如何對學(xué)會分支機構(gòu)有效實施財務(wù)管理

周　謹

（湖南省醫(yī)學(xué)會，湖南　長沙　410008）

如何對學(xué)會分支機構(gòu)有效實施財務(wù)管理

周謹

（湖南省醫(yī)學(xué)會，湖南長沙410008）

學(xué)會分支機構(gòu)組成人員來自不同的單位和組織，他們的人事和工資關(guān)系都不在學(xué)會，因此學(xué)會對分支機構(gòu)的財務(wù)管理手段有限。但是，通過建立健全財務(wù)制度、制定財務(wù)工作指南、工作流程指引、人員培訓(xùn)、預(yù)算制度、督查指導(dǎo)、評價考核等途徑，仍然能取得好的管理效果。

學(xué)會分支機構(gòu)財務(wù)管理督查指導(dǎo)

依法注冊登記的專業(yè)學(xué)會除專職工作人員外，學(xué)會的普通會員和分支機構(gòu)的組成人員，甚至學(xué)會的理事會成員基本上都是來自不同的單位和組織，他們的人事和工資關(guān)系都不在學(xué)會，因此學(xué)會對分支機構(gòu)人員的約束力大打折扣，管理效力受制于分支機構(gòu)工作人員的積極性和配合程度。在學(xué)會沒有直接參與分支機構(gòu)學(xué)術(shù)活動的情況下，如果有分支機構(gòu)以種種借口違反財務(wù)制度，隱瞞收入、違規(guī)開支、拖延報賬結(jié)賬時間等都會對財務(wù)管理工作帶來隱患。因此，如何對分支機構(gòu)實施有效的財務(wù)管理，就成了各學(xué)會積極探索研究的課題。根據(jù)我們的經(jīng)驗，可以從以下幾方面入手。

一、建立健全財務(wù)管理制度

（一）制定《分支機構(gòu)財務(wù)管理辦法》

在建立健全學(xué)會的財務(wù)管理制度的基礎(chǔ)上，可以依法依規(guī)有針對性地建立與分支機構(gòu)財務(wù)管理相適應(yīng)的便于理解和操作的各項制度，并且嚴格執(zhí)行。

