科學(xué)事業(yè)單位引入ERP管理信息系統(tǒng)的探討與研究

銀 燕

科學(xué)事業(yè)單位引入ERP管理信息系統(tǒng)的探討與研究

銀 燕

ERP管理信息系統(tǒng)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，很多因素影響著ERP的實施效果，由于科學(xué)事業(yè)單位全面引入ERP系統(tǒng)還較少，在實施過程中也遇到一些問題，本文側(cè)重從財務(wù)角度分析科學(xué)事業(yè)單位管理的現(xiàn)狀，探討引入ERP管理信息系統(tǒng)在實施過程中出現(xiàn)的問題及解決的對策。

ERP管理信息系統(tǒng)；財務(wù)管理；科研項目管理；預(yù)算管理

現(xiàn)代化管理離不開信息技術(shù)，ERP管理信息系統(tǒng)作為企業(yè)優(yōu)質(zhì)管理工具已在企業(yè)廣泛推廣和使用并取得良好的效果，而大多數(shù)科研單位只使用了ERP系統(tǒng)的財務(wù)管理系統(tǒng)，全面引入ERP系統(tǒng)的較少，因此，科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身管理的特點和要求，探索通過業(yè)務(wù)流程的重組、再造、梳理、優(yōu)化和細化，建立一套標準管理模式和運作流程，建立一個財務(wù)和業(yè)務(wù)合一的集成的科學(xué)事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，提升科學(xué)事業(yè)單位信息化管理的綜合管理水平。

一、目前科學(xué)事業(yè)單位管理的現(xiàn)狀

（一）科學(xué)事業(yè)單位信息集成程度不高、數(shù)據(jù)不能共享。目前多數(shù)科學(xué)事業(yè)單位使用最普遍的是財務(wù)管理系統(tǒng)中的總賬、工資等有限的模塊，少數(shù)單位還使用了生產(chǎn)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)相互獨立，沒有接口，使得內(nèi)部信息無法共享，各職能部門之間的信息不能有效溝通，必須借助手工輔助的辦法提供綜合信息。這種單一模塊不能滿足科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)管理、預(yù)算管理、科研經(jīng)費和項目管理、生產(chǎn)管理的要求。

（二）科研經(jīng)費的預(yù)算編制主觀性、隨意性較大，缺乏科學(xué)性合理性。通常科研項目的立項、經(jīng)費的預(yù)算編制財務(wù)人員并未參與其中，一般是由項目負責人和項目組成員自行編制經(jīng)費預(yù)算計劃，科研人員不熟悉財務(wù)，對經(jīng)費預(yù)算的編制缺乏規(guī)范性、合理性、科學(xué)性，財務(wù)部門對于科研經(jīng)費使用情況只能被動的核算，無法對科研經(jīng)費實行有效控制，因此到項目結(jié)題驗收時預(yù)算數(shù)與執(zhí)行數(shù)出現(xiàn)偏差。

（三）協(xié)作與溝通銜接不夠，出現(xiàn)各自為政、脫節(jié)的現(xiàn)象。現(xiàn)有的科學(xué)事業(yè)單位的體制基本上是科研部門負責科研課題申報、立項、結(jié)題驗收，生產(chǎn)部門負責試制產(chǎn)品的購銷存、后勤部門負責固定資產(chǎn)管理，財務(wù)部門負責財務(wù)核算，造成了各個職能部門各自為政、事事無人管，互相推諉，職責不清，出現(xiàn)的問題不能及時解決，延誤時機。

（四）科學(xué)事業(yè)單位對生產(chǎn)管理不夠重視。一方面科學(xué)事業(yè)單位的功能定位和業(yè)務(wù)內(nèi)容，主要以開展基礎(chǔ)研究、前沿技術(shù)研究和社會公益研究以及科學(xué)普及等公益性活動為主，以生產(chǎn)為輔。另一方面，近年隨著國家對科研經(jīng)費的投入力度加大，科學(xué)事業(yè)單位往往重科研，輕生產(chǎn)，而且科學(xué)事業(yè)單位產(chǎn)品特點是生產(chǎn)規(guī)模不大、種類繁多、批量小，因此在生產(chǎn)管理方面出現(xiàn)很多問題。

