畢業(yè)生檔案在畢業(yè)生擇業(yè)中的作用

廣西新建本科院校應(yīng)根據(jù)體育教育專業(yè)學(xué)生在校時(shí)間,對(duì)畢業(yè)生檔案紙質(zhì)材料和電子材料進(jìn)行整理,按照統(tǒng)一格式進(jìn)行整理,把學(xué)生在校期間的身體素質(zhì)、品德素質(zhì)、黨團(tuán)活動(dòng)等基本情況一一呈現(xiàn)出來,使整理出來的檔案材料格式統(tǒng)一、條理清晰、內(nèi)容完整。紙質(zhì)材料和電子材料內(nèi)容必須一致。同時(shí),還要做好檔案材料的審核工作,確保所有畢業(yè)生的檔案材料真實(shí)、手續(xù)齊全、內(nèi)容完整。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理是我國(guó)人事檔案的重要組成部分,對(duì)促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)有著重要的作用。因此,廣西新建本科院校檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生檔案管理,使檔案在體育教育專業(yè)學(xué)生就業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用,即服務(wù)于用人單位與社會(huì)的需求,服務(wù)于畢業(yè)生就業(yè)。

[1]邢潔.大學(xué)生檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].改革與開放,2011（22)：109.

[2]李紅.淺談高校學(xué)生檔案管理與大學(xué)生就業(yè)[J].濰坊學(xué)院學(xué)報(bào),2010(1)：156-157.

[3]桂莉.對(duì)高校畢業(yè)生就業(yè)中學(xué)生檔案工作的思考[J].高教高職研究,2009(39)：194-195.

The Exploration of Graduates’Personnel Files Management in View of Serving Employment——Take Physical Education Major in Newly Founded Colleges in Guangxi as an Example

Huang Chunyan Huang Zongfeng
(Physical Education Institute,Hechi College,Yizhou Guangxi，546300，China)

Personnel files play an important role in graduates’employment.They are essential materials for employers gaining insight into applicants’ideology,learning,life,psychology.Taking physical education major in newly founded colleges in Guangxi as an example,the article presents ideas that personnel files management offer and deliver materials,such as graduates’resumes,for employers to referring to so as to help graduates in their employment.Several ideas of personnel files management are put forward.First,changing viewpoints,strengthening collating and gathering graduates’personnel files.Second,Systematizing and standardizing graduates’personnel files.Third,enhancing level of personnel files management,realizing modernization and informatization of personnel files management.Forth,bettering personnel files management for the sake of graduates employment.

Roles;Graduates;College student;Employment

G80-05

：A

：2095-2813(2015)05(b)-0174-02

2014年度廣西高等教育教學(xué)改革項(xiàng)目《構(gòu)建廣西新建本科院校體育教育專業(yè)“社會(huì)與課堂一體化”的人才培養(yǎng)新模式》(項(xiàng)目編號(hào)2014JGA210)階段性成果。