（二）編寫《學(xué)會分支機構(gòu)財務(wù)管理工作指南》

將財務(wù)制度和有關(guān)涉及學(xué)會分支機構(gòu)的部分政策編寫成簡明扼要的辦事指南，發(fā)給相關(guān)人員閱讀和掌握。《分支機構(gòu)財務(wù)管理工作指南》可以包括以下內(nèi)容：（1）各專業(yè)委員會不具有法人資格，由學(xué)會統(tǒng)一進行會計核算。開展學(xué)術(shù)活動需要收費的，必須統(tǒng)一使用學(xué)會的稅務(wù)發(fā)票和捐贈專用收據(jù)。（2）在舉辦學(xué)術(shù)活動時，應(yīng)提前兩周提交活動財務(wù)預(yù)算，同時提交與賓館等簽訂的與會議有關(guān)的合同、協(xié)議或復(fù)印件，預(yù)算經(jīng)批準后才能執(zhí)行。另外，因?qū)I(yè)委員會不具有法人資格，因此開展學(xué)術(shù)活動的有關(guān)合同、協(xié)議必須由學(xué)會統(tǒng)一簽署。為了保證年終能及時地辦理好財務(wù)決算，學(xué)術(shù)活動應(yīng)盡量避免在12月中、下旬舉行。（3）會議應(yīng)遵循厲行節(jié)約、反對浪費、規(guī)范簡樸、務(wù)實高效的原則。省內(nèi)學(xué)術(shù)年會應(yīng)當(dāng)在四星級以下（含）酒店舉行，嚴禁在風(fēng)景名勝區(qū)開會，嚴禁宴請或提供高檔菜肴、高檔酒水和高檔香煙，一般應(yīng)安排自助餐。另外，接待專家一般應(yīng)在召開會議的酒店內(nèi)進行，住宿一般安排標準間，不得安排高檔套房。會議不放氣球拱門，不制作背景板，不擺花草，不提供水果。不組織與會議無關(guān)的參觀和旅游，不組織專場文藝演出，不組織營業(yè)性娛樂和健身活動。嚴禁發(fā)放禮品、紀念品，不得開支與會議無關(guān)的其他費用。嚴禁濫發(fā)勞務(wù)報酬，理性邀請外國專家講課，控制相關(guān)費用開支。（4）因稅務(wù)部門限定了發(fā)票周轉(zhuǎn)使用數(shù)量，因此必須提前15天與財務(wù)部門聯(lián)系預(yù)約領(lǐng)票時間和使用發(fā)票的數(shù)量，且領(lǐng)發(fā)票時必須交發(fā)票押金。（5）財務(wù)部負責(zé)指導(dǎo)或協(xié)助使用收費票據(jù)，并監(jiān)督和指導(dǎo)財務(wù)管理。使用發(fā)票必須嚴格遵守《發(fā)票使用規(guī)定》，如有不符合規(guī)定的，必須及時糾正。（6）我會具有公益性捐贈稅前扣除資格，因此接受企業(yè)等社會捐贈（資助）必須簽訂捐贈協(xié)議，開具捐贈專用收據(jù)，捐贈方憑此收據(jù)依法享受國家企業(yè)所得稅稅前扣除的優(yōu)惠政策。公司、廠商等不得以接待專家的名義，將交通、餐飲、旅游等項目沖抵捐贈，使活動支出票據(jù)直接作為報銷憑據(jù)，而上述費用應(yīng)在捐贈收入入賬后由會議統(tǒng)一開支。另外，社會捐贈匯款應(yīng)注明學(xué)術(shù)活動項目名稱。（7）專業(yè)委員會所有收費必須向付款人開具本會收費票據(jù)。對收入不入賬、私分公款、貪污、設(shè)立“小金庫”等行為，應(yīng)依照國家法律法規(guī)嚴肅處理。（8）結(jié)賬時應(yīng)填報財務(wù)決算表（電子表格）和社會捐贈（贊助）明細表，應(yīng)根據(jù)開具發(fā)票收入的總額，按法定稅率交納增值稅及附加，然后再按總收入的比例繳納基金管理費。（9）費用開支必須遵守國家法律法規(guī)和財務(wù)制度，憑正規(guī)稅務(wù)發(fā)票或財政收款收據(jù)報銷。重大開支必須遵循財務(wù)預(yù)算，費用支出票據(jù)應(yīng)來源合法、內(nèi)容真實完整、合規(guī)。費用支出票據(jù)的“客戶”欄，必須填寫為“××××學(xué)會”，并且詳細注明開支用途。發(fā)放勞務(wù)報酬時須有領(lǐng)款人本人簽字，并填寫身份證號碼。提倡以銀行轉(zhuǎn)賬的方式支付勞務(wù)報酬，并打印付款清單交財務(wù)部作憑證附件。（10）賓館費用和金額較大的對公支出，必須通過銀行轉(zhuǎn)賬。賓館的開支以及其他大筆的費用必須附明細清單。（11）主任委員必須對專業(yè)委員會的財務(wù)收支情況負責(zé)。所有支出票據(jù)、勞務(wù)報酬表依次由經(jīng)辦人、主任委員簽字后報銷。市內(nèi)車票全部粘貼好后，填寫市內(nèi)交通費報銷單簽字報銷；火車票、路橋費、停車費等粘貼后，填寫差旅費報銷單簽字報銷。（12）學(xué)術(shù)活動剩余資金應(yīng)交由學(xué)會統(tǒng)一管理。日常開支按財務(wù)制度憑據(jù)報銷，固定資產(chǎn)購置及金額較大的日常開支必須事先向?qū)W會提交報告和經(jīng)費預(yù)算，經(jīng)批準后實施。需要借支資金的，必需填寫借支單，由主委簽字。（13）學(xué)術(shù)活動結(jié)束后，須在兩周內(nèi)到學(xué)會辦理財務(wù)決算，并上交會議資料和總結(jié)，如有客觀原因不能按時結(jié)賬的，須及時向財務(wù)部說明情況，另定結(jié)賬日期。根據(jù)年終財務(wù)決算要求，規(guī)定每年12月25日為年終結(jié)賬、報賬截止日，當(dāng)年的發(fā)票當(dāng)年報銷，過期不報。

