電力工程建設項目檔案的超前控制管理

陸瑩暄

(國網天津靜海供電有限公司 天津 301600)

電力工程建設項目檔案是企業檔案的重要門類，反映了企業生產、經營建設發展的情況。不同時期的工程檔案可以反映出建設工程的技術水平和管理水平，也真實記錄了工程項目從開始立項到竣工交付使用的歷史過程，是企業生產、維護、擴建、技改以及發生事故、處理法律糾紛、進行責任認定等不可缺少的重要依據。工程項目檔案管理是一項既復雜又繁瑣的工作，如何將檔案收集齊全和怎樣保證檔案按時歸檔是當前電力工程檔案管理的兩大難題，超前控制管理就是解決難題的“良方”。

1 電力工程項目檔案管理存在的問題及原因

1.1 存在的主要問題

通過選取“十二五”期間的 5個輸變電工程，對其檔案的收集和歸檔情況進行調研發現，導致檔案收集不全和不能按時歸檔的主要原因是在工程實施過程中缺乏對檔案資料的全程控制管理。主要表現在以下幾個方面：①項目建設單位對工程檔案重視不夠，特別是在施工階段，因項目多、時間緊、任務重，忽略了項目前期階段的資料收集，也未對參建單位提出檔案的具體要求。②參建單位對竣工資料的質量要求重視不足，結果出現了文件表式不對、簽字手續不完備、缺少原件或部分沒有原件歸檔等現象。③大多施工單位重視工程進度，卻忽視檔案工作，工程結束，辦理竣工驗收手續時才投入人力、物力搞突擊，造成報送的檔案資料質量差，準確性、真實性、完整性達不到規范要求，直接影響日后檔案的使用。

1.2 原因分析

分析結果表明，一個工程從立項到投產需要經過設計、前期、土建施工、電氣施工、竣工驗收等多個階段，所用時間一般在1～2年。而大部分工程都是在工程竣工后開始收集檔案資料，竣工檔案由承建單位一次性移交檔案接收部門，再由檔案接收部門進行整理、組卷、編目、歸檔保管。由此造成很多工程在不同程度上出現竣工檔案收集不齊全、不完整等問題，文件遺漏，圖紙漏項、缺圖，修改，施工質檢資料不規范等情況得不到很好的解決，特別是不能及時發現問題，及時糾正和彌補。加之施工單位對檔案重視不夠，工期長，施工隊伍多，人員流動大，稍有疏忽，檔案就無從查找。部分檔案資料會因為沒有及時收集或在使用時不慎丟失而不得不進行補辦，還有部分檔案資料在歸檔時發現有不準確的地方而被退回修改、補充。不論是補辦還是修改補充，都直接影響了工程檔案的歸檔質量和歸檔時間。

如果能夠在工程的實施過程中加強對檔案資料的及時收集整理和保管保護，實現超前控制管理，確保工程建設與檔案資料的收集同步，就能最大限度地避免上述情況的發生。

2 電力工程建設項目檔案的超前控制管理方法

超前控制管理的具體做法就是將工程的實施過程分為若干階段，按階段進行工程檔案的收集和整理。對工程檔案進行超前控制管理有利于對工程初期階段形成的檔案資料進行保管保護，可有效避免工程竣工后突擊補充整理檔案資料，保證了工程檔案完整率、準確率和歸檔率指標的全面提升。做好超前控制管理主要包括以下幾方面內容：

2.1 明確職責，考核措施到位

工程項目檔案是工程整體建設中的重要組成部分，而從目前工程檔案管理現狀來看，不少項目建設單位有“重工程建設、輕檔案管理”的現象，認為工程管理部門只負責工程的建設，至于工程檔案則是檔案部門的職責。因此，工程管理部門與檔案部門在工程檔案管理過程中的職責必須要明確。工程管理部門負責工程檔案收集和整理工作，對設計、施工、監理單位移交的工程檔案進行審查和交接，工程竣工后 3個月內，將整理好的工程檔案向檔案部門移交。檔案部門負責對工程檔案的收集和整理進行監督和指導，按照工程節點計劃對工程檔案進行階段性審查，工程竣工后，對工程管理部門移交的工程檔案進行審查接收。明確工程管理部門與檔案部門的職責并納入績效考核指標，層層加以落實嚴格考核，是實現超前控制管理的前提條件，也是提高工程檔案管理水平的重要保證。