（五）科學(xué)事業(yè)單位普遍存在實物資產(chǎn)管理不規(guī)范。許多科學(xué)事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理基本沒有運用信息技術(shù)管理，固定資產(chǎn)的管理仍然沿用手工操作管理模式，工作量大，重復(fù)勞動多，效率低，準確性差，導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理效率低下。對于存貨而言更是疏于管理，倉庫都設(shè)立在研究所各自專題組，庫存由專題組各自管理，沒有固定的倉庫管理員，各專題組也沒有建立存貨臺帳，往往賬賬不符、賬實不符，存貨的管理流于形式。

二、ERP管理信息系統(tǒng)在科學(xué)事業(yè)單位實施的建議

（一）根據(jù)本單位業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，提出項目建設(shè)方案，明確建設(shè)目標，制定實施方案。“三分軟件七分實施”，ERP能否成功應(yīng)用關(guān)鍵在實施，科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)ERP信息系統(tǒng)建設(shè)整體規(guī)劃目標制定實施方案。實施方案包括項目規(guī)劃、方案設(shè)計、系統(tǒng)建設(shè)及上線切換以及項目驗收。

項目規(guī)劃：這個階段科研單位要確定項目開發(fā)的總體內(nèi)容和期望值，而且這個期望值是合理并且能夠?qū)崿F(xiàn)的。組建項目開發(fā)實施小組，與ERP簽訂詳細的項目合同書，包括項目的核心需求，進度、階段目標和最終目標（要達到的主要技術(shù)、經(jīng)濟指標）。

方案設(shè)計：ERP項目組對單位的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀和需求進行科學(xué)、細致的調(diào)研和分析，提出優(yōu)化建議，出具需求分析報告、提出解決方案。

系統(tǒng)建設(shè)、上線切換：這一階段的任務(wù)包括硬件購置、操作系統(tǒng)安裝測試、操作人員培訓(xùn)、系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)錄入等。ERP項目從調(diào)研、項目規(guī)劃、方案設(shè)計、系統(tǒng)建設(shè)到上線切換，周期較長，每完成一個階段任務(wù)，應(yīng)對這一階段的實施效果進行評價，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正偏差，達到目標需求，才能實施下一階段的工作，使每個階段的任務(wù)順利完成，保證最終目標的實現(xiàn)。

項目驗收：對ERP系統(tǒng)實施成效進行驗收及評價，制定系統(tǒng)驗收報告。

（二）引入適合科學(xué)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，是ERP成功實施的關(guān)鍵因素。科學(xué)事業(yè)單位要根據(jù)功能定位和業(yè)務(wù)內(nèi)容選擇適合自身特點的ERP管理信息系統(tǒng)。

1.引入符合預(yù)算制度、政府收支分類改革要求且適合科學(xué)事業(yè)單位科技創(chuàng)新和發(fā)展的財務(wù)管理系統(tǒng)。財政部、科技部頒布的財教﹝2012﹞502號《科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)制度》明確了科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)管理的主要任務(wù)是：合理編制單位預(yù)算，嚴格預(yù)算執(zhí)行，完整、準確編制單位預(yù)算，真實反映單位財務(wù)狀況。因此，ERP財務(wù)管理系統(tǒng)要加強預(yù)算管理，能對科研項目進行精細核算，對預(yù)算的編制和執(zhí)行實行及時、全面、有效的控制，提高預(yù)算執(zhí)行效率。

