檔案管理創新模式初探

荊州職業技術學院　王冬梅

檔案管理創新模式初探

荊州職業技術學院王冬梅

摘要：本文就檔案管理創新模式研究論題,對檔案的概念作了概述；指出了管理模式特點；闡明了現行檔案管理發展現狀及存在的問題；論述了加強檔案管理模式創新的措施。

關健詞：檔案管理；特點；創新模式

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

文章編號：1671-864X（2015）04-0156-01

檔案對于任何個人以及單位組織而言,是記錄其參加社會活動所產生的原始文件資料。因此,強化檔案管理工作,是當前社會環境下的要求。所以必須使用全新的管理方法和措施,從實際情況出發,改變服務模式,以期能夠更好的符合個人以及機關單位對檔案管理工作的迫切要求。檔案工作在企事業單位中是一項必要的管理工作。檔案存在的目的就是為單位發展提供必要的參考依據。檔案工作在多年的發展過程中，經歷了重要的轉型。從傳統的記錄到資料的保存，從封閉的存儲到網絡化更新，檔案管理工作與時代發展緊緊相連。檔案工作中，檔案的管理是核心任務。我國檔案管理在很大程度上還依舊延續著傳統的管理方式。但是，科技進步和社會發展，要求檔案管理必要要進行必要的改革。改革的目的是使檔案管理工作更加快捷和高效。研究檔案管理的模式創新，就是要從理論和實踐上，共同探討檔案管理的新方法、新理論。

一、檔案概述

檔案是人類社會活動的產物，檔案的形成主體應該是社會中的個人和組織。人的檔案行為是人與自然界其他生物相區別的一個重要標志，它是人類脫離完全野蠻狀態而發展起來的特征，是人類文明的表現，也是人的社會化的一個重要標志。只有人類具有將活動中產生和形成的各種原始記錄材料積聚起來以備查考的能力。人是社會性的動物，其社會性的表現之一，是人從一出生便生活在檔案之中，如人出生時會產生出生證明，據此上戶口，形成戶籍檔案，上學后，會產生和形成學籍檔案，工作后會形成人事檔案，成家后會有家庭檔案，在工作中會形成個人檔案和工作檔案，同樣，社會中的組織也是如此。“

二、管理模式特點

它的管理模式具備以下幾個特點：一是統一制度，統一領導，組織協調分級別管理；二是各類檔案館健全，布局分散合理，檔案館眾多；三是各企事業單位定期移交檔案，定向收集檔案；四是借閱手續、歸檔時間嚴格審查和要求。

三、現行檔案管理發展現狀及存在的問題

1.檔案管理人員缺乏較高的專業素質。檔案工作質量好壞關鍵在檔案管理人員的素質，檔案管理人員不但要有強烈的責任心，還要有很高的業務素質，并且還要有科學嚴謹的態度和踏實肯干的精神。然而當前檔案管理人員的綜合素質還很欠缺，在文化程度、專業素質、業務水平上存在著很大的差距，跟不上時代發展的步伐，無法適應新形勢發展的要求。如果一個單位想要提高檔案的管理水平，放在第一位的必須是提高管理人員的素質。

2.地方檔案管理存在的問題。自我封閉嚴重，檔案管理資源分散及管理的服務功能單一化；管理單位對檔案管理的人員發揮不了應用的作用，造成人力資源浪費；檔案館庫或檔案室建設重復，造成物力資源浪費；檔案管理資金投入分散，體現不出整體效益，發揮不了整體作用，造成財力資源浪費；檔案管理人員素質不高、專業水平低，甚至有的人員臨時聘請，造成檔案管理混亂；檔案庫分散、資源分割嚴重，不能實現國家倡導的“一站式”服務，造成群眾提檔和使用難。

3.企事業單位及學校管理存在的問題。對新形勢下檔案管理認識不足，檔案館處于原始狀態；對電子檔案和數字化檔案管理陌生，數字化檔案管理模式仍處于“喊嗓子”階段；檔案管理理念的重要性沒有足夠認識，仍處于重視收藏、不重視業務；重視制度、不重視服務；對檔案管理人員培訓不夠，不能適應現代化管理方式，缺少檔案管理人才；檔案管理模式循規蹈矩，跟不上企事業或學校發展步伐。

四、加強檔案管理模式創新

1.檔案管理工作思想及觀念方面的創新。首先是增強管理人員的信息意識。負責檔案管理的相關工作人員應對信息認識的程度有所增強，將自身對信息的辨別與處理能力進行相應提高，并增強在檔案資信息的開發方面的意識；然后是檔案管理的工作人員要具備市場的觀念意識，對于檔案信息的開放工作要積極主動地與市場向接軌，為社會經濟的發展服務。最后是增強檔案管理的工作人員的現代意識。采用現代科技手段為社會提供優質便捷的檔案服務，對現代管理設備的使用方法要熟練掌握。

2.加強文件管理的嚴密性，創新質量監督體系。檔案資料具有多種用途。檔案資料也同樣受管理機制的制約。檔案查閱需要權限，所以，檔案的管理嚴密性是檔案管理的核心原則。一個單位的檔案涉及的內容很多，包括員工信息、業務信息、制度信息、發展計劃等多種內容。檔案的嚴密性決定在創新過程中，要更加完善檔案的秘密等級管理。在檔案的保留、收文、數據處理等方面建立層級制的審批環節。任務人借閱檔案都要有合理的事由并且形成規范的報告，報告經過相關領導的審查后，方可查閱。同時，建立質量監督體系。質量監督是指對檔案的文本質量和數據質量以及涉及客觀因素的各個環節，實行實時監督。通過監督，檔案管理可以隨時進行更新和調整。

3.檔案管理工作技術方面的創新。新時期背景下，科技信息技術更新的速度正變得越來越快。要在檔案管理工作中實現有效地技術創新，就要將全球各個行業的創新資源進行充分地利用，并尋找與其他傳媒或信息相鏈接與溝通機會，將其先進的技術創新方式引進，對現有相對落后的檔案管理技術手段進行創新與改革。在檔案管理工作過程中所使用到的技術、硬件設備、網絡等方面的創新要特別注意，關鍵技術要實現有效突破。

4.建立“檔案數據管理中心”。檔案部門與本單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子檔案數據管理中心”。該中心設在部門檔案館(室)，是信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享，提高檔案利用效率。

檔案管理在遵循原有管理方式的基礎上，新的方法和新的管理可以增強檔案管理的有效性，可以從手段上提高檔案管理的重要突破。積極探求檔案管理的新方法是時代的要求，是檔案工作發展的要求。創新檔案管理需要多方面的力量共同合作，在檔案專業的各個環節形成統一的管理模式，使檔案管理的達到專業化、科學化、現代化的要求。

參考文獻：

［1］李仙麗，機關檔案管理的創新模式研究［J］，辦公室業務，2013年第17期。

［2］黃曉強，企業檔案管理創新與服務模式研究［J］，天津大學，2010年。

［3］裴友泉，論檔案管理模式改革的創新，中國檔案，2008年09期。