2.2 完善管理流程，推進工程檔案管理規范化

使用流程控制管理是提高管理效率的捷徑，也是查找管理漏洞的有效方法。在制定工程檔案管理流程時，要把握好以下幾個關鍵環節：①工程立項后，工程管理部門應及時告知檔案部門，并將工程節點計劃報檔案部門。工程管理部門掌握工程立項和計劃下達情況，而檔案部門往往是在項目即將竣工時才知道項目的存在，致使檔案部門無法在工程實施過程中介入檔案的收集整理工作，超前控制管理更無從談起。只有掌握了工程的立項和節點情況，檔案部門才能按工程實施階段對檔案的收集和整理進行監督和指導，從而實現超前控制管理。②工程管理部門在與工程的設計、施工、監理等單位簽訂合同時，應就工程檔案的移交時間、移交范圍、質量要求和違約賠償等事項作出約定。近幾年，電力企業積極推行依法治企，企業依法經營、依法管理的水平有所提高，基建工程中各類合同的簽訂都趨于規范化，但就合同內容而言，缺乏對工程檔案方面的約定，使工程檔案的收集和整理失去了法律上的保障。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T 28—2002)總則第二款規定：在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的質量、歸檔責任。因此，工程管理部門在簽訂合同時，明確要預留部分資金，對及時移交完整、系統、準確檔案的施工單位或部門，應由檔案部門在驗收表上簽署結論和意見，由財務部門進行決算，否則將預留資金留下作為文件材料整理、歸檔費用，以督促承建單位重視檔案并充分發揮檔案的法律價值和經濟價值。這一環節在工程前期階段就為工程檔案的收集和整理打下基礎，是實現超前控制的有力保障。③工程管理部門設置專(兼)職工程資料管理人員(資料員)，隨著工程的進度對工程資料進行預歸檔。檔案部門按照工程項目的實施階段和節點計劃組織工程檔案階段性審查，對工程在某實施階段中形成的檔案的齊全性、完整性、準確性和是否按時收集整理的情況進行了解和指導，出具審查報告，如需整改的要規定整改期限。對工程檔案進行階段性審查是超前控制管理的具體體現，也是超前控制管理的關鍵環節。按照工程進度，可將工程大致分為前期階段、施工階段和竣工投產階段，每一階段結束后，檔案部門應對該階段產生檔案資料的齊全完整和準確度等進行審查，及時掌握工程檔案收集和整理情況，起到督促和指導作用。

2.3 加強過程控制，力求檔案收集的完整性和準確性

在檔案的收集過程中，無論是工程管理人員還是檔案人員都會遇到一個同樣的問題，即歸檔資料的界定。按檔案管理要求，應建立項目檔案技術交底制度，要求施工人員注意文件的形成與積累，是保證建設項目原始記錄真實、可靠，保證文件形成質量的措施。檔案交底應包括兩方面內容：①檔案部門參加各項工程交底工作，了解工程建設的程序和文件形成的內容，做到主動管理。②檔案人員采取培訓和會議形式，對各參建單位人員進行檔案管理交底，目的是使施工人員提高檔案收集意識，讓他們了解文件形成過程應注意事項、文件材料收集、歸檔范圍、質量要求，配合檔案人員做好工作。因此，建立檔案技術交底制度，使其標準化、實用化，更好地服務于檔案的超前控制管理。

2.4 加強溝通，促進部門之間團結協作

檔案人員要與工程管理、技術人員密切配合，工程項目檔案涉及方方面面的工作，貫穿工程全過程，所以做好項目檔案管理不只是檔案人員的工作，可以說，一組完整、準確、系統的項目檔案，是參與工程建設各單位共同努力的結果。工程管理者、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產生于他們的手中，他們也是今后利用檔案的主體，檔案人員要利用一切機會，對工程技術人員宣傳檔案工作的作用和意義，講解檔案歸檔的要求和目的，以取得工程技術人員對檔案收集管理工作的支持和配合；并利用庫存的工程檔案撰寫編研材料、專題目錄等，使利用者感受到檔案管理帶來的方便快捷。只有通力合作，才能實現超前控制，進而促進工程檔案管理水平的提升。

3 結 語

超前控制管理有利于工程檔案完整率、準確率和歸檔率指標的提升，有利于規范管理流程，提高管理效率，適合當前工程檔案管理的需要，能夠促進檔案事業的快速發展。■

［1］趙沈貴.檔案信息管理與傳統管理[J].檔案學通訊，2011(2)：23-24.

［2］吳艷玲.電力工程檔案管理淺析[J].云南檔案，2010(5)：12-13.

［3］龔素琴.電力工程檔案建設若干問題的思考[J].檔案管理，2012(2)：24-25.