2.構(gòu)建加強創(chuàng)新能力適應(yīng)現(xiàn)代科研單位的科研項目管理系統(tǒng)，使科研立項管理、經(jīng)費管理、結(jié)題驗收管理、科技成果管理水平得到進一步提高，促進科研管理的科學(xué)性、規(guī)范性、準確性，不斷提高單位創(chuàng)新能力。第一，項目管理系統(tǒng)要具備對科研項目動態(tài)管理的功能，包括項目立項、經(jīng)費使用、結(jié)題驗收、項目合同、項目成果等全過程的管理；第二，要有項目的查詢和報表統(tǒng)計功能，克服手工統(tǒng)計科研項目的不足，通過系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)采集自動生成各類報表；第三，監(jiān)控預(yù)警功能，科研經(jīng)費的執(zhí)行超過預(yù)算時系統(tǒng)要有提醒功能，切實做好科研經(jīng)費預(yù)算的監(jiān)控、預(yù)警和有效控制。

科研項目管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的統(tǒng)一，使科研管理部門和項目專題組及時跟蹤經(jīng)費的使用及進展情況，對項目經(jīng)費進行有效管理和監(jiān)督。

3.建立資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)。科學(xué)事業(yè)單位要特別加強實物資產(chǎn)的信息化管理，應(yīng)用ERP實現(xiàn)資產(chǎn)管理與財務(wù)管理、實物管理與價值管理相結(jié)合的原則。首先固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，能及時準確的提取固定資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)、報表并綜合分析，固定資產(chǎn)系統(tǒng)中固定資產(chǎn)的購置、使用、處置等增減變動情況以及計提折舊能自動傳遞到財務(wù)系統(tǒng)并生成會計憑證和固定資產(chǎn)賬簿，通過供應(yīng)鏈調(diào)用生成固定資產(chǎn)卡片，實現(xiàn)賬帳相符、帳卡相符，固定資產(chǎn)的卡片除包括固定資產(chǎn)編碼、使用地點、責任單位、維修、折舊等信息外，還應(yīng)增加科研項目管理需要的信息，如固定資產(chǎn)的資金來源（自籌或撥款）、項目編號（固定資產(chǎn)對應(yīng)的項目名稱）、預(yù)算編號（固定資產(chǎn)對應(yīng)的預(yù)算金額），增加固定資產(chǎn)發(fā)票掃描件、大型關(guān)鍵設(shè)備圖片上傳功能，實現(xiàn)固定資產(chǎn)卡片與發(fā)票、實物資產(chǎn)圖片關(guān)聯(lián)；其次，應(yīng)用ERP實現(xiàn)存貨核算與財務(wù)一體化，所有的存貨單據(jù)由終端自動傳遞到會計平臺并生成會計憑證和賬簿，減少手工出入庫單在傳遞過程中出現(xiàn)的錯誤（倉庫已入庫，經(jīng)辦人未到財務(wù)報賬等），系統(tǒng)定期、自動完成存貨的核對，做到財務(wù)賬與倉庫賬相符。

4.充分利用ERP信息系統(tǒng)的供應(yīng)鏈模塊，加強試制產(chǎn)品的購銷存和成本管理。隨著科研體制改革的深化，科研單位的試制產(chǎn)品生產(chǎn)越來越多，科研與生產(chǎn)并重，科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)加強試制產(chǎn)品的購銷存和成本管理，提高經(jīng)濟效益。財務(wù)系統(tǒng)要與采購、銷售系統(tǒng)有效對接，實現(xiàn)生產(chǎn)管理信息共享，加強采購、銷售業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的連貫性，借助系統(tǒng)對采購、銷售業(yè)務(wù)流程進行整合管理。成本核算自動化，月底結(jié)賬及實時報表統(tǒng)計自動完成，確保準確、快速的提供各種成本數(shù)據(jù)，提高財務(wù)人員的工作效率，同時實時監(jiān)控財務(wù)信息，隨時掌握資金動態(tài)。

