對做好醫院檔案管理工作若干問題的思考

檔案是社會的寶貴財富，管理好檔案是維護本單位歷史真實面貌的重要工作。醫院檔案是醫院在工作活動中形式的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，它是醫院的寶貴財富，所以，醫院檔案管理是醫院管理工作中的一個重要組成部分。加強對這一信息資源管理對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要。同時也為國家積累門類齊全、結構合理的檔案史料。醫院應該在實踐中逐步提高對醫院檔案管理工作重要性的認識，并進行檔案工作的基本建設，形成一定的檔案工作體系，使檔案管理向著規范化管理的軌道健康發展。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。在醫院全面改革發展中，作為記錄和反映歷史活動客觀過程的檔案，在醫院管理中的起著非常重要的作用，檔案管理必將滲透在醫院建設發展的各個環節中。提高檔案管理水平，加速檔案管理現代化，有利于醫療質量和服務水平的提高，有利于醫學科技的推廣，有利于醫患雙方利益的維護。加強醫院檔案管理是為醫院的各項事業發展提供全方位、多層次、高水平服務的保障。

我院檔案工作隨著醫院各項改革不斷深入和發展，逐步走向規范化管理軌道，及時為醫院醫療管理提供準確的檔案信息，取得了很好的成效。在加強醫院檔案管理工作中應當做到以下幾個方面的工作：

（一）加強學習，增強意識

加強檔案法規的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識，領導重視是檔案管理工作的關鍵，領導重視會使檔案管理逐步走向規范化，這將成為醫院管理工作中的一個重要組成部分。要把檔案管理納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。大力宣傳檔案工作，加強硬件建設，是檔案管理工作的基礎，調動各級干部和各有關工作人員積極支持和參與，更好地支持檔案管理工作。提高各級干部對檔案工作的認識，才能使檔案工作順利開展。加強醫院檔案現代化管理，迫使檔案工作人員發奮工作，刻苦學習新業務、新知識、新技術，全面掌握科學管理檔案的綜合技能。

（二）重視檔案的利用

醫院檔案管理工作要多渠道、多途徑地開發檔案信息資源，使檔案為醫院各項工作，特別是為醫院、教學、科研服務。檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。開展編研工作為臨床、科研、領導決策提供主動服務，收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，可以了解檔案信息發揮作用的情況，總結經驗教訓，提高檔案利用率。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。

（三）健全制度，加強培訓，提高檔案管理人員素質

檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，檔案專業出身的人員較少，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，高層次的檔案專業人才較少，是目前面臨的問題。故檔案管理人員的素質影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。通過專業培訓、繼續教育、進修學習等提高業務和知識水平，不斷總結探索檔案管理工作及業務發展，推動檔案管理水平的提高。使檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟上時代的發展，使檔案管理人員具有創新和活力。

（四）開發檔案資源，實現檔案的現代化管理

由于醫院現代化建設步伐加快，使檔案管理逐步走向規范化、現代化，成為醫院管理工作中的一個重要組成部分。充分發揮電子計算機在檔案管理中的作用。利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。

檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的，通過深層次、多渠道地開發檔案信息資源，提高檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。要實現檔案現代化管理，一方面要加強檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施；另一方面要加強檔案現代化管理，目前最重要、最基本的現化管理手段之一是計算機管理，用計算機儲存檢索醫院的各種門類和載體的檔案，這具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查檔案材料費時力的原始勞動，變得在幾分鐘甚至數十秒鐘便可解決的問題。方便利用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率。因此，醫院應充分利用計算機管理，將實現檔案管理的現代化，也將使醫院檔案管理更加規范化。另外，醫院檔案要適應新時代的要求，要逐漸適應日益增長的需要，努力拓開發服務領域，徹底擺脫單純的業務觀點，為醫院人員、患者及社會公眾服務，要多角度、多層次地為整個社會服務。

正確處理好利用和保密的關系，保存檔案的目的，是為提供檔案更好地利用，充分發揮檔案應有的作用，若長期把檔案禁錮起來，就失去了保存檔案的意義，在開展利用工作時，既要積極為各項工作提供檔案服務，又要堅持保密原則。

當然，在醫院檔案管理中也存在著一些不足和問題：

（一）檔案意識不強，檔案利用率低

檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經濟效益。但是檔案界長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使社會公眾對檔案利用效益知之甚少。

（二）檔案管理機構不健全、管理范圍不明確

醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，醫療病歷檔案由病案室管理，而x線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務科室自己管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。醫院檔案的管理缺乏一整套科學統一的管理制度、標準。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化，各級醫院在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

（三）檔案專業人員素質參差不齊

檔案專業人員隊伍要求懸殊較大。檔案專業出身的人員較少，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，高層次的檔案專業人才較少，在醫院人才培養中，重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力。

（四）檔案硬件投入不足

由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案安全保管的要求。另外，管理技術滯后，也制約了檔案事業的發展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

總之，檔案管理工作是醫院管理的一個重要組成部分，積極主動地做好檔案管理工作，使其不斷適應醫院的改革、建設。創新醫院檔案管理是醫院管理工作中一個重要組成部分，面對日益深化的醫療改革，如何實現醫院檔案管理現代化，去適應新的挑戰和機遇，更好地服務于醫療、科研、教學工作，是目前我們所要面對的新任務、新課題。

參考文獻：

[1]顧曄.做好醫院檔案管理工作為醫院改革建設服務[J].醫學論文中華現代臨床醫學雜志.

（作者簡介：崔正（1985.3-）漢，中共黨員，本科。工作單位：青海省第四人民醫院辦公室。）