淺議科研單位檔案的信息化工作

衛巧麗

鄭州市水產技術推廣站

淺議科研單位檔案的信息化工作

衛巧麗

鄭州市水產技術推廣站

隨著計算機信息技術的迅猛發展，科研單位的檔案信息化工作已提到越來越重要的議事日程，作為水產科研部門，是集實用技術推廣、技術培訓、水生動物檢疫檢測、魚病防治、水產品質量檢測及漁業環境監測工作等多個職能于一身的公益性事業單位，如何把科研活動中形成的各種歷史記錄和文件信息轉化為電子檔案，并進行較好的統一管理，是科研單位檔案信息化工作的重要內容。

一、檔案管理信息化工作的現狀

水產項目檔案是指項目從其立項到竣工等各個建設階段直接產生的具有重要價值的各種原始的文件材料，如:建設項目規劃立項的各種報審批復文件、項目的可行性研宄分析報告、項目的設計文件和設計圖、項目建設的施工過程記錄、竣工驗收報告等。其內容表現形式多種多樣，主要有文字、數據、圖紙、相片、錄像、圖表等。但是，在項目建設過程中，由于缺乏規范化的檔案管理制度，以及在檔案管理方面不愿意投入太多的資源，缺少對項目檔案潛在價值的認識，直接影響了項目經濟效益及社會效益的發揮。

1.缺乏檔案信息化管理的先進理念

許多人看來，現今的電子存檔比起傳統意義上的普通紙質存檔，沒有直觀的感覺。這些人覺得只要是傳統的紙質檔案還完好，它們的檔案管理就不會出現差錯，這就讓管理人士對于信息技能的使用缺少主動性。另外，因為電子檔案在管理的過程中比較復雜，需要很長的時間不能有好的效果呈現，而且還要有一定的專業知識來支撐，這就讓檔案管理人士對于電子檔案的管理失去了信心，當然也就不主動承擔電子檔案的管理工作了，從而沒有對電子檔案重要性樹立比較清晰的認識。

2.項目檔案收集歸檔不及時

項目檔案管理不同于企事業單位檔案管理，絕大部分形成于建設施工過程，使其管理工作從文件材料的收集到整理成標準形式的檔案的這段過程中，都具有太多的不定性因素。有些小型項目大多是施工要求急、建設周期短、形成的文件材料數量不多，不易引起各參建單位的足夠重視；大型項目建設工期長，參與建設的單位多，形成的文件材料涉及范圍廣、專業多，內容繁雜，稍有疏忽就可能遺漏。再加上建設施工人員組成復雜、臨時機構解散，都是致使文件材料的遺失重要因素。目前，大多數參建單位都是在水利工程建設的后期才開始著手文件材料的收集和整理工作，忽視文件材料的及時收集，從而導致了文件的遺失，造成復印件多、原件少，原始資料嚴重缺失等現象。

3.檔案信息化管理的社會化服務效率低下

根據筆者從事水產科研工作的經歷，在科研項目管理過程中形成的各種歷史記錄和文件信息，包括相關的政策法規，其中大量的檔案信息，沒有經過進一步的電子化、數學化信息處理，相關的有用信息在為政務決策、向公眾和社會服務上效率低下，面臨所謂的“信息龐大、知識貧乏”問題。

4.檔案管理標準化有待進一步增強

檔案管理標準化即是對基本工作的規范化、準確化、流程化。目前的標準體系內容缺乏系統性、配套性，導致科研成果的檔案管理工作流于形式，科研成果信息分散孤立，采集數據的內容、質量良莠不齊，一定程度上形成了資源的浪費。需要從網絡信息技能特征上，思考檔案管理的技能準則、組織工作流程標準。

二、關于檔案管理信息化建設的幾點建議

針對以上所舉科研單位檔案信息化建設中存在的問題癥結，就如何提高科研檔案信息化水平，結合實際談以下建議：

1.樹立信息化建設的迫切理念

檔案工作的具體人員要認清檔案信息化的重要性，積極使現代技術和信息技術運用于檔案管理之中，要創新開展檔案管理工作，不斷充實提高自身綜合素養，不能僅僅滿足于一般的保存管理，要成為檔案信息專家，由傳統的檔案保管轉變了檔案信息管理運用。要將科研過程中的文件收集整理，并實現電子信息化，保證科研項目產生的電子文件真實、完整、安全地保管，并使之運用于社會化服務。

2.要建立起檔案信息的目標責任制管理體制

在科研項目中形成的檔案，是科研活動過程及結果的綜合體現，必然在人與人之間、部門之間建立聯系或互動機制，科研活動從立項、審批、實施、驗收的各個環節，其中任何一個節點的活動都產生大量的資料信息，各類信息系統之間的信息共享和有效傳遞是實現檔案工作信息化的關鍵。各參建單位要依照國家有關項目工程檔案管理的相關法律法規、規章制度，以及相關行業標準，制定符合項目建設以及自身情況的項目檔案管理工作制度。因為項目的個性以及各參建單位在項目建設過程中發揮的作用不同，因根據自身的特點，建立符合自己單位的文件材料的收集整理制度，文件材料的利用管理制度，檔案管理人員的崗位責任制度以及工程竣工檔案驗收實施細則和工程檔案管理實施辦法等檔案管理的規章制度，以此來規范項目建設過程中文件材料的管理工作，使項目檔案從形成、收集、整理、保管等階段均有明確規定和相應的制約措施，使項目檔案管理有章可循。做到無論是在項目建設各階段還是各參建單位內部，都能從制度上保證文件材料的收集和管理工作，使項目檔案管理工作規范化、標準化、系統化，實現信息形成、信息采集、信息傳遞、信息處理實時監控，達到各類信息共享和各項工作標準化、規范化。

3.統籌建設科研項目檔案信息化體系

由于科研項目實施中可能形成大量電子文件，倘若規章制度存在漏洞，執行不嚴，勢必會造成反復歸檔，浪費人力財力的現象，甚至會導致文件歸檔混亂。因此，做好電子文件歸檔前的準備工作，尤其是規章制度的建設、宣傳以及推廣應用，為后續的電子文件歸檔工作奠定良好基礎。依照科研項目的實施過程，從而以一種統一的規范實現檔案標準化管理，實現檔案接收、鑒定、歸檔、移交、報表打印、分析統計等一系列的管理功能，促進部門之間、部門與社會之間的檔案共享，提高資源的利用效率。文書檔案管理實現信息化，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高檔案管理工作的質量和利用效率。