試論事業單位檔案管理中的問題和解決對策

王中玫

摘 要：本文著重分析了事業單位檔案管理中所存在的主要問題，并針對這些問題進行了探討，提出了一些意見和看法，以便供相關人員參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題；對策

一、簡析事業單位檔案管理中所面臨的主要問題

（一）事業單位對檔案管理工作缺乏足夠的認識。長久以

來，很多人員對事業單位中檔案管理工作存在著偏見，認為檔案管理工作的主要內容和范疇就是對檔案進行保管，以便保證檔案能夠完好沒有損壞，純粹的事務性工作，并不是事業單位中的主要部門。這種錯誤的認識和偏見導致很多事業單位的檔案管理工作得不到應有的重視，不僅缺乏必要的檔案管理經費，就連檔案管理人員方面也嚴重短缺。由于對檔案管理工作認識不足，嚴重限制了阻礙了檔案管理工作的順利開展，導致檔案管理工作與時代脫節，難以跟上時代發展的腳步。

（二）檔案管理水平較低，力量薄弱。在事業單位檔案管理工作中，普遍存在著檔案管理人員專業知識缺乏、管理模式落后以及人員流動性較大等諸多問題，導致對事業單位檔案管理認識不足，缺乏重視，無論是收集必要的信息資料，還是對其進行整理和歸檔，都不能順利的開展，效率很低。而且在某些事業單位的基層，甚至沒有檔案管理這個部門，專業的檔案管理人員被迫協助辦公成為勤雜工，流動性較強，導致檔案沒有專人進行管理，往往流于形式，很多問題往往得不到反映，束于高閣。這種缺乏科學和規范的檔案管理工作，局面十分混亂，很多管理人員缺乏專業的知識，只能進行較為簡單的立卷歸檔，將全宗號、類別號、保管期限等進行混淆，導致編錯號，蓋錯章，帶來十分嚴重的不良后果。

（三）缺乏完善的檔案管理設施。大部分事業單位都對檔案管理室的面積進行限制，一般所處的位置也相對較為偏僻，缺乏完善的檔案管理設施。檔案卷柜只能進行簡單移動，由于檔案室容量較小，也沒有相應的檔案密集架，造成很多資料堆積的現象。并且還有部分事業單位缺乏電腦設備，仍然采取傳統的手工記賬模式，并沒有將信息數據及時的傳入電腦并備份，嚴重影響了事業單位的后續發展，滯后于政府采購事業。

二、強化事業單位檔案管理工作的有效對策

（一）加強對事業單位檔案管理工作的重視。檔案管理工作的有效開展，能夠在一定程度上降低成本，促進事業單位經濟效益的提高，而且對人才引進和管理發揮著十分重要的作用，因此，事業單位相關負責人應該加強對檔案管理工作的認識，做好管理工作。同時，對于檔案管理人員來說，參加科學的崗前培訓也是十分必要的，以便提高檔案管理的專業度和規范度。

（二）提高檔案管理的工作效率。很多事業單位中人事變動較為頻繁，極大地增加了檔案管理工作的難度和復雜度。只有對檔案管理進行及時更新，準確完善檔案信息，才能將檔案管理工作量降到最低，減小管理難度，提高檔案管理效率。

（三）完善檔案管理相關制度。科學規范的制度能夠在很大程度上引導和規范工作行為，促進工作效率的提高，由此可見，在檔案管理工作中對相關制度進行建立和完善是十分必要的。檔案管理工作中所面臨的很多問題都是源于不規范不科學的工作制度。因此，在充分考慮和分析目前社會整體發展形勢和單位實際工作情況的基礎之上，對檔案管理相關制度進行完善，并將這些制度貫徹落實到位，以便從根本上提高檔案管理的效率和質量。

（四）優化資源配置，充分利用現有檔案庫。對現有的資源進行優化配置高效利用，向相關領導及時準確匯報相關信息，是檔案管理中的重要環節，也是其主要工作目標，因此必須科學化管理檔案工作。要想提高檔案管理工作，還需要對檔案資源進行充分利用，只有這樣，才能凸顯出檔案管理的重要作用，提高相關人員對檔案管理工作的重視，激發工作人員的熱忱。

（五）完善檔案管理工作的必備設施。近年來，隨著改革的不斷深入和技術的不斷變革，事業單位要想緊跟時代發展的腳步，就必須順應時代發展需求，進一步深化體制改革，引進先進的技術和設備，提高信息資源的分享和利用水平。在檔案管理工作中引進先進的技術和設備，可以極大地提高檔案管理工作效率。轉變傳統手工記賬的模式，實行電子檔案模式，已經成為目前檔案管理的主流方向，只有完善設備，才能夠更好地發揮檔案管理在事業單位中的作用。

（六）充分挖掘檔案管理資源和價值。充分挖掘檔案管理資源和價值，首先應該全面開發檔案信息資源，對這些資源進行合理的篩選歸類并加以利用，實現資源的優化配置，對檔案信息資源進行最大程度的開發和利用，降低工作成本，促進檔案管理工作效率的提高。其次，質量較高的檔案管理信息可以在很大程度上幫助領導進行有效的思考和決策，使領導能夠較快作為正確的判斷，及時安排和協調部門之間的工作，將責任具體化，促進各項工作的順利開展。另外，檔案管理工作的順利開展，還能夠提高事業單位的整體形象和社會地位，為事業單位營造良好的發展環境和空間，增強員工的認同感，充分發揮員工的創造力，促進事業單位的不斷發展。

參考文獻：

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