加強(qiáng)審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理的幾點(diǎn)思考

鄧大華

辦公室是一個(gè)單位的中樞，承擔(dān)著承上啟下、參與政務(wù)、管理事務(wù)、協(xié)調(diào)服務(wù)的重任，地位舉足輕重，工作繁雜多樣、點(diǎn)多面廣，起著對(duì)外構(gòu)筑部門(mén)形象，對(duì)內(nèi)提高管理效能至關(guān)重要作用。文件檔案的管理工作也是辦公室工作的一項(xiàng)重要組成部分。加強(qiáng)文件檔案的規(guī)范化管理，開(kāi)發(fā)和利用文件檔案的信息資源，充分發(fā)揮檔案在實(shí)際工作中的作用，也是辦公室的一項(xiàng)工作任務(wù)。

隨著我縣OA系統(tǒng)的全面啟動(dòng)，隨之就會(huì)產(chǎn)生大量的電子檔案，電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存，對(duì)審計(jì)局辦公室的文件檔案管理提出了更高的要求。對(duì)于辦公室文件的管理工作，筆者做了幾點(diǎn)淺顯的思考。

一、紙質(zhì)文件的管理

雖然電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化的不斷發(fā)展，電子文件資料越來(lái)越普遍，但是紙質(zhì)文件在目前看來(lái)仍然是不能夠被完全取代的，在目前依然有著許多存在的優(yōu)勢(shì)和必要。做好紙質(zhì)文件檔案的管理工作，有幾個(gè)方面應(yīng)該注意。

1.文件的管理人員

一是人員的必備。文件的管理是一項(xiàng)細(xì)致繁瑣的工作，需要給管理人員充足的時(shí)間和精力進(jìn)行規(guī)范的整理，應(yīng)該配備專(zhuān)門(mén)的工作人員，明確工作職責(zé)。避免工作人員因?yàn)楣ぷ鲿r(shí)間沒(méi)有保障而造成的文件管理連貫性、完整性的缺乏和責(zé)任的不明確。

二是提高管理人員素質(zhì)。大量的紙質(zhì)文件需要分門(mén)別類(lèi)的保存，對(duì)于吉安縣審計(jì)局來(lái)說(shuō)，資料種類(lèi)繁多，而且業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)，為了便于今后快速地能找到資料，因此，文件的管理人員應(yīng)該具備一定的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，可以多參加一些培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法。

三是人員的責(zé)任心培養(yǎng)。幾乎所有文件的收發(fā)、印制都會(huì)經(jīng)過(guò)辦公室，對(duì)于審計(jì)部門(mén)來(lái)說(shuō)工作的保密性就更強(qiáng)。所以在平時(shí)應(yīng)該更多的對(duì)文件管理人員進(jìn)行保密知識(shí)教育和警示教育，樹(shù)立高度的責(zé)任心，積極收集需歸檔的材料，確保檔案內(nèi)容的完整和準(zhǔn)確。也應(yīng)該對(duì)各股室加強(qiáng)宣傳教育，取得各股室對(duì)文件檔案規(guī)范管理的支持。

2.文件的管理制度

建立健全文件資料管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好文件管理工作的關(guān)鍵，也是開(kāi)展工作的行為準(zhǔn)則。有了制度，更需要嚴(yán)格執(zhí)行，才能夠取得效果。辦公室的文件管理工作制度，筆者覺(jué)得有以下幾個(gè)方面比較重要。

一是文件的流轉(zhuǎn)流程制度。作為辦公室應(yīng)該制定收文、發(fā)文、文件傳遞工作程序，明確處理紀(jì)律，所有來(lái)文由辦公室文件管理人員統(tǒng)一接收、拆封、登記。建立統(tǒng)一的發(fā)文、收文專(zhuān)用登記薄，標(biāo)明收發(fā)文時(shí)間和傳遞情況，方便查詢(xún)文件處理進(jìn)度。對(duì)于處理時(shí)間較長(zhǎng)的文件，主辦科室應(yīng)使用復(fù)印件，將原件及時(shí)返回辦公室。

二是文件的限時(shí)辦結(jié)制度。根據(jù)文件類(lèi)別制定時(shí)限要求。辦公室須在收文后規(guī)定的工作日內(nèi)審核完畢并進(jìn)行流轉(zhuǎn)，主辦科室也應(yīng)按規(guī)定時(shí)限內(nèi)將文件退回辦公室。閱知類(lèi)文件也應(yīng)該規(guī)定閱覽時(shí)限，各科室在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將文件資料退回辦公室，避免文件長(zhǎng)時(shí)間停留在某個(gè)科室手中，影響其他科室對(duì)文件的閱知。密級(jí)文件更應(yīng)該規(guī)定嚴(yán)格的傳閱范圍和時(shí)限，避免因人為、意外造成的泄密事件。

