試論事業(yè)單位檔案管理中的問(wèn)題和解決對(duì)策

王中玫

摘 要：本文著重分析了事業(yè)單位檔案管理中所存在的主要問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行了探討，提出了一些意見(jiàn)和看法，以便供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、簡(jiǎn)析事業(yè)單位檔案管理中所面臨的主要問(wèn)題

（一）事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。長(zhǎng)久以

來(lái)，很多人員對(duì)事業(yè)單位中檔案管理工作存在著偏見(jiàn)，認(rèn)為檔案管理工作的主要內(nèi)容和范疇就是對(duì)檔案進(jìn)行保管，以便保證檔案能夠完好沒(méi)有損壞，純粹的事務(wù)性工作，并不是事業(yè)單位中的主要部門(mén)。這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)和偏見(jiàn)導(dǎo)致很多事業(yè)單位的檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視，不僅缺乏必要的檔案管理經(jīng)費(fèi)，就連檔案管理人員方面也嚴(yán)重短缺。由于對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，嚴(yán)重限制了阻礙了檔案管理工作的順利開(kāi)展，導(dǎo)致檔案管理工作與時(shí)代脫節(jié)，難以跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。

（二）檔案管理水平較低，力量薄弱。在事業(yè)單位檔案管理工作中，普遍存在著檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏、管理模式落后以及人員流動(dòng)性較大等諸多問(wèn)題，導(dǎo)致對(duì)事業(yè)單位檔案管理認(rèn)識(shí)不足，缺乏重視，無(wú)論是收集必要的信息資料，還是對(duì)其進(jìn)行整理和歸檔，都不能順利的開(kāi)展，效率很低。而且在某些事業(yè)單位的基層，甚至沒(méi)有檔案管理這個(gè)部門(mén)，專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員被迫協(xié)助辦公成為勤雜工，流動(dòng)性較強(qiáng)，導(dǎo)致檔案沒(méi)有專(zhuān)人進(jìn)行管理，往往流于形式，很多問(wèn)題往往得不到反映，束于高閣。這種缺乏科學(xué)和規(guī)范的檔案管理工作，局面十分混亂，很多管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，只能進(jìn)行較為簡(jiǎn)單的立卷歸檔，將全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、保管期限等進(jìn)行混淆，導(dǎo)致編錯(cuò)號(hào)，蓋錯(cuò)章，帶來(lái)十分嚴(yán)重的不良后果。

（三）缺乏完善的檔案管理設(shè)施。大部分事業(yè)單位都對(duì)檔案管理室的面積進(jìn)行限制，一般所處的位置也相對(duì)較為偏僻，缺乏完善的檔案管理設(shè)施。檔案卷柜只能進(jìn)行簡(jiǎn)單移動(dòng)，由于檔案室容量較小，也沒(méi)有相應(yīng)的檔案密集架，造成很多資料堆積的現(xiàn)象。并且還有部分事業(yè)單位缺乏電腦設(shè)備，仍然采取傳統(tǒng)的手工記賬模式，并沒(méi)有將信息數(shù)據(jù)及時(shí)的傳入電腦并備份，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展，滯后于政府采購(gòu)事業(yè)。

二、強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作的有效對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視。檔案管理工作的有效開(kāi)展，能夠在一定程度上降低成本，促進(jìn)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益的提高，而且對(duì)人才引進(jìn)和管理發(fā)揮著十分重要的作用，因此，事業(yè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，做好管理工作。同時(shí)，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，參加科學(xué)的崗前培訓(xùn)也是十分必要的，以便提高檔案管理的專(zhuān)業(yè)度和規(guī)范度。

（二）提高檔案管理的工作效率。很多事業(yè)單位中人事變動(dòng)較為頻繁，極大地增加了檔案管理工作的難度和復(fù)雜度。只有對(duì)檔案管理進(jìn)行及時(shí)更新，準(zhǔn)確完善檔案信息，才能將檔案管理工作量降到最低，減小管理難度，提高檔案管理效率。

（三）完善檔案管理相關(guān)制度?？茖W(xué)規(guī)范的制度能夠在很大程度上引導(dǎo)和規(guī)范工作行為，促進(jìn)工作效率的提高，由此可見(jiàn)，在檔案管理工作中對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行建立和完善是十分必要的。檔案管理工作中所面臨的很多問(wèn)題都是源于不規(guī)范不科學(xué)的工作制度。因此，在充分考慮和分析目前社會(huì)整體發(fā)展形勢(shì)和單位實(shí)際工作情況的基礎(chǔ)之上，對(duì)檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行完善，并將這些制度貫徹落實(shí)到位，以便從根本上提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

（四）優(yōu)化資源配置，充分利用現(xiàn)有檔案庫(kù)。對(duì)現(xiàn)有的資源進(jìn)行優(yōu)化配置高效利用，向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)準(zhǔn)確匯報(bào)相關(guān)信息，是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，也是其主要工作目標(biāo)，因此必須科學(xué)化管理檔案工作。要想提高檔案管理工作，還需要對(duì)檔案資源進(jìn)行充分利用，只有這樣，才能凸顯出檔案管理的重要作用，提高相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的重視，激發(fā)工作人員的熱忱。

（五）完善檔案管理工作的必備設(shè)施。近年來(lái)，隨著改革的不斷深入和技術(shù)的不斷變革，事業(yè)單位要想緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，就必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，進(jìn)一步深化體制改革，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，提高信息資源的分享和利用水平。在檔案管理工作中引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，可以極大地提高檔案管理工作效率。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)手工記賬的模式，實(shí)行電子檔案模式，已經(jīng)成為目前檔案管理的主流方向，只有完善設(shè)備，才能夠更好地發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位中的作用。

（六）充分挖掘檔案管理資源和價(jià)值。充分挖掘檔案管理資源和價(jià)值，首先應(yīng)該全面開(kāi)發(fā)檔案信息資源，對(duì)這些資源進(jìn)行合理的篩選歸類(lèi)并加以利用，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行最大程度的開(kāi)發(fā)和利用，降低工作成本，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。其次，質(zhì)量較高的檔案管理信息可以在很大程度上幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效的思考和決策，使領(lǐng)導(dǎo)能夠較快作為正確的判斷，及時(shí)安排和協(xié)調(diào)部門(mén)之間的工作，將責(zé)任具體化，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。另外，檔案管理工作的順利開(kāi)展，還能夠提高事業(yè)單位的整體形象和社會(huì)地位，為事業(yè)單位營(yíng)造良好的發(fā)展環(huán)境和空間，增強(qiáng)員工的認(rèn)同感，充分發(fā)揮員工的創(chuàng)造力，促進(jìn)事業(yè)單位的不斷發(fā)展。

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