（三）財會部門在ERP建設(shè)中承擔的重要責任。財務(wù)流程的規(guī)范和準確是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的保證，財會部門在保證所有數(shù)據(jù)的精確性和完整性方面發(fā)揮著重要的作用。數(shù)據(jù)信息是單位各類業(yè)務(wù)事項屬性的標識，數(shù)據(jù)的質(zhì)量是確保單位系統(tǒng)正常運行的基礎(chǔ)，因此，財務(wù)必須對信息、數(shù)據(jù)進行合理篩選、核對、整合，提高信息的準確性。《科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)制度》也規(guī)定了“科研項目預(yù)算應(yīng)當由科研項目負責人協(xié)助單位財務(wù)部門，按照政策相符性、目標相關(guān)性和經(jīng)濟合理性的原則，根據(jù)研究開發(fā)任務(wù)的實際需要科學(xué)、合理、真實地編制”，強調(diào)了財務(wù)人員在科研項目預(yù)算編制中的重要作用。ERP上線后財務(wù)部門不再僅僅是財務(wù)統(tǒng)計和核算部門，而將成為預(yù)算監(jiān)控的中心，為領(lǐng)導(dǎo)提供及時、準確、動態(tài)的管理和決策數(shù)據(jù)。

（四）避免連環(huán)錯誤。ERP是一種集成性的系統(tǒng)，雖然可以便捷地將業(yè)務(wù)邏輯一步步地進行，但是一旦有一步做錯，將導(dǎo)致接下來的步驟發(fā)生連帶錯誤，需要追根溯源去尋找錯誤并將其全部更正，整個尋找糾正過程比較麻煩，因此，實施ERP的單位一旦發(fā)現(xiàn)錯誤要一步步及時更正，將每個業(yè)務(wù)流程責任化，避免系統(tǒng)中的錯誤信息越來越多，出現(xiàn)越來越多的錯誤結(jié)論，使整個ERP系統(tǒng)陷入惡性循環(huán)。

（五）建立和完善內(nèi)部管理制度，保證ERP管理系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。首先，要對ERP信息系統(tǒng)建設(shè)實施歸口管理，理順各相關(guān)部門的職責權(quán)限，建立崗位責任制度，做到事事有人管、人人有專責；第二，制定保證系統(tǒng)正常運行的工作程序和操作規(guī)范，明確操作工作內(nèi)容、權(quán)限等；第三，建立信息系統(tǒng)安全保密和泄密責任追究制度，ERP上線實現(xiàn)信息共享、提高效率的同時，也意味著科研成果泄密、數(shù)據(jù)和信息篡改等風險，應(yīng)制定嚴格的保密制度，明確保密內(nèi)容、保密措施、密級程度和傳遞范圍等，相關(guān)人員要提高信息保密意識，遵守保密制度，防止國有無形資產(chǎn)的流失，增強市場競爭能力；第四，制定信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份制度、信息設(shè)備管理制度等內(nèi)部控制制度。

（六）建立各職能部門的溝通協(xié)調(diào)和聯(lián)動機制。各部門的合作、溝通是ERP管理模式下的必然要求，信息的價值必須通過傳遞和使用才能體現(xiàn)，單位應(yīng)當將內(nèi)部信息在單位各管理級次、各職能部門、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間進行溝通和反饋，定期開展必要的信息核對。傳統(tǒng)的管理模式基本上是各自為政，各部門之間只負責本部門的事情，與其他部門溝通較少，而ERP信息管理系統(tǒng)是以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向設(shè)計的，強調(diào)業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)集成，這就要求各部門之間緊密溝通合作。

（七）需要建立強大的高素質(zhì)的管理團隊。高素質(zhì)的人才是ERP成功實施的關(guān)鍵之一，因為ERP終端的操作都是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的來源，而基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的準確，人的因素是關(guān)鍵，全員信息管理素質(zhì)的提高是ERP持續(xù)發(fā)展的根本，ERP上線，應(yīng)針對高層領(lǐng)導(dǎo)、中層管理人員、基層操作人員等設(shè)計不同層次、不同階段的全面培訓(xùn)計劃，提高全員素質(zhì)，促進ERP在科學(xué)事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定運行。

［1］財政部、科技部關(guān)于印發(fā)《科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)制度》的通知（財教［2012］502號）.

［2］關(guān)于印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的通知（財會［2012］21號）.

［3］楊雅婷.利用ERP系統(tǒng)強化固定資產(chǎn)管理.中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2011年03期.

（作者單位：廣東省工業(yè)技術(shù)研究院（廣州有色金屬研究院））