二、做好分支機構(gòu)工作人員的培訓(xùn)工作

分支機構(gòu)的工作人員一般是各學(xué)科的專家，而不是專業(yè)的財務(wù)人員，他們對國家政策和財務(wù)制度知之甚少，加之分支機構(gòu)換屆改選，工作人員變動頻繁，因此做好分支機構(gòu)工作人員的培訓(xùn)工作極為重要。

（一）設(shè)計編寫分支機構(gòu)工作流程表

設(shè)計編寫分支機構(gòu)工作辦事流程表，為分支機構(gòu)辦事人員提供明確、直觀的指引和方便、快捷的服務(wù)，提高辦事效率和質(zhì)量。

（二）擇機對分支機構(gòu)工作人員講解財經(jīng)政策和財務(wù)制度

在召開分支機構(gòu)工作會議或?qū)W會活動中，擇機實地對分支機構(gòu)工作人員進行有關(guān)財經(jīng)政策和財務(wù)制度的講解，幫助其提高業(yè)務(wù)水平。

（三）利用網(wǎng)絡(luò)平臺與分支機構(gòu)工作人員保持溝通聯(lián)系

充分利用電話、網(wǎng)絡(luò)、微信、QQ等平臺，及時地與分支機構(gòu)工作人員保持溝通聯(lián)系，提高工作效率，督促有關(guān)人員認真、積極地履行職責(zé)，及時地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

三、實行預(yù)算制度是財務(wù)管理的重要手段

（一）提前編制學(xué)術(shù)活動財務(wù)預(yù)算表

在舉辦學(xué)術(shù)活動前，要求分支機構(gòu)編制學(xué)術(shù)活動財務(wù)預(yù)算表及說明，對各類收支金額和開支標準做出詳細的預(yù)算和說明，有簽署合同或其他文件資料的應(yīng)作為附件一起提交。預(yù)算經(jīng)學(xué)會審核批準后要嚴格執(zhí)行，如需調(diào)整，必須經(jīng)過學(xué)會批準方可實施。

（二）預(yù)算表與決算表設(shè)計在一起

預(yù)算表可以與決算表設(shè)計在一起，便于決算時和預(yù)算數(shù)據(jù)進行比較分析。充分利用EXCEL表格的功能，將合計項和計算項設(shè)置為自動計算，避免人工計算可能產(chǎn)生的錯誤。為了防止不同的填表人隨意修改有關(guān)設(shè)置，引起格式和數(shù)據(jù)錯誤，應(yīng)對不允許修改的欄目設(shè)置表格保護。

（三）嚴格按照預(yù)算控制開支

為了保證按照預(yù)算進行開支的控制，學(xué)會財務(wù)部門必須了解學(xué)術(shù)活動的收入，掌握資金控制的主動權(quán)，防止經(jīng)辦人員掌握過多的現(xiàn)金，隨意開支。在進行學(xué)術(shù)活動財務(wù)決算時，應(yīng)嚴格按照預(yù)算審批的有關(guān)開支，未經(jīng)批準，不得隨意調(diào)整開支額度。擅自超過預(yù)算標準和違紀違規(guī)的開支不予報銷。

（四）進行現(xiàn)場督查

學(xué)會財務(wù)人員應(yīng)到分支機構(gòu)學(xué)術(shù)活動現(xiàn)場及時了解、掌握詳細情況。比如了解會場布置、報到人數(shù)、收費票據(jù)使用情況、贊助企業(yè)情況、開支標準、日程安排等等，收集有關(guān)資料或拍攝照片和視頻，對有關(guān)人員宣傳財務(wù)制度，并指導(dǎo)使用票據(jù)。應(yīng)根據(jù)預(yù)算對活動安排進行審核評估，對違法違規(guī)行為應(yīng)及時糾正處理。

（五）建立對分支機構(gòu)的考核評價制度

每年末組織對分支機構(gòu)的工作進行評價考核，獎優(yōu)罰劣，褒揚先進，鞭策落后。財務(wù)管理方面可設(shè)置若干記分項目，如設(shè)置預(yù)算執(zhí)行情況、有無隱瞞收入截流收入行為、是否及時報賬結(jié)賬、有無違反財務(wù)制度行為、有無節(jié)余資金等項目。

四、結(jié)語

綜上所述，只要制度健全，要求明確，措施得力，堅持原則，嚴格遵守國家法律法規(guī)，嚴格遵守單位財務(wù)制度，分支機構(gòu)的財務(wù)管理必將會卓有成效。