三是文件的保管制度。文件的保管制度對(duì)保證文件的完整和安全也很重要。對(duì)傳閱后、辦理完的文件，應(yīng)及時(shí)核對(duì)清點(diǎn)，并分門(mén)別類(lèi)保管存放。文件借閱時(shí)，必須符合閱知范圍，并辦理登記手續(xù)，規(guī)定歸還時(shí)限。如遇特殊情況需要攜帶文件外出時(shí)，須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字、登記，并采取必要的保密措施。涉密文件和內(nèi)部重要資料，尤其要注意保密。

四是文件的清退、銷(xiāo)毀制度。文件清退和銷(xiāo)毀也應(yīng)該嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并定期開(kāi)展文件的清退和銷(xiāo)毀工作。對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值的文件資料，按照保存時(shí)限及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀，避免文件的大量積壓，增加工作量。

二、電子文件資料的管理

盡管目前“無(wú)紙化辦公”還只是在探索試行階段，但是電子文件資料方便快捷的優(yōu)勢(shì)日益顯現(xiàn)，我們存儲(chǔ)的各種電子信息資料也越來(lái)越多。也正是由于電子文件資料的非人工識(shí)讀性、對(duì)系統(tǒng)的依賴(lài)性、與特定記錄載體之間的可分離性、可變性、存儲(chǔ)的高密度性等特殊屬性，使電子資料較紙質(zhì)資料而言，雖能有效的提高辦公效率，但也有許多的不安全因素。對(duì)于電子文件資料的管理，確保安全性尤為重要。

1.增強(qiáng)人員的安全防護(hù)意識(shí)。保障安全，人始終是第一要素。網(wǎng)絡(luò)和電子文件信息的安全維護(hù)，不僅僅是某個(gè)檔案人員或系統(tǒng)管理人員的職責(zé)，更是需要所有的工作人員都參與其中。因?yàn)槊總€(gè)人都有可能在不經(jīng)意間、以不同的方式造成電子文件資料的泄露、損壞。所有的工作人員都應(yīng)該進(jìn)行經(jīng)常化的安全教育，具備一些基本的安全防護(hù)技能，如：對(duì)秘密信息實(shí)施加密保護(hù)、定期清理計(jì)算機(jī)、靈活運(yùn)用查毒軟件和防火墻、養(yǎng)成良好的上網(wǎng)習(xí)慣、注意對(duì)電子文件資料存儲(chǔ)載體的安全防護(hù)等。

2.加強(qiáng)對(duì)物的管理。確保信息的安全就需要通過(guò)采取一些措施來(lái)保障信息存儲(chǔ)載體的安全。雖然許多光盤(pán)號(hào)稱(chēng)可以使用幾十年，但實(shí)際使用起來(lái)，根本沒(méi)有那么長(zhǎng)壽命，有的甚至只有幾年的壽命。對(duì)于移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等用來(lái)儲(chǔ)存和轉(zhuǎn)換的儲(chǔ)存介質(zhì)在購(gòu)買(mǎi)時(shí)都應(yīng)該選擇質(zhì)量過(guò)硬的產(chǎn)品。而且對(duì)重要的信息資料應(yīng)該每隔一段時(shí)間就對(duì)原載體上的數(shù)據(jù)進(jìn)行重新的拷貝、轉(zhuǎn)換，防止信息內(nèi)容的丟失，以及因產(chǎn)品更新?lián)Q代而造成的信息無(wú)法讀取。

3.加強(qiáng)安全性技術(shù)手段的應(yīng)用。電子文件資料的出現(xiàn)本身就是源于信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，因此及時(shí)將新的防衛(wèi)技術(shù)應(yīng)用到日常的工作之中，有利于確保電子文件信息在存儲(chǔ)、傳輸?shù)冗^(guò)程中的安全，能夠有效的對(duì)抗計(jì)算機(jī)病毒和系統(tǒng)遭受惡意攻擊，保證電子文件資料的完整準(zhǔn)確。

在現(xiàn)代化的發(fā)展中，檔案管理工作受到了越來(lái)越多人員的重視。只有在實(shí)際的文件檔案管理工作中把握關(guān)鍵、留心重點(diǎn)，才能夠?qū)崿F(xiàn)文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)代化的跨越，才能夠更好地服務(wù)于辦公室的各項(xiàng)工作，才能夠促進(jìn)審計(jì)局事業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

（作者單位：吉安縣審計